皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今日は遅くなってしまったので少しだけ。

皆さんの会社では今でもFAXは現役ですか？

ビジネスで根強い日本のFAX文化

減少傾向にあるといってもやはり根強い日本の『FAX文化』、欧米からは異様なものとして見られているようで、骨董品扱いです。

では、何故なくならないのか？

１．一部の高齢経営者によるFAXへの執着

２．印鑑による『捺印文化』

このあたりではないでしょうか。

しかし、どちらも変えられるはずのものですが変えようとしません。

つまり、長年に渡り行われ続けている『慣例』というものに縛られているということです。

欧米においては合理的な考え方を良しとされることが多いと思いますが、やはり日本は『慣例』に従い、『長い物には巻かれろ』という文化の国のように感じます。

紙で行えば『課税文書』となる契約書などのやりとりにおいても電子的に行えば『非課税』になりますので『印紙税の節約』にもなりますが、そこはあえて無駄を優先し続けるのでしょうか。。。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

皆さんも業務上よく目にすることのある印紙は、あらゆるケースで貼付され、業務内容などによってはそれが相当な数に上り、印紙税に対する負担が多い事業者もおられることでしょう。

では、それらを削減する方法はないものでしょうか？

電子契約による印紙税の削減

印紙税は、紙媒体における契約文書に関しては課税文書になりますので印紙を貼付しなければいけませんが、これが電子文書である場合においては課税対象にはなりません。

従って、電子文書によって契約を取り交わすことによって印紙税を削減することが可能になります。

また、紙媒体における契約書の場合、作成された契約書を郵送したりする場合など、他の経費もかかってきますが、インターネットを介して行われる電子契約ではそういったことも発生しません。

さらに紙の保管スペースを気にすることもなく、電子ファイルの保存先のセキュリティが守られていれば紙媒体よりもセキュリティ性を高めることも可能と言えます。

電子証明書とタイムスタンプの必要性

紙媒体における契約書の場合、契約者の署名・押印によって法的効力を持つことになりますが、電子契約においてはそれに代わるものである電子署名とタイムスタンプを付与することによって法的効力を持たせることになります。

従って、認証局により発行された証明書を用いて身分を証明する必要があり、かつ、日時が改ざんされていないことを証明するために第三者機関による日時情報の付与も必要になります。

これらを総合的に考えると、開発業者、不動産業、建設工事業など、契約書を取り交わすことの多い業種に対してお勧めできるものであると言えます。

これに関してどのような対応をとるのが良いのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

代金引換の場合、本来は運送会社が発行している金額が記載された送り状や受領書・領収書が正式な領収書として扱え、それらの伝票などには『印紙税申告納付につき○○税務署承認済』と記されていますので、改めて自社から領収書を発行する必要はありません。

しかし、絶対に自社から領収書を発行してはいけないわけではありません。

個人が代わりに購入したケース

インターネット通販で商品を購入する場合、必ずしも法人名にて購入するとは限りません。

個人名で代わりに購入し、後から会社に経費精算してもらうというケースも存在します。

その際、一番良いのは代金引換時に受け取った送り状や受領書・領収書を送ってもらい、それと交換で自社の領収書を発行してあげることが望ましいです。

運送会社の送り状や受領書・領収書を送ってもらわずに自社の領収書を発行してあげた場合、自社が発行する領収書の但し書きに送り状の伝票番号なども記載し、それに代えたものであることを記載しておけば問題は起きないですが、2重発行と誤解される可能性を避けるためには運送会社のものと交換ということにしておいた方が良いでしょう。

運送会社の送り状や受領書を認めないケース

過去にこんなケースもありました。

東証一部上場企業で、社内規定によって運送会社の送り状や受領書・領収書では経費精算できなかったケースで、しかも運送会社の送り状や受領書・領収書を販売者側に送るのが手間であることから交換を拒まれたケースです。

何故そのような社内規定になっていたかはわかりませんが、おそらくPOSレジなどにて発行されるレシートに対する考え方と似ていたのではないでしょうか。

要は考え方や習慣が古いというだけです。

（交換を拒んだのは企業規模による一方通行の力関係的な思い込み的なものがあったのでしょう。）

このようなケースの場合に対応してあげるとすれば、前述のように自社が発行する領収書の但し書きに送り状の伝票番号なども記載し、それに代えたものであることを記載してあげるくらいしかないでしょう。

いずれのケースにおいても、代金引換時において自社が領収書を改めて発行してあげることそのものは問題とはなりません。

（自社が2重発行してあげるわけではないですから。）

発行してあげるかどうかは自社の自由ですから国税からとがめられることもないです。

要は、事実関係がどのようになっているかを正しく記録し、それをいつでも示せる状態になっていることが重要です。