皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

今年の1月1日から始まったマイナンバー制度、時間の経過とともに問題点がいくつか出てきているように感じます。

その内の1つとして、証券会社からのマイナンバー提出要請があります。

証券会社がマイナバーを集める理由

証券会社は何故マイナンバーの提出を要請するのか？

証券会社は、所得税法上『支払調書』を国税に対して提出する義務があり、その支払調書にはマイナンバーを記載しなければいけないものに変わっていることがあります。

それがあって証券会社はマイナンバーの提出要請を行っているのです。

危険を伴う郵送による収集

証券会社によってはクラウドサービスを利用してマイナンバーを収集可能にしているところもありますが、証券口座を持っている全員がそれに対応できるわけではありません。

その場合、通知カードのコピーを添付して郵送による提出を行う手法をとっています。

これは安全な方法とは言い難いものがあります。

書留郵便であるならばまだしも、普通郵便で返送するというのは一つ間違えば情報漏えいにつながる話しです。

危険を理由に提出を拒んだ場合

この普通郵便による返送を危険と判断し、証券会社へのマイナンバー提出を拒んだ場合はどのようになるのでしょうか？

証券会社がマイナンバーを記載して税務署へ提出する書類は所得税法上3年間の猶予規定が設けられているため、支払調書を提出する上での税法上の問題は現段階においてはありません。

従って、2019年に最初に売買したものを受領する時までに提出すれば税法上の問題は生じないことになります。

ただし、証券会社側が口座を凍結することはないでしょうが、約款上にどのような記載があるかによって証券会社側の対応が変わる可能性はあるかもしれません。

個人情報保護法は、個人情報の適正かつ効果的な活用が新たな産業の創出並びに活力ある経済社会及び豊かな国民生活の実現に資するものであることその他の個人情報の有用性に配慮しながら、個人の権利利益を保護することを目的としています。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

昨今、マイナンバー制度が開始されていることもありマイナンバーの取り扱いに対することばかりに注目が集まっていますが、マイナンバーの取り扱いがない場合においても個人情報は非常に大切なものです。

そこで、『個人情報保護とは』を改めて確認しておきましょう。

個人情報・個人データ・保有個人データ

『個人情報』とは、『生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）』をいいます。
また、個人情報をデータベース化した場合、そのデータベースを構成する個人情報を、特に『個人データ』といい、そのうち、事業者が開示等の権限を有し６か月以上にわたって保有する個人情報を、特に『保有個人データ』といいます。

個人情報取扱事業者

『個人情報取扱事業者』とは、個人情報データベース等（紙媒体、電子媒体を問わず、特定の個人情報を検索できるように体系的に構成したもの）を事業活動に利用している者のことをいい、個人情報保護法に定める各種義務が課されています。
（※）改正前の個人情報保護法では、事業活動に利用している個人情報が5,000人分以下の事業者は、個人情報取扱事業者に該当せず、義務の対象から除外されています。しかし、インターネットの急速な普及等により、取り扱う個人情報に係る個人の数が少なくても個人の権利利益を侵害するリスクが高まっていることから、改正後は、5,000人分以下の個人情報を取り扱う事業者についても個人情報保護法の義務の対象となるため、注意が必要です。

上記の赤字で記載した部分に注目してください。

昨年の9月、個人情報取扱事業者の5,000人要件が撤廃される法案が成立しました。まだ施行はされていませんが、成立から2年以内には施行されますので今後は人数に関係なく義務の対象となります。

利用目的の特定・目的外利用の禁止

個人情報を取り扱うに当たっては、利用目的をできるだけ特定しなければなりません。また、原則として、あらかじめ本人の同意を得ずに、その利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことは禁止されています。

適正な取得・取得時の利用目的の通知等

偽りその他不正な手段によって個人情報を取得することは禁止されています。また、個人情報の取得に当たっては、取得前にあらかじめ利用目的を公表し、又は取得後に速やかに本人に利用目的を通知又は公表しなければなりません。

安全管理措置・従業者や委託先の監督

個人データの漏えいや滅失を防ぐため、必要かつ適切な保護措置を講じなければなりません。また安全にデータを管理するため、従業者や委託先に対し必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

第三者提供の制限

原則として、あらかじめ本人の同意を得ずに本人以外の者に個人データを提供することは禁止されています。ただし、委託、事業承継及び共同利用に該当する場合は、第三者提供に該当しないこととされています。

開示、訂正、利用停止等の求め

本人からの求めに応じて、保有個人データを開示し、内容に誤りのあるときは訂正等を行い、法律上の義務に違反する取扱い（目的外利用（法16条）、不適正な取得（法17条）、本人同意のない第三者提供（法23条１項））については利用停止等を行わなければなりません。

このように、ITの進化や環境の変化などとともに個人情報保護はより厳格に取り扱うべきものとなっています。

マイナンバーの取り扱いに限らず、個人情報は全てにおいて細心の注意を払って取り扱わなければいけません。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

マイナンバー制度への対応準備は完了していますか？

今後、マイナンバーはさまざまな場面で必要になってきますので、それを再確認しておきましょう。

個人番号と法人番号

今回の番号制度には、個人に割り振られている『個人番号』と、法人などに通知されている『法人番号』が存在します。

そして、それには以下のような違いがあります。

マイナンバーを記入する主な書類

マイナンバーを記入しなければいけない書類はたくさんありますが、下記に主なものを記載しておきます。

＜税務関係＞
・給与所得の源泉徴収票
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・退職所得の源泉徴収票
・退職所得の受給に関する申告書
・従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
・公的年金等の源泉徴収票
・公的年金等の受給者の扶養親族等申告書

＜社会保障関係＞
・健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
・健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届
・健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
・厚生年金保険被保険者資格喪失届
・雇用保険被保険者資格取得届
・雇用保険被保険者資格喪失届
・健康保険被扶養者（異動）届
・健康保険・厚生年金保険育児休業等取得者申告書
・健康保険・厚生年金保険育児休業等終了時報酬月額変更届

＜支払調書＞
・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書
・不動産等の譲受けの対価の支払調書
・不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書

上記のように、多くの提出書類にマイナンバーを記載しなければいけません。

適切に収集し、利用と保管、廃棄などには十分安全性を担保した上で処理することが重要です。

マイナンバー制度に関する記事は過去にいくつか掲載しております。

当サイトの検索ボックスから”マイナンバー”で検索してみてください。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

現在、厚生年金や健康保険への未加入が疑われる企業は79万社にものぼるようで、それらは、2017年度末までに全て特定されると報じられています。

社会保険への加入義務

厚生年金や健康保険は、法人、もしくは従業員5人以上の個人事業主の場合は加入の義務があります。しかし、保険料は労使で折半ということもあり、事業者の経費負担が増えるなどの理由から未加入のままにしている小規模事業者は非常に多く存在します。

マイナンバーが動きを加速させる

今まで、未加入企業の特定作業は職員の手作業によるものが多く、作業効率が非常に遅かったのですが、今後は企業向けのマイナンバーを活用するため、動きが加速するということになります。

企業は従業員に代わって所得税を納めます。その際の法人番号が国税庁から日本年金機構へ渡り、保険料を支払う企業の法人番号と照合し、未加入企業があぶり出されていきます。これにより、職員の手間が大幅に削減されることから未加入企業の特定が早くなるということです。

加入要請を無視してはいけない

未加入企業が特定された後、年金機構はまずは文書や電話にて加入を要請します。それでも加入してもらえない場合、年金機構は企業を訪問して加入を要請します。しかし、これらの要請に応じてもらえない場合、年金機構は企業への立ち入り検査に入り、強制的に加入手続きをすることになります。

ここで問題になるのは、立ち入り検査で強制加入になってしまった場合、2年間遡及して社会保険料を納付しなければいけなくなるということが待ち受けています。これは小規模事業者にとっては結構な金額になってしまいます。従って、年金機構から要請があった場合、無視せずに素直に加入することの方が良いのです。

参考記事：社会保険の届出を促す文書対応

保険料を支払わないと差し押さえ

加入した後も保険料を支払わなかった場合、最悪は資産の差し押さえもあり得ます。ただし、保険料を滞納すると、まずは督促のアナウンスがきます。しかし、それは無視しては絶対にいけません。それを無視すると最悪のケースが待っています。それは資産の差し押さえです。これは、国税徴収法に準ずるものとされていますので、税金の滞納と同じ扱いになり、突然事業所にやってきます。そして、その場で支払いができなければ資産を差し押さえられてしまうということになります。また、これは裁判所の令状なく行うことができますので、令状がないことを訴えてもダメです。これは本当に最悪のケースですが、そうならないよう、保険料を滞納してしまったとしても、無視せず素直に対応しなければいけないということです。

まとめ

社会保険の加入要請には素直に応じ、保険料を滞納してしまっても、督促にはちゃんと対応していくことは最低限しなければいけません。

（昨日の12月28日に投稿予定でございましたが、サーバー障害により本日となりました。）

早いもので2015年ももうすぐ終わりに近づいておりますが、この2015年を振り返り、

事業者にとって重要な出来事を振り返ってみたいと思います。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

さて、それでは今年の重要なニュースを順番に振り返ってみましょう。

マイナンバー制度

今年最大の出来事は、何といってもマイナンバー制度に関することでしょう。

2016年1月1日から運用開始となるマイナンバー制度、これに関してはあちこちで

セミナー開催もされましたが、当ブログでも数回に渡って取り上げさせて

いただきました。

従業員からの個人番号の取得方法からシステム改修などの対応に追われたことかと

思います。

年明けから対応できるよう、しっかり確認してみてください。

マイナンバー制度を確認する

マイナンバー制度の流れと概要

マイナンバー整備の委託に注意

マイナンバー制度の鍵とは何か

マイナンバー管理方法あれこれ

マイナンバー受取と提供の拒否

金融商品等のマイナンバー提示

消費税関係

既に施行されているリバースチャージ方式と、今後対応を強いられるインボイス方式。

消費税においても対応していかなければいけない課題が出てきました。

リバースチャージに関してはある意味限定的な業種での対応と想定できますが、

インボイス方式の導入に関してはまだ確定として見えないものもあります。

今後の動向を注視したいところです。

消費税のリバースチャージ方式

消費税対応インボイス方式とは

ストレスチェック制度

マイナンバー対応に追われる中で始まったストレスチェック制度。

現状は従業員50人以上の事業者が対象ではありますが、昨今のメンタルヘルスを

重要視する動きから考えると、50人未満の事業者でも早期の実施を検討すべき

ものと言えます。

体のケアのみならず、心のケアも重要視される時代になってきました。

ストレスチェック制度について

ストレスチェック制度スタート

他にも重要なニュースはありますが、当ブログをスタートさせてから注目を集めて

いて、かつ、全般的に必要となってくるものを総括させていただきました。

最後に、6月からこのブログにお付き合いいただきましてありがとうございました。

来年も事業者に役立つ記事の投稿を心がけて参りますので、どうぞよろしくお願い

申し上げます。

年明けは2016年1月5日から投稿を予定しております。

どうぞ良いお年をお迎えくださいませ。

削除にいたるまでの中で絶対に必要になることは何なのか？

（上記画像引用元：国税庁のページを一部加筆しております。）

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

上記の画像は給与所得者の扶養控除等（異動）申告書ですが、平成28年分からは

おそらく画像のような様式になる予定です。

そうなると、これはさすがに紙で保管されることが大半であると想定されます。

また、マイナンバー制度においてあってはならないものは特定個人情報の漏えいです。

では、個人番号の収集から廃棄・削除までの間において一番どこがリスクが高いのか？

やはり保管中における特定個人情報の漏えいではないでしょうか。

この部分がマイナンバー制度において一番のキーポイント、鍵となる部分です。

つまり、預っている個人番号は厳重保管し、絶対に漏えいさせないということ。

そして、マイナンバー制度のガイドラインの中に物理的安全管理措置を講じることが

明記されていますが、これはアナログ媒体で考えると鍵で施錠するということです。

そうすると、個人番号を家族分も含めて記載しなければいけなくなる、給与所得者の

扶養控除等（異動）申告書など、紙の媒体の場合においては鍵で施錠された

キャビネットなどの箱物内に保管するということになります。

つまり、どの事業者においても最低限やらなければならないことは、預った個人番号

が記載されている紙媒体を鍵の付いたところで厳重な保管をしなければいけません。

結果として、全事業者が共通して必須となってくるマイナンバー制度の鍵とは何か？

となった場合、紙媒体を保管する際の鍵ということになるのではないでしょうか。

参考までに、マイナンバー制度に関して以前掲載した記事もご覧ください。

↓

＞＞マイナンバー制度を確認する

＞＞マイナンバー制度の流れと概要

＞＞マイナンバー整備の委託に注意

されますが、そのマイナンバーの整備を外部委託する際には注意が必要です。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

中小・零細企業においては大手企業ほどマイナンバー制度に対して投資をできる

余裕がありません。

その際、マイナンバーの整備に関して外部委託するところが増えてきていますが、

委託先のセキュリティは大丈夫でしょうか？

今回の特定個人情報においては、従来の個人情報にあった５，０００名以上の

情報保有の場合のみ発生する『個人情報取扱事業者』としての厳格管理とは違い、

件数に関わらずマイナンバー法で各種義務が発生します。

また、それを委託した場合において、委託先でトラブルが発生してしまった場合、

委託先の責任だけでは済みません。

委託元は、委託先を監督する義務が有るため、監督責任を問われることになります。

委託先は事務所全体に警備会社のセキュリティがかけられていますか？

スタッフルーム内へはIDカードなどでのセキュリティ認証が行われていますか？

預り書類を保管するキャビネットは鍵がついているものでしょうか？

コンピュータのセキュリティはどうなっているのか聞かれましたか？

などなど、委託先が何故安全であるか？の確認を行った上で委託先を決める

べきであって、『マイナンバーの整備を請負います！』といったような表面的な

謳い文句だけの業者であるか否かをよく見極める必要性があります。

トラブルに巻き込まれる前に、よく考えた上で外部委託を検討してください。