皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

従来、名古屋市との契約書の取り交わしは市役所への来庁や郵送というアナログなものですが、現在、それを『電子契約』とする検討が進められているようです。

行政でも電子契約でペーパレス化

先月末に投稿した『ビジネスで根強く残るFAX文化』や今月初めに投稿した『コスト削減で変化するFAX利用』という記事でも『日本の慣例』的なことに少し触れましたが、それを少し払拭してくれる前向きな話題を目にしました。

名古屋市が『電子契約』の導入の検討を進めているという話題です。

これが実現すれば、国が進めている『働き方改革』の実現にも期待ができそうです。

効果的には、

・紙の契約書に発注者と受注者の双方の記名、押印の必要がなくなる

・契約書が電子ファイル保管となるため書類の保管場所がいらなくなる

・契約書の取り交わしに来庁したり郵送が必要なくなる

・電子文書になるため契約書に収入印紙が不要になる

・インターネット上で契約書の検索や閲覧が可能になる

といったことが期待でき、事務作業の効率化、生産性向上につながりそうです。

実現はまだ先になりそうではありますが、早い段階での実現を期待したいところです。

このように、行政が率先して『捺印文化』から脱却してくれれば民間企業での『固定概念』の払拭にもつながるのではないでしょうか。

これにより、年間約300万円近くかかっていた費用が、60%以上のコスト削減効果により約100万円強までコスト削減されました。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

中小企業が生き残るための課題として生産性の向上は常に課題とされるところですが、実際には、約70%が紙やExcelに頼ったままであるという調査結果があります。

それは、どこの事業者でも発生する交通費を含めた経費の申請・精算です。

そこで、そんな煩わしい経費申請・精算を効率よくコスト削減に結びつけてくれる方法をご紹介します。

人件費のかかるペーパー処理

先日の記事、電子帳簿保存を一部取り入れるなどにも関連する話しですが、『e-文書法』や『電子帳簿保存法』などの改正によって領収書のスキャン保存が金額を問わず可能となりました。

これらの法改正からもわかる通り、手間がかかって場所もとる従来の紙での処理に対して国も後押ししています。

それならばこの法改正に乗り、業務効率化とコスト削減を行うべきです。

単純に試算しても、従業員10名程度の零細企業であっても年間約20万円程のコスト削減を実現できることになります。

今すぐペーパレス化せよ

冒頭にお書きした100名程の企業が実際に行ったこと、それは経費精算のペーパレス化、つまり経費精算システムの導入です。

この経費精算システムの導入（ペーパレス化）を行うことにより、申請者・承認者・経理担当者のそれぞれにメリットを出すことができます。

例えば、申請者はスマートフォンアプリで写真を撮るだけで自動的に支払先や金額が入力されて経費申請ができたり、交通系ICカードをかざすだけで交通費の申請データを作成できてしまうのです。

これが承認者の承認を経て経理担当者にまわった時には、申請データから仕訳が作成され、それを会計ソフトに連携させ、承認データからFBデータを作成するところまで可能になります。

今後ますますペーパレス化・電子化は進んでいきますし、何より本来の業務に注力できることで生産性向上にもつながります。

一度検討してみると良いでしょう。

ご不明な方はお問い合わせください。