皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

皆さんも業務上よく目にすることのある印紙は、あらゆるケースで貼付され、業務内容などによってはそれが相当な数に上り、印紙税に対する負担が多い事業者もおられることでしょう。

では、それらを削減する方法はないものでしょうか？

電子契約による印紙税の削減

印紙税は、紙媒体における契約文書に関しては課税文書になりますので印紙を貼付しなければいけませんが、これが電子文書である場合においては課税対象にはなりません。

従って、電子文書によって契約を取り交わすことによって印紙税を削減することが可能になります。

また、紙媒体における契約書の場合、作成された契約書を郵送したりする場合など、他の経費もかかってきますが、インターネットを介して行われる電子契約ではそういったことも発生しません。

さらに紙の保管スペースを気にすることもなく、電子ファイルの保存先のセキュリティが守られていれば紙媒体よりもセキュリティ性を高めることも可能と言えます。

電子証明書とタイムスタンプの必要性

紙媒体における契約書の場合、契約者の署名・押印によって法的効力を持つことになりますが、電子契約においてはそれに代わるものである電子署名とタイムスタンプを付与することによって法的効力を持たせることになります。

従って、認証局により発行された証明書を用いて身分を証明する必要があり、かつ、日時が改ざんされていないことを証明するために第三者機関による日時情報の付与も必要になります。

これらを総合的に考えると、開発業者、不動産業、建設工事業など、契約書を取り交わすことの多い業種に対してお勧めできるものであると言えます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

2005年に改正された電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を一定の要件の下でスキャナを使用して保存することが認められるようになっていたわけですが、要件のハードルが高いことからごく一部の企業でしか採用されませんでした。

しかし2016年、今年の1月1日からはその要件が緩和され、より多くの企業にて文書の電子化が普及していくことが期待されます。

2005年改正時のスキャナ保存

2005年改正時のスキャナ保存においては、以下のような要件が求められていました。

１．契約書・領収書のうち、3万円以上のものは紙による保存が必要

２．スキャンしたデータにタイムスタンプを付する必要

３．一定の解像度によるカラースキャンが必要

４．その他、原稿台と一体となったスキャナ使用の必要性など

2016年改正の要件緩和

前述したとおり、2005年当時の改正では要件のハードルが高かったため、2016年からは以下のように緩和されました。

１．契約書・領収書等の国税関係帳簿書類について金額要件が撤廃され、すべてがスキャナ保存対象

２．国税関係帳簿書類に係る『電子的記録等による保存制度の承認』が不要

３．スキャンしたデータへの電子署名が不要（タイムスタンプは必要）

４．見積書などの一般書類は大きさ情報の保存が不要になり、グレースケールでの読み取りも認める

ただし、スキャナ保存の要件が緩和される一方で、国税の納税義務の適正な履行を確保する観点から、『適正事務処理要件』を満たす必要があるとされています。

追加された適正事務処理要件

『適正事務処理要件』とは、企業における内部統制を担保するための『相互牽制』、『定期的なチェック』、『再発防止策』、この3つ事項が社内規定等において整備され、かつ社内規定に基づいて適切に実施されていることが条件となります。

以上のようにはなりましたが、スキャナは原稿台と一体であるものに限定されていることや、適用開始前3ヶ月までに申請をしなければいけないことなどに変更はありませんのでご注意を。

しかし、それは電子帳簿保存には対応しないものとなります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

請求書の電子化が普及している背景として『e-文書法』というものがあります。

これは、簡単に言えば『法律上保存を要する文書は紙以外に電子データ保存してもよい』ということを定めているものです。

従って、e-文書法においては例外を除いてどの書類も電子化して良いものとされています。

電子化が可能な代表的な文書

e-文書法において電子化が可能な代表的な文書として以下のような文書があります。

会計帳簿

証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し）

振替伝票

営業報告書

財産目録

事業（業務・事務）報告書

付属明細書

組合員（会員、加入員）名簿

議決権行使書

規約等

資産負債状況書類

社債権者集会議事録・謄本

社債原簿・謄本

総会議事録（創立総会含む）

取締役会議事録

定款

など

e-文書法の例外となる文書

e-文書法においてどの書類も電子化して良いと言っても以下の例外があります。

１．緊急時に即座に確認する必要があるもの：船舶に備える安全手引書など

２．現物性が極めて高いもの：免許証、許可証など

３．条約による制約があるもの

４．その他（国税関係書類など）

この中で、請求書は国税関係書類に含まれていることから電子帳簿保存法の制限を受けることになります。

つまり、電子化保存においてはデータが改ざんされていないことを担保しなければいけないため、電子署名とタイムスタンプを付与することが必要になります。

そうでない場合、受け取る側の企業は請求書を印刷して保存する必要があります。

全ての意味で請求書を電子的のみで完結させようとした場合、電子署名などを付与するコストや手間がかかってくることになりますので、現状の実態としては受け取る側の企業にて印刷をしていただいている例がほとんどであると思われます。