皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

日々業務で使われるメールですが、思わぬところで受信されないケースが出てくることがあります。

メールにおけるフィルタ設定問題

契約されているサーバによっては、迷惑メールの対策として受信メールのフィルタリング設定がカスタムできるものがあります。

その場合、設定内容によっては一部のメールが突然受信されなくなることもあり、その原因はいくつか考えられます。

１．メールサーバ側のスパム判定が変わった

２．設定されているフィルタ項目の文字列にたまたま引っかかった

３．誤判定によるもの

４．他のフォルダに振り分けられていた

５．etc…

これにプラスして、処理方法が『削除』する設定を行っていた場合、メールは受信されずに削除されます。

（当り前ですが。）

このような場合、

１．スパムの判定レベルを調整し直す

２．フィルタ設定されている処理方法を変更する

３．フィルタ設定の対象を変更する

４．サーバ会社に確認依頼をする

５．etc…

といった感じです。

では、こういったことが起きてしまった場合には何を見るか？ですが、フィルタ処理されているもののログを確認していくしかありません。

送信者に送信日時を確認し、該当するメールに対する処理を1行ずつチェックしていくことです。

それをチェックすれば、必ずマッチしてしまった部分がどのフィルタリングかがわかりますので、その部分を見直すことになります。

もし単なる誤判定ということであればサーバ会社からの回答を待って対処するしかない可能性もあります。

ご参考までに。

しかし、これだけインターネットが普及した昨今において、果たしてそれは有効的な手段なのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

FAX機や複合機、これらを使い続けることでどれくらいのコストがかかっているでしょうか？

FAX機であれば修理代、インク代、紙代などのコストがかかり、複合機であれば多くはリース料、トナー代、紙代、保守料など、結構なコストがかかっているはずです。

では、FAXの送受信は他に変えることはできないのでしょうか？

FAXの送受信を見直すという業務改善

まず、送信からですが、送信しようとしているものはFAXじゃないとダメなのでしょうか？

電子メールなど、他のツールを使うことでも問題ないのであればそれに変更する方が良いです。

逆に、どうしても相手先のFAXへ送らなければいけないとしても、印刷せずに相手のFAXへ送信すべきです。

次に受信ですが、無駄に送られてくる営業FAXなどを未だに無条件で印刷しているところもあります。

これは非常に無駄です。

せめて必要なものだけを印刷し、不要なものは機械側で削除してしまうことくらいは行った方が良いでしょう。

これらのFAXの送受信に関わるものを改めて考えた場合、非常に多くの無駄があるとは思いませんか？

そこで、FAXの送受信に対して今一度考え直してみてください。

１．電子メールやクラウドストレージなどを活用することでFAXの使用を減らすか、FAX機の設置を廃止する

２．FAXの送受信にはツールを使用し、紙での印刷は行わない

３．FAX機の設置を廃止し、インターネットFAXサービスを活用する

３のインターネットFAXサービスは以前から存在しますが、コストはあまりかかりません。

基本料金も数百円/月～固定電話の基本料金程度で、送受信にかかるコストは一定量までは無料であったりするところもあります。

スマートフォンなどにも対応しているところもあり、外出先であってもタイムリーにFAXを確認することもできます。

いかがでしょうか？

これらのように、FAXの送受信を見直すだけでいくつかの改善が図れますので、一度社内で検討されてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今日の記事ですが、中小・零細企業、小規模事業者において『DKIM』まで導入することは難しい（レンタルサーバが対応していない場合が多い）などの理由から、それが行えない前提として読んでください。

『DKIM』導入可能な場合においては下記の限りではありません。

さて、自社や自店のドメインが偽装されたメールなどに使われていたことを知っても、ある意味では八方塞がりになってしまう可能性があります。

それはどういった状態だと思いますか？

DMARCのポリシーは受信者の協力も必要

事業者が使っているドメインであれば、DNSのTXTレコードにSPF認証に関する記述が加えられていることは昨今においては普通のことと言えます。

逆に、記述がないのであれば追加しておくべきです。

例：example.com. IN TXT “v=spf1 ip4:***.***.***.*** include:example.com -all”

（***.***.***.***の部分はv4のIPアドレスが入ります。）

さて、このSPFに関する記述が入っている場合でDMARCの記述も追加されている場合、Appleなどはポシリーを『none（指定なし）』にしていますが、MicrosoftやGoogleは『reject（拒否）』にしています。

これ、受信者が転送処理などを行わずにストレートにメールを受信している場合においては『none（指定なし）』から『quarantine（隔離）』、『quarantine（隔離）』から『reject（拒否）』と、フィルター処理の割合を組み合わせながら段階的にポリシー変更を行っていけば良いですが、受信者が転送処理などを行っている場合、相手のサーバ設定によっては『none（指定なし）』から他に変更することで問題が生じます。

例えば、受信者が自動転送設定をしていた場合で、その際のIPアドレスの出力を転送元IPアドレスとしていた場合、送信元ドメインとそのIPアドレスが一致せず、SPF認証は『Pass』とならないため受信者がメールを受け取れない可能性が出てきます。

（DMARCのフィルター処理（PCT）の設定値にもよります。）

このような場合においては正直八方塞がりのような状態になります。

従って、受信者側に自動転送をやめてもらうか、受信者側に転送先メールアドレスを開示いただくか、何らかの協力をお願いすることになります。

（メールサーバの仕様を簡単に変更するわけにもいきませんので。）

まずは偽装されたメールが出回っていることをアナウンスすることからスタートですが、『全く関係のない消費者などが被害にあわない』、『自社や自店のドメインを傷つけない』ためには、最終的にはDMARCのポリシーを『reject（拒否）』にできる環境整備を行っていく必要性があるでしょう。

また、冒頭でも書きました通り、これを送信者側のみで解決しようとした場合は『DKIM』の導入が必要となります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いたIMAP受信でメールを閲覧している方、サーバの移動の際は少々手間な部分もあります。

サーバ移動の時のIMAPメール

IMAP受信の場合、受信したメールは端末側にはないため、サーバにアクセスして受信メールを閲覧することになります。

ということは、サーバが移動した場合、基本的には受信メールはなくなってしまうに等しいことになります。

従来はAというサーバを閲覧していたものが、次はBというサーバを閲覧することになりますので、元々Aというサーバにあった内容は自動的にはBに移動しません。

こういった場合、管理者がすべてをAからBに移動してくれない限り少々作業が発生します。

１．端末にAのサーバをホストとしたPOP受信のアカウントを追加する

２．１の設定で新たに追加されたアカウントで端末にメールが受信されます

３．送信済みメールや分類したメールなどを１で作成したアカウントにコピーします

４．IMAP受信していたアカウントを新サーバーのホストに変更します

５．２と３でPOP受信のアカウントにあるメールデータをIMAP受信のアカウントにコピーします

上記のような作業が必要になることがあります。

また、念のためPOP受信用に作成したアカウントはしばらく残しておいた方が良いでしょう。

ご参考までに。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

皆さんがパソコンにインストールしている『セキュリティソフト』、何のエラーもなく正常にインストールが終了すれば当然正常稼働しているものと思うはずです。

しかし、まれなケースではあるものの、一部が正常に稼働していなかったりするケースも存在することを知っておいてください。

セキュリティソフトによる不検知

例えば、ウイルスが仕込まれた添付ファイルの付いたメールを受信したとします。

通常であれば、これはクライアントパソコンにて受信した段階でセキュリティソフトによって駆除されたりします。

しかし、これが何の処理もされない場合があります。

このようなケースに気付いた時、別のパソコンにおいてこのウイルス付メールが検知されるかどうかを確認することをお勧めします。

もし、別のパソコンにおいてウイルス付メールを検知し、駆除されたとするならば、最初のパソコンにおいてはその機能が正常に稼働していないことになります。

Outlook以外も検知はする

セキュリティソフトで対応しているメールソフトは、通常MicrosoftのOutlook、LiveメールなどのMicrosoft製品に限られていることが多いですが、他のメールソフトに一切対応していないというわけではありません。

他のメールソフトに対しては、メールソフトを対象にしているわけではなく、POPやIMAPといった通信において検知をすることでカバーしていたりします。

結果的には何らかの方法で検知・駆除される仕組みはあるということです。

ここからしても、ウイルス付メールを受信した際にはメールソフトに関係なく検知はするはずです。

このような場合、セキュリティソフトをアンインストールし、インストールし直したりしても改善されない場合もありますし、パソコンを構成している環境などによっても対処法が異なる場合もありますので、気付いたら直ぐサポートセンターに相談し、正常に検知されるよう対処されることをお勧めします。