そういった状況いおいて『給与明細』はどのようにして従業員に渡していますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

在宅勤務などの『テレワーク』では『給与明細』を渡す機会が限られてしまう．．．

それならば、これを機に『給与明細』を『電子化』してしまってはいかがでしょうか？

給与明細を電子化する際の確認

まず、事業者側としては『給与明細』を従業員に交付する義務がありますので、それを省略してしまうことはできません。

しかし、『給与明細』を『電子化』するにしても相応な『法的要件』があります。

それは、

１．給与明細を電子化することに対する従業員の同意

２．従業員から請求があった場合は紙の給与明細を交付する必要がある

この2つです。

（給与明細の交付義務は紙媒体・電子媒体、共通です。）

２に関してはレアなケースとして想定できますので、概ね１の同意が得られれば『電子化』する方が事業者としても効率的です。

ただし、紙にプリントアウトしていた『給与明細』をPDFなどにしてメールで配信するのは避けた方が無難です。

紙の代わりにPDFにする作業がありますので煩雑になりますし、万が一誤送信してしまった場合は問題です。

このようなことを避けるためにはクラウドサービスなどにて対応することを選択すると良いです。

生産性、コストなどを考慮しの上、一度検討してみてはいかがでしょうか。

※　この記事より給与関連のカテゴリーを変更しております。

　　過去記事に関しては本カテゴリーに変更しておりませんのでご注意ください。

＜個人情報の保護に関する法律＞

第23条　個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
１　法令に基づく場合
２　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
３　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
４　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先日、『Tカード』の運営会社が裁判所の令状なしに捜査当局に個人情報を提供していた問題が物議を醸す事態となっています。

さて、あなたの会社の『個人情報保護方針』はどのようになっていますか？

Tカード問題を自社に置き換えた場合

今回『Tカード』の運営会社が行った内容は、

警察からの『捜査関係事項照会書』に回答をしたということです。

これが法的に問題か？と言うとそうではありません。

冒頭に書いた『個人情報の保護に関する法律』の『法令に基づく場合』に該当するため問題ではありません。

（他にも『裁判官の発する令状に基づく捜査』、『税務署の所得税等に関する調査』、『弁護士会からの照会』なども『法令に基づく場合』に該当します。）

問題視されているのは『個人情報保護方針』などに明記されずに内々だけで方針を変更していたことが大きいです。

つまり、予め『個人情報保護方針』などにおいて『法令に基づく場合』は個人情報の提供をすることがある旨を開示しておけば良かった話しかと思います。

（問題視された後、同社は2019年1月21日付にて個人情報保護方針を改訂しています。）

さて、あなたの会社の『個人情報保護方針』はどのように明記されていますか？

そこが問題です。

個人情報を本人の同意なく第三者に提供はしないものの、法令に基づく場合は例外として提供することがあるということが明記されているかどうかです。

ただし、『法令に基づく場合』の要請であったとしても社内的な精査を行うか、弁護士に相談するなど慎重な対応が必要です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業者であれば受け取ることの多い『営業・宣伝メール』ですが、本来、送る側は『特定電子メール法』の準拠した形で送らなければいけません。

しかし、そういったメールの大半は法を無視した形で送られています。

特定電子メール法の間違った認識

まず、事業者が事業者に送るメールであったとしても無作為に送って良いということはありません。

特定電子メール法においては『必ず相手の同意を得る』ということになっています。

ただし、これには例外があります。

１．取引関係にある

２．過去に名刺交換をしたことがある

３．ホームページ上などの広告宣伝物にメールアドレスの記載がある

これらに関しては規制の例外となります。

これらの規制を逸脱して行われるケースとしては以下のようなケースがあります。

１．ホームページのお問い合わせフォームから営業・宣伝行為を行う。

（メールアドレスが公開されていなければアウトです。）

２．事業者がよくつかう『info』や『contact』宛に営業・宣伝行為を行う。

この2つのケースが多く見られます。

ここからは受信者に向けた注意喚起になりますが、

2番目の手法は一番多いケースかと思いますが、このケースにおいては文末に配信停止用のリンクURLを記載し、そこから配信停止をさせようとするものや、送信したメールは『特定電子メール法に準拠して配信されている』と記載しているものがありますが、これはどちらも怪しいものだと思った方が良いです。

前者の場合、穿った見方をすればリンクURLをクリックさせることによってそのメールアカウントが生きているかどうかを確認するために使っているとも捉えることができます。

（ただ作成されていただけのものであれば誰もリアクションをしませんから。）

後者の場合、おそらく特定電子メール法に準拠していないことは承知の上で記載している可能性が高いです。

それを記載することで『やむを得ないものだ』と認識させ、再度送信するチャンスを得ておくといったことが考えられます。

ご丁寧に特定電子メール法に関するガイドラインが掲載されたリンクURLを記載してくるところもありますが、それも安心感を植え付けるだけのものでしかありません。

では、最後に送信される事業者、受信される事業者、双方へのコメントです。

送信される事業者の方、間違った認識のままメールを無作為に送信し続けることは非常に危険です。

場合によっては『行政指導』や『行政処分』、最悪の場合は『刑事罰』が待っていますので認識を改めた方が良いです。

受信された事業者の方、このようなメールには反応することなく、そのメールアドレスを淡々とブロックしてしまうことしかありません。

無駄に反応しない方が無難かと思われます。

ものでもあります。そういった手間を省く方法はないものだろうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

ファミリー同族会社にて経営している小規模事業者の株式、50%以上は家族が所有している

株式となるわけですが、このようなファミリー企業の場合、株主総会の招集手続きや株主

総会の決議・報告は、問題がないのであれば省略してしまいたいものですが、書面による

同意があれば省略することができます。

招集手続きの省略

通常、株主総会を招集するには、非公開会社の場合、株主総会の１週間前までに株主に対して株主総会の招集通知を発しなければいけませんが、株主全員の同意がある場合においては、招集通知書面などの提供を行わずに株主総会を開催することができます（会社法300条）。

決議の省略（書面による決議）

株主総会の決議事項について、議決権を行使できる株主の全員が提案内容に同意した場合、株主総会を開催せずに提案を可決とする株主総会決議があったものとすることができます（会社法319条1項）。

報告の省略

取締役が株主の全員に対して株主総会に報告すべき事項を通知した場合で、当該事項を株主総会で報告することを要しないことにつき株主全員が同意したときは、当該事項の株主総会への報告があったものとすることができます（会社法320条）。

本来株式会社では、毎事業年度終了後に定時株主総会を招集し、そこで事業報告内容を

報告することが必要とされていますが、この報告も、会社法320条に基づいて省略する

ことができ、決議の省略（書面による決議）（会社法319条1項）とあわせることによって

定時株主総会の開催も省略することができます。

上記のように、ファミリー同族会社においては書面または電磁的記録によって同意を得て

いれば、招集手続き・決議・報告を省略することができますので、予め同意を得ていれば

手間を省くことができます。

しかし、『反対する者はいない！』といった思い込みだけで同意を得ていない場合、同意を

得ていないことを主張されて争いになる場合がありますので、そういった事態を招かぬため

にも予め同意を得ておくことが賢明でしょう。