皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先週末にお伝えした日本のFAX事情ですが、根強く残っていることが多いとは言っても一定の変化も起きてはいます。

今日は先週末に続いて『FAX利用』に関してお伝えします。

コスト削減でFAXの使い方に多様性

先週末にお伝えした通り欧米からは『骨董品扱い』されている日本の『FAX文化』ですが、昔から何の変化も起きていないわけではありません。

ある一定の変化は起きており、現在の『FAX利用』に関しては概ね以下のように分けられます。

１．複合機を残し、送受信はコンピュータにて行う（ペーパレス化）

２．インターネットFAXへの移行

３．FAX番号を廃止し、電話とFAXを自動切替にて利用

４．FAXの完全廃止

５．従来通り複合機などにて紙ベースでFAXを利用

このような感じです。

１の場合は大手企業では何年も前から行われている方法で、紙で印刷するという無駄をなくしたペーパレス化のケース。

２の場合は複合機がなくてもインターネット回線があれば送受信ができ、スマートフォンなどでも送受信可能な最近多くなってきているケース。

３の場合はFAX送信がほとんどなく、受信は電話と自動切替で十分ということから固定的にかかるFAX回線のコストを削減したケース。

（後述の４のケースにも相当するが、念のために自動切替で残しているとも言える。）

（意外にもデパートの一部では取り入れられているようです。）

４の場合はFAXの送受信の代わりにメールなどの電子ツールに移行させたケース。

５の場合は従来通りのケースです。

不動産・建築、士業、マスコミ系などはやむを得ないかもしれませんが、そうでないのであれば今後は２、３、４がお勧めです。

それには、取引先などを含めて『固定概念』を払拭する必要があるかもしれません。

＜e-Gov電子申請とは＞

電子申請とは、現在紙によって行われている申請や届出などの行政手続を、インターネットを利用して自宅や会社のパソコンを使って行えるようにするものです。
e-Gov電子申請システムは、各府省が所管する様々な行政手続について申請・届出を行うことができます。複数の府省へ申請・届出を行う際など、e-Gov電子申請システムを利用すると、まとめて申請・届出を行うことができ、便利です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

皆さん、『e-Gov電子申請』というものをご存知でしょうか？

税務申告などにおいては『e-Tax』や『eLTAX（PCdesk）』というものがありますので、それを使って電子申告などが行えるわけですが、社会保険における『報酬月額算定基礎届』であったり『賞与支払届』関連のの届出書類を電子的に行う場合、行政的には『e-Gov電子申請』というものが用意されています。

しかし、この『e-Gov電子申請』の昨年における普及率はわずか9%程度で、有効活用されるにはほど遠い数字となっています。

では、何故これほどまでに普及しないのでしょうか？

e-Gov電子申請が普及しない理由

まず1つ目の理由として、大手企業などの場合は社会保険関連の書類を電子申請する際に専用ソフトを使って行われていることが多いです。

給与システム内に電子申請の機能もあったりすることが多いため、特別他のものを必要としません。

では、中小・零細企業の場合はどうか？

大手企業などと同じように、給与システム内の機能にて行っているところもあるでしょうが、送られてきた書類に手書きし、それを返送しているところも多いのではないでしょうか。

その理由として考えられるのが、

１．e-Gov電子申請の存在を知らない

２．e-Gov電子申請が非常に使いづらい

３．税理士・社労士にお任せ

この3つのいずれかになるでしょう。

ここで問題なのは２の『e-Gov電子申請が非常に使いづらい』という理由です。

例えば、『報酬月額算定基礎届』に関しては『社会保険届書作成』というプログラムとあわせて行うことで提出の前段階までは簡単に作成ができるのですが、それを提出する『電子申請』部分、つまり『e-Gov電子申請』部分において非常に分かりづらいものとなっていることが普及の妨げになっている気がします。

様式変更時における様式違いにおいてもアラート（警告）を出すこともなく申請ができてしまったり、電子署名しなければいけないものと電子署名をしなくてもよいものなどの画面遷移がわかりづらいものであるにも関わらず、そこでもアラート（警告）を出すことなく申請ができてしまいます。

しかし、このような状態で申請そのものは完了したとしても、数日経過した後に『返戻通知』が届いたりします。

これでは結果的に提出期限に間に合わないことも出てきたりしますので、結局書面を返送した方が早いのでは？という見解になってしまうと思われます。

とは言え、問題が起きなかった場合においてはそれなりに便利なものでもあります。

役所に行かず、時間・場所を選ばす24時間申請可能で、ペーパレスな運用も可能になりますので、使いやすいものとして配慮されたシステムに改修を加えたことを想定した場合にはお勧めなものにもなり得ます。

是非、中小・零細企業のために良いものへ変化させていただきたいものです。