昨今、インターネットショッピングなどにも見られるように、請求書など、業務関連書類の電子化が進んでいます。
皆さん、こんにちは。
業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。
以前にもこのブログでお勧めしたかもしれませんが、業務関連の書類は出来るだけ電子化してしまった方が良いです。
例えば、請求書一つにしても、印刷して封入し、郵送していてはコストも手間もかかります。
そこで、今日は業務関連書類の電子化のススメです。
業務関連書類を電子化する
前述した通り、請求書だけでも電子化し、PDFファイルを添付して先方にメールで送ったり、専用サイトを設け、そこから請求書をダウンロードしてもらうようにすれば、従来のアナログ的な請求書発送業務に比べて効率もアップします。
日本の商習慣上、なかなか取引先に認めてもらえないケースもあるかとは思いますが、どのような方法がお互いにとって合理的なものなのかを話し合えば、ある程度は相手も理解を示してくれるのではないでしょうか。
また、逆に言えば仕入先からもらう請求書に対しても同じように理解を示してあげる必要も当然あります。
技術がこれだけ進歩している世の中で、いつまでもアナログな方式にこだわっていては業務効率は上がらず、コスト削減にも壁ができてしまいます。
それらを改善するためにも、可能な限り業務関係の書類を電子化されることをお勧めします。
