あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。

これにより、19年強前の2000年を迎えるにあたり、2000年になった際の下二桁『00年』が1900年の下二桁『00年』に誤認識されてしまうという『2000年問題』がありました。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

来週、2019年4月1日の正午前あたりには新元号が発表となり、翌月の2019年5月1日からは実際に新元号がスタートします。

それに関連し、Microsoft（マイクロソフト）が『日本版の”Y2K”問題が発生するおそれがある』と警告しています。

改元による”Y2K”問題発生の可能性

今回Microsoft（マイクロソフト）が警告している『日本版”Y2K”問題』というのは日本独自の問題で、日本におけるコンピュータシステムの多くに『元号』が使われていることに起因します。

現時点では新元号は発表されていないわけですから、新元号対応としてのシステム改修などを進めていたとしても完成には至っていないのは致し方ありません。

（ほぼ終わっているところは新元号を埋めるだけになっているのかと。）

そして、改元に伴う新元号への対応を進めているところであれば問題はないですが、この対応が全くされていなかったり、元号が使われている部分があるのかどうかすら不明であるところにおいては問題です。

ある調査によると、システム内で元号が使用されているかどうかの調査が完了すらしていない企業が約20%あったようで、これが実際の改元までに間に合わなければ日付の認識が行えず、処理上に不具合が生じる可能性があることをMicrosoftは警告しています。

比較的最近のシステムを使われている企業は大丈夫かと思われますが、未調査や未対応の事業者の方、何とか乗り切って下さい。