中小・零細企業、小規模事業者の多くでは、未だにFAX機や複合機を設置し、それを使い続けているところが多く見受けられます。
しかし、これだけインターネットが普及した昨今において、果たしてそれは有効的な手段なのでしょうか？
皆さん、こんにちは。
業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。
FAX機や複合機、これらを使い続けることでどれくらいのコストがかかっているでしょうか？
FAX機であれば修理代、インク代、紙代などのコストがかかり、複合機であれば多くはリース料、トナー代、紙代、保守料など、結構なコストがかかっているはずです。
では、FAXの送受信は他に変えることはできないのでしょうか？
FAXの送受信を見直すという業務改善
まず、送信からですが、送信しようとしているものはFAXじゃないとダメなのでしょうか？
電子メールなど、他のツールを使うことでも問題ないのであればそれに変更する方が良いです。
逆に、どうしても相手先のFAXへ送らなければいけないとしても、印刷せずに相手のFAXへ送信すべきです。
次に受信ですが、無駄に送られてくる営業FAXなどを未だに無条件で印刷しているところもあります。
これは非常に無駄です。
せめて必要なものだけを印刷し、不要なものは機械側で削除してしまうことくらいは行った方が良いでしょう。
これらのFAXの送受信に関わるものを改めて考えた場合、非常に多くの無駄があるとは思いませんか？
そこで、FAXの送受信に対して今一度考え直してみてください。
１．電子メールやクラウドストレージなどを活用することでFAXの使用を減らすか、FAX機の設置を廃止する
２．FAXの送受信にはツールを使用し、紙での印刷は行わない
３．FAX機の設置を廃止し、インターネットFAXサービスを活用する
３のインターネットFAXサービスは以前から存在しますが、コストはあまりかかりません。
基本料金も数百円/月～固定電話の基本料金程度で、送受信にかかるコストは一定量までは無料であったりするところもあります。
スマートフォンなどにも対応しているところもあり、外出先であってもタイムリーにFAXを確認することもできます。
いかがでしょうか？
これらのように、FAXの送受信を見直すだけでいくつかの改善が図れますので、一度社内で検討されてみてはいかがでしょうか。