あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。

この『帳面汚し』という言葉、聞きなれない言葉かと思いますが、それはいったい何を意味するのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いた『帳面汚し』という言葉、まれに使われる方がいるのは事実です。

では、それはいったいどのような時に使われるものなのでしょうか？

帳面汚しとはどういう意味で使われるのか

冒頭で書いた方の場合、通常のB to B取引よりもはるかに安価なものを個人的に依頼された場合に使われていました。

つまり、本来の業務とはあまり関係のない、『不要』な記帳が発生するということから『帳面汚し』という言葉を使われていたということです。

この場合、間違いとまでは言いませんが、仕入れたものを販売したことには変わりがありませんから、帳簿上は普通に仕入と売上を記帳するだけで『帳面汚し』とまでは言わない気がします。

本人の感覚的な問題もありますが。。。

例えば、商品仕入などにおいてミステイクが発生した場合、返品などが起きたりします。

その場合、ミステイクがなければ商品仕入だけで済んだものが、ミステイクがあったことによって返品仕訳が発生します。

この返品仕訳が『帳面汚し』と言われるものです。

何もなければ本来不要な記帳をしなくても済んだものの、それが発生したことで余計な記帳が発生した。

これが『帳面汚し』と言われるものです。

しかし、このようなことは日常的に起こり得ることですので、どの事業者であっても『帳面汚し』と呼ばれるものはどこかに存在しているのではないでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

1人で起業したり、従業員を含めても片手以内の零細企業・小規模事業者であればコストを掛けずに使用できる業務系システムがあります。

今日はそれをご紹介します。

無料のクラウド型業務システムとは

コストを掛けずに使用できる業務系システムがありますと申し上げたのは、フリーウェイジャパンという東京の会社がサービスを行っている『フリーウェイシリーズ』というもののことで、販売管理、経理、給与計算、税務など、すべて一定の条件下においては無料で使用できます。

ただし、操作サポートなどがないため、サポートが必要な方にとっては少々厳しい可能性もあります。

では、これらのシステムはどの程度無料で使用できるのでしょうか？

無料で使用できる範囲

無料で使用できる範囲としては以下のような感じになります。

＜フリーウェイ販売管理＞

機能的には売上、請求、入金のシンプルなもので、年間の伝票数が1,000までであれば無料で使用できます。

また、次に紹介する無料の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ経理Lite＞

出納長と仕訳形式でのデータ入力ができ、合計残高試算表、仕訳日記帳、総勘定元帳などから決算書（勘定式のみ）まで、一通りの経理業務が無料で使用できます。

また、前述の販売管理システム、次に紹介する給与計算システムと連動が可能です。

＜フリーウェイ給与計算＞

従業員数5人までであれば無料で使用できます。

機能的には一般的な給与計算ソフトの機能と同じような機能があり、賞与計算、所得税改正や社会保険改定、年末調整まで行え、有料の『フリーウェイマイナンバー』と連動させれば、マイナンバー対応帳票への個人番号などの印字も可能になります。

※　フリーウェイマイナンバーは、管理するマイナンバー数10個ごとで月額800円掛かります。

また、前述の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ税務＞

これは少々難しいかもしれませんが、法人税の申告書作成が無料で行えるものです。

法人税、復興特別法人税、地方税、勘定科目内訳明細書、事業概況説明書、消費税など、別表は限られたものではありますが、必要最低限のものであれば無料で作成可能です。

ただし、電子申告のみの対応ですので、印刷しての申告書対応はしていません。

＜その他＞

その他、『フリーウェイタイムレコーダー』、『フリーウェイ顧客管理』が一定の条件下で無料で使用できます。

※　フリーウェイタイムレコーダーは、別途ICカードリーダー代などが掛かります。

永久に無料の業務システムで良いとは思いませんが、創業1年目・2年目あたりはこういったもので様子見してみるのも良いでしょう。

しかし、資金的な状況は全く変わらないどころか悪化しているとも言える。

何故そうなってしまうのだろうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

よくある話しの中で、『売上は伸びているんだけどお金が残らないんだよね。』という話しがあります。

では、何故売上が伸びているのに資金が残らないのでしょうか？

売上が伸びても資金が残らない理由

この話しは非常にシンプルな話しです。

売上が伸びても資金が残らない理由としては、その分支出も増えているからです。

例えば、Aという商品原価が100円、売価が200円であったとして、前年は100個、今年は150個売れたという要因だけであれば、商品1つ当りの利益率は同じですから必ず資金は増加します。

しかし、商品の仕入金額が増加し、売価は据え置いている場合、商品1つ当りの利益率は前年と比べると減少するわけですから資金も思ったようには残りません。

また、商品原価も売価も前年と同様であった場合でも、他の経費が増加した場合などにおいては当然思うようには資金は残りません。

収入が増えても、支出が増えているわけですから当然です。

支出をシミュレーションする

こういったことが起きる理由としては、やはりどんぶり勘定で行っていることが問題と言えるでしょう。

前年より売上が伸びているから多少支出が増えても問題ないという錯覚に陥ている可能性もあります。

それを避けるためには常に利益を見ながら支出をシミュレーションすることです。

潤沢な資金を持っていない中小・零細企業、小規模事業者にとっては売上高よりも利益状況がどうであるかが一番重要です。

そして、利益状況がどうであるかによって広告宣伝などへの投資幅を決めていかないと苦しい状況はいつまで経っても変わらないということになります。

これらの状況を防ぐためにも、常に内容を意識し、月々の数字は必ず全体を見るようにしなければいけません。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

ある時、某ショッピングモールの関係者にわざと質問を投げかけたことがあります。

『同じ商材を扱う店舗が複数同時に出店した場合、どうやって複数の店舗の表示順序が決められるのか？』と。

ショッピングモールの関係者が出した答え

最初、ショッピングモールの担当者はこのように答えました。

『いろいろな要素があります。キーワードであったり、レビューの数であったり。。。』

これにもう少し追及してみます。

『では、全く同じような内容で同時に出店しても差はつきますよね？担当する方によっても異なったりしませんか？』

『いいえ、それはありません。各担当者はスペシャリストばかりですから大丈夫です。』

このやりとりにおいて、大丈夫だと安心できる要素は何一つありません。

可能性として考えられるもの

可能性として考えられるものとして、広告による差がでることが1つあげられます。

簡単に言えば、広告料を多く支払っている店舗の方が上位に表示されるということです。

また彼らは、各店舗に対してアドバイスなどを行う担当者によっても若干の差が出てしまう可能性に対して最終的には否定しませんでした。

少々意地悪な質問ではあったのですが、これらのことに関しては当り前とも言えるものがあります。

ショッピングモール出店にはコストがかかる

ショッピングモールの中には多くの商材があふれています。

その中で、同じカテゴリーの商材があったとしたら最初はどこで差がつくのか？となると、やはりコストをかけた順と考えるのが妥当なところです。

ただし、その後数ヵ月経過していく中で、たくさんのお客様に商品を購入してもらい、たくさんの喜びのレビュー投稿などをしてもらっていたとなると当然それらは順位付けの要素となっていきます。

そこまでたどり着くまでに少々コストがかかるということです。

このように、ショッピングモールに出店するにしてもある程度のコストは必要になります。

逆にコストをかけずに行おうとした場合、単にショッピングモール内に埋もれてしまいなかなか売上が伸びずに撤退するということになってしまいますので、ショッピングモールへの出店には通常かかるコスト以外のプラスαを見込んでおいた方が良いでしょう。

そういったところの原因はどこにあるのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

よくある事例ではありますが、収支を見てみるとそれなりに売上も上がっていて、利益もなんとか出ている。しかし、何故か資金が不足してしまう。

これは非常に単純な話しです。

損益上に借入金返済はない

例えば、売上が200万、売上原価が60万であれば売上総利益は140万あります。

そして、給与をはじめとする販売費及び一般管理費に130万円必要だったとします。

この場合の営業利益は10万円です。

営業外損益以降は支払利息の数千円しかないとした場合、これだけ見れば資金は不足していません。

しかし、ここに長期借入金返済分として、月々15万円の返済が必要であった場合には6万円弱不足することになります。

それは何故でしょうか？

借入金の場合、支払利息は損益上に上がりますが、借入金返済は損益上に上がりません。

ここが勘違いをしてしまう部分になります。

借入金返済を含めた収益が必要

借入金がある場合、実際にはその返済分を含めた収益が毎月必要になります。

ということは、上記の例でいきますと、営業利益ベースで約16万円、販売費及び一般管理費に変動はないとして売上総利益に約146万円、売上に対する原価率が30%であったとして売上は約209万円必要であるということになります。

この状態でプラスマイナスほぼ0という状態です。

単純に利益ベースだけで考えれば不足分の6万円弱があれば良いわけですが、その過程には売上原価や販売費及び一般管理費などが存在します。

そのため、実際に必要な売上額はそれらを考慮した金額を上げないと資金不足に陥ってしまうということです。

もちろん、資金不足に陥ってしまう要因はこれだけではありませんが、単純にどれだけの売上を上げれば良いのか？を考えた場合にはこういった内容になります。

以前もお話ししたかと思いますが、これらのためにも資金繰り計画表を作成すべきです。

この資金繰り計画表であれば当然借入金の返済も含めて作成しますので、借入金返済分を忘れてしまうことはありません。

また、それが面倒であるということであれば、予め借入金返済分から逆算した売上額を計画に含めておくことです。

これらの取引において為替レートはどのように換算するのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

損益計算書において、外貨建ての売上や仕入は取引時点の為替レートで円換算されますが、継続的に外貨建取引が行われている場合には他の処理も認められています。

為替レートの換算

外貨建取引が継続的に行われる場合、変動している為替レートをその都度調べて処理するのは非常に煩雑です。そのような場合、取引発生日の為替相場以外にも、直近の月末・週末の為替相場、直近の月平均・週平均等、合理的な基礎に基づくものであれば認められています。

また、為替相場ではTTM（電信仲値相場）を使用しますが、売上・収益・資産はTTB（電信買相場）、仕入・費用・負債はTTS（電信売相場）を使用することもできます。

これらは、いずれの場合も継続して処理されることが前提でなければなりません。

為替差損益

売上や仕入が計上されてから代金決済までの間に為替は変動します。

例えば、売上計上時における為替レートが@115円で、売掛金回収時における為替レートが@118円だったとします。

この場合、@3円円安に振れていますので、@3円×外貨取引額の為替差益（逆の場合は為替差損）が発生することになります。

この時10,000ドルの取引があったと仮定すると、

10,000ドル×（@118円-@115円）＝30,000円分の為替差益が発生したことになりますので、営業外収益として為替差益を計上します。

上記のケースの場合、結果的には経常利益が為替差益によって増益になったことになります。

これらのように、輸出入における外貨建取引には、為替レート換算と為替差損益が付き物のようになっているのです。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

事業者が利益を上げるには、売上を伸ばすか経費を削減するかしかありません。そして、売上が伸びない、もしくは減ってしまっている状況下においては経費を削減するしかありません。

では、このような状況下にある小規模事業者は本当に経費削減を全てやりきっているのでしょうか？

勘定科目別毎に見直す

経費削減を行う上では、損益計算書の販売費及び一般管理費の内容を全てチェックしなければいけません。

それを順番にチェックしているうちに、どうにも変えようがないものと、ひょっとしたら変えられるものとに分けることができるはずです。

例えば、通信費の中でも携帯電話にかかるコストは見直しができます。

以前のプランから新しいプランに変更することで、1台あたり2,000円コストダウンできるものがあったとしたら、5台あれば10,000円のコストダウンができ、年間で12万円のコストダウンになります。

他にも、従業員の交通費に関しても見直しが可能かもしれません。

とくに、マイカー通勤の人への交通費は定期的に見直しができるはずです。

原油相場はかなり下落しており、ガソリンスタンドでの小売価格もかなり下がりました。

その地域の平均的なガソリンの小売価格を把握し、交通費計算をする上でのガソリン単価の部分を毎月変動させることも可能です。

そして、一昔前に比べて平均燃費も向上しているわけですから、それもあわせて見直すこともすべきです。

このように、順番に見ていけば見直せるものが何か見つかるはずですし、これらの作業は定期的に行うべきです。

逆に、どうしても必要なものに対してはコストをかけざるを得ませんから、それをカバーするためにも各経費にかかっているコストに対してはある程度の意識をもって対処すべきでしょう。

追伸：経費コストの見直しは、できているようでも不完全なことの方が多いですので、再度見直しをしてみると良いでしょう。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

世の中で、『損益トントン』という言葉もよく耳にする時があるかと思いますが、これは、売上と費用が同じくらいで利益がほとんどでていない、収入と支出から見た資金繰り的な言葉になります。

では、損益分岐点とは何なのでしょうか？

限界利益

費用というものは、売上によって変動する変動費と、売上には関係なくかかる固定費に分かれます。

例えば、仕入や外注費、販売手数料などは変動費になり、給料や家賃、リース料などは固定費になります。

そして、売上から変動費を引いたものが限界利益と言います（売上－変動費＝限界利益 ）。

ここで実際の例をあげてみます。

1本100円のジュースを販売していて、その仕入れ値は1本60円とします。

その場合の限界利益は40円になります（100－60＝40）。

損益分岐点とは

では、上記の実例に20万円の給料を稼がなければいけないことを想定した場合、ジュースを何本販売しなければいけないでしょうか？

200,000÷40＝5,000

5,000本販売できれば給料を払うことができるということになります。

そして、5,000本のジュースを販売すると、100×5,000＝500,000、

つまり、50万円分のジュースを販売しなければいけないということです。

この状態は利益もなく損失もありません、つまり、この状態が損益分岐点（損益分岐点売上高）となるわけです。

損益分岐点の計算式

損益分岐点を計算する上で、まずは限界利益率の計算を行います。

40÷100＝0.4（限界利益÷売上＝限界利益率）

そして、固定費である給料を限界利益率で除算します。

200,000÷0.4＝500,000

これで必要な売上が計算されるというわけです。

参考として、利益を10万円出したいということであれば、次にような計算になります。

(200,000+100,000)÷0.4＝750,000（固定費に利益分を加算し、その額を限界利益率で除算）

上記のような例は非常に単純化した例です。実際にはもっと多くの固定費や変動費が加わってきますので、そこを間違わないようにしてください。

また、損益分岐点を把握するのは非常に重要なことですので、是非計算してみてください。

たまに税込数字で見ていらっしゃる方がおられますが、それでは正確に把握できません。

それは何故なのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

月々見ている合計残高試算表、税抜の数字で見るべきという意味はわかりますか？

例えば、損益計算書の売上高に税込108万円、仕入原価に税込32.4万円、

売上総利益に税込75.6万円とアウトプットされていた場合、何か勘違いした数字に

見えませんか？

課税業者の場合、売上に係る消費税と仕入等に係る消費税はそれぞれ預りと立替

になるのはおわかりいただけると思います。

そうなると、自社の本来の数字は上記の場合、売上高100万円、仕入原価30万円、

売上総利益70万円（全て税抜表記）というのが本当の自社の数字です。

これを税込の数字で見てしまうことによって、本来の数字より多い数字で捉えて

しまうことになり、それが年間を通じて積み重なっていくことによって、さらに

大きな数字として捉えてしまいます。

これは、以前ご紹介した収支予算は税金もシミュレートの記事中に書かせて

いただいた、納税準備預金のことと近いものがあります。

現預金だけを見ると、消費税分が含まれていることを見落としてしまいがちです。

しかし、消費税分を別の納税準備預金に移し、それ以外の現預金を見ていれば

消費税を含まない資金として捉えることができます。

その理屈と似たようなものです。

ですので、消費税分を除いた数字、つまり、税抜の数字で合計残高試算表を

見るべきなのです。