電子帳簿保存法とは、正式には『電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律』と言い、1998年7月に施行された法律です。
皆さん、こんにちは。
業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。
先日、ある基幹業務システムメーカーの方に電子帳簿保存の導入状況をお聞きしてみたところ、ユーザーの電子帳簿導入率は20%程度という回答が返ってきました。
また、自社においても全て電子帳簿保存対応をしているわけではないということでした。
電子帳簿保存は一部でも良い
電子帳簿保存に関しては、全てを対応させるとなるとメリットがあるかどうかに疑問が残るところですが、それが一部だけであればメリットが出せる可能性が高いです。
また、電子帳簿保存の申請は下記の3つに分かれおり、その一部だけを取り入れることもできます。
１．国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請
仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売上帳・仕入帳など
２．国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請
納品書（控）・送り状（控）・見積書（控）・請求書（控）など
３．国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請
納品書・請求書・領収書など
例として、２の国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請を提出し、自社が発行した見積書・納品書・請求書の控えだけを電子帳簿保存に対応させることもできます。
もちろん、仕訳帳や総勘定元帳だけを電子帳簿保存に対応させることもできます。
真実性と可視性の確保
電子帳簿保存に対応させるには一定の要件を満たしている必要があります。
例えば、請求書の控えなどを電子帳簿保存に対応させようとした場合、電子計算機処理システムの開発関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けや、そのシステムが稼働している電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタとこれらの操作説明書の備付けがあり、画面や書面で速やかに出力できるようにしてあること、検索機能が確保されていることがあります。
会計帳簿に関しては、これらに加え、修正・削除履歴と帳簿間の関連性が確認できることが要件として加わります。
難しく書いていますが、昨今販売されている基幹業務システムであればどれも対応しているはずです。
請求書の控えだけを電子帳簿保存対応させたとするならば、印刷不要、ファイリング不要、手間に加えて印刷にかかるコストも削減されることになりますのでお勧めです。
