ビジネス上、相手先に資料などを電子的に送ることは日々ありますが、その方法は『暗号化された圧縮ファイル』を送付後、『パスワード』を別メールで送るケースが未だ多く使われています。
皆さん、こんにちは。
業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。
ビジネス上のファイルのやり取りに関する方法として、冒頭に書いた方法を用いた受け渡しは未だ多く使われていますが、これが安全であるかというとそうではありません。
ただし、暗号化してパスワードロックをかけずに送るよりは『マシ』ではあります。
では、いったいどのような方法でファイルの受け渡しを行うのが良いのか？
添付ファイル付メールから他の方法へ
この話しは以前にも書いたことがありますが、改めて投稿します。
まず、ウイルス感染する大きな1つの要因として『メールの添付ファイル』があります。
それを回避するため、事業者によっては特定の形式の付与されたメールを受信しないようにしているところもあります。
そして、前述の通りパスワードロックされた添付ファイルのパスワードは簡単に解読されてしまう可能性があるため、メールにファイルを添付して受け渡しを行う方法は避けた方が良いとも言えます。
そこで、以下の方法へ変更されることをお勧めします。
１．Google Drive などでファイルやフォルダを共有する
２．ファイル送信（転送）サービスを使う
１の場合、自身がアップロードしたファイルを共有（招待）する相手のみにすることで第三者からのアクセスを防ぐことができます。
２の場合、アップロードした際に発行されるURLを相手に送り、それを受け取ったものだけがファイルをダウンロード取得することになりますのでこちらも有効的と言えます。
そして、１と２に共通して言えるのはセキュリティが高いサービスが多いということもあり、少なくとも冒頭に書いた方法よりは賢明な方法と言えます。
諸外国と比べて日本はまだまだセキュリティへの意識が低いように思えます。
少しでもリスクを低減するため、これらの方法を取り入れてみて下さい。
