マイナンバー対応の準備は進んでいますか？
マイナンバーの管理をするのにもいつくかの方法がありますが、今日はその方法に
関して、おさらいを兼ねてご紹介します。
皆さん、こんにちは。
業務コンサルタントの高橋です。
マイナンバー制度への対応準備はまだまだ進んでいないように思えます。
そこで、管理方法の選択肢としてはどのようなものがあるのか？を、まとめてみます。
クラウドサービスを利用する
いつくかのメーカーが、ウェブを介してデータセンターにて厳重保管するサービスを
出していますが、個人番号の収集に関しても、スマートフォンを利用した収集が主と
なっていますので、収集の段階から安心なサービスと言えます。
私が最近知ったサービスでは、マネーフォワード社が提供する『MFクラウドマイナンバー』
というクラウドサービスがあります。
無料のお試しプランがありますので、それにて確認してみてから契約すると良いでしょう。
また同社に限らず、こういったクラウドサービスと給与システムの両方を提供している
メーカーの場合、マイナンバー管理と給与システムの連携が可能になっていますので、
必要な時に連携させて利用することができます。
そういった連携まで行える状態ならば一番理想的な方法かもしれません。
既存の給与システムで対応
各業務システムメーカーにおいても、給与システム内に個人番号を保管できるように
機能を追加してリリースされます。
しかし、この場合においては給与システムが入っているパソコンをインターネット
環境と切り離して運用されることが無難と言えます。
しかし、アルバイトなどを含めて保管する人数の多い事業者などはこの方法に
落ち着くのではないでしょうか。
このような場合、各事業所（店舗）などからの個人番号収集として、Excelブックなど
を配付し、それを本社で収集して、給与システムにインポートすることになるのでは
ないでしょうか。
Excelで管理をする
当面の利用に関しては源泉徴収票の発行に際してか、社会保険関連の書類での
利用になりますから、その時だけExcelから個人番号を転記することになります。
Excelの個人番号部分のセル表示はアスタリスクにしてしまい、Excelブック
そのものはパスワードで保護し、保管されているパソコンなどもセキュリティを
保つことが必須です。
もちろん、保管されているパソコンなどはインターネット環境から切り離して
運用されることが無難でしょう。
しかし、給与システムを導入している事業者であれば、この方法を選択する
意味はあまりないと言えます。
セキュリティボックスの利用
今朝の新聞で、顔認証付の大型耐火金庫を導入された事務所さんが紹介されて
いました。開錠するには登録された担当者の顔が認証されないと開かず、火災
の際には2時間まで耐えられる耐火金庫のようでした。
しかし、ここまでは非常にコストがかかりますので、セキュリティのかかった
キャビネットなどの利用になるでしょう。
書類のことを考えると、この部分はどの事業者も必須のアイテムになるでしょう。
筆者の場合は？
私の場合は弊社の人数が少ないこともあり、電子的な保管先としては
クラウドサービスを現在テストしています。
また、紙の保管先としては、別途契約している保管先への保管を予定しています。
最後に、今後の流れを参考までに書いておきます。
- 2015年10月5日：12桁の個人番号と通知カードの郵送先が確定
- 2015年10月中旬～11月：各市区町村から通知カードを簡易書留で順次郵送
- 2016年1月以降：各市区町村窓口にて個人番号カード交付、マイナンバーの活用開始
