以前、請求書をメールに添付することにて、請求書は記載事項が満たされていれば相手に渡す方法が何であるかの規定はなく、メールに添付して送付することに問題はないことを書かせていただきました。
しかし、それは電子帳簿保存には対応しないものとなります。
皆さん、こんにちは。
業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。
請求書の電子化が普及している背景として『e-文書法』というものがあります。
これは、簡単に言えば『法律上保存を要する文書は紙以外に電子データ保存してもよい』ということを定めているものです。
従って、e-文書法においては例外を除いてどの書類も電子化して良いものとされています。
電子化が可能な代表的な文書
e-文書法において電子化が可能な代表的な文書として以下のような文書があります。
会計帳簿
証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し）
振替伝票
営業報告書
財産目録
事業（業務・事務）報告書
付属明細書
組合員（会員、加入員）名簿
議決権行使書
規約等
資産負債状況書類
社債権者集会議事録・謄本
社債原簿・謄本
総会議事録（創立総会含む）
取締役会議事録
定款
など
e-文書法の例外となる文書
e-文書法においてどの書類も電子化して良いと言っても以下の例外があります。
１．緊急時に即座に確認する必要があるもの：船舶に備える安全手引書など
２．現物性が極めて高いもの：免許証、許可証など
３．条約による制約があるもの
４．その他（国税関係書類など）
この中で、請求書は国税関係書類に含まれていることから電子帳簿保存法の制限を受けることになります。
つまり、電子化保存においてはデータが改ざんされていないことを担保しなければいけないため、電子署名とタイムスタンプを付与することが必要になります。
そうでない場合、受け取る側の企業は請求書を印刷して保存する必要があります。
全ての意味で請求書を電子的のみで完結させようとした場合、電子署名などを付与するコストや手間がかかってくることになりますので、現状の実態としては受け取る側の企業にて印刷をしていただいている例がほとんどであると思われます。
