皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先週末にお伝えした日本のFAX事情ですが、根強く残っていることが多いとは言っても一定の変化も起きてはいます。

今日は先週末に続いて『FAX利用』に関してお伝えします。

コスト削減でFAXの使い方に多様性

先週末にお伝えした通り欧米からは『骨董品扱い』されている日本の『FAX文化』ですが、昔から何の変化も起きていないわけではありません。

ある一定の変化は起きており、現在の『FAX利用』に関しては概ね以下のように分けられます。

１．複合機を残し、送受信はコンピュータにて行う（ペーパレス化）

２．インターネットFAXへの移行

３．FAX番号を廃止し、電話とFAXを自動切替にて利用

４．FAXの完全廃止

５．従来通り複合機などにて紙ベースでFAXを利用

このような感じです。

１の場合は大手企業では何年も前から行われている方法で、紙で印刷するという無駄をなくしたペーパレス化のケース。

２の場合は複合機がなくてもインターネット回線があれば送受信ができ、スマートフォンなどでも送受信可能な最近多くなってきているケース。

３の場合はFAX送信がほとんどなく、受信は電話と自動切替で十分ということから固定的にかかるFAX回線のコストを削減したケース。

（後述の４のケースにも相当するが、念のために自動切替で残しているとも言える。）

（意外にもデパートの一部では取り入れられているようです。）

４の場合はFAXの送受信の代わりにメールなどの電子ツールに移行させたケース。

５の場合は従来通りのケースです。

不動産・建築、士業、マスコミ系などはやむを得ないかもしれませんが、そうでないのであれば今後は２、３、４がお勧めです。

それには、取引先などを含めて『固定概念』を払拭する必要があるかもしれません。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

中小企業クラスの場合、取引先などとの兼ね合いの問題もあり、ある程度は情報セキュリティや個人情報保護といったことに無関心ではいられないようですが、零細企業、小規模事業者ともなると、情報セキュリティや個人情報保護といったことには非常に無関心であると感じます。

では、いったい何故そのような状態のままなのでしょうか？

どうせ何もない！という考え方

随分前の話しにはなりますが、士業の先生から驚くべき言葉を聞いたことがあります。

『小さなところなんてどうせ何もない。万が一それがあったとしても、大したお度が目はない。』

国家資格を所持した士業の先生ですら、こういった感じの方もおられます。

しかし、小さいから何も起きないわけではありません。

確かに、ターゲットとされやすいのは知名度のある大企業とは言えますが、問題が起きるのはターゲットとされた時ばかりではありません。

インターネット上に潜んでいるもの、メール経由で問題が起きるもの、踏み台とされるものなど、問題が起きてしまうケースは他にもたくさんあります。

そして、問題が起きてしまった場合、例えば個人情報が漏えいするようなことがあった場合にはどうなるのか？

個人情報取扱事業者としてペナルティを課せられることになります。

これは、5月に改正された個人情報保護法により、小規模事業者であっても適用されることになっています。

ただし、おそらく最初は改善命令という形に留まり、それにも違反した場合においては刑事罰ということになるでしょう。

※だからと言って、業務改善命令を受けた時に対処すれば良いということではありません。

しかし損害はこれだけではすみません。

顧客や取引先などからの信用を失うことになります。

このようなことにならないためにも、正しく認識し、最低限必要なことはモラルとして行うことが必要です。

しかし、それも無限に抱えられるものではありません。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

とある事務所にお邪魔した際、同じ系統のシステムが複数稼働していました。

これは、相手先との問題もあってやむを得ないことだったりするのですが、それをある程度は集約してまとめてしまう方が当然効率は良くなります。

システムの一元化

システムがバラバラになっていることにより、一つの流れが作りにくい状態になってしまいます。

もちろん、流れを作る方法はありますが、それは最終的なところにたどり着くまで、複数の方法が混在することになります。

そのため、ミスも増える可能性はありますし、当然ながらコストパフォーマンスも良くありません。

システムのリプレイス

これらを一つにまとめ、一番効率の良いものにしたい場合においては、思い切ってメインシステムをリプレイスしてしまうのも一つの手です。

先行投資にはなりますが、その方がずっと生産性が向上する可能性が高いことが多いです。

かなり抽象的に書いてしまいましたが、こういったケースが多いのは税理士、社労士などの士業に多いです。

やむを得ないケースもあったりしますので絶対ではないですが、これらのようにシステムを複数抱えて管理していくのは非常にもったいない話しでもあります。

また、相手先である顧問先に対してでもメリットがあればシステムは変更できるはずです。

システムはできる限りシンプルに一元化し、可能な限りアナログな要素を取り除いた状態で進められるのが一番良いです。