できればこの現金（小口現金）、なくしてしまいたいと思ったりしませんか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

経理業務の中でも現金の取り扱いはミスも多く、手間のかかる業務ですが、その中でも従業員が立て替えている立替経費、現金や小口現金で精算するのが当り前だと思っていませんか？

その当り前を当り前ではなくしてみてください。

立替経費の精算をキャッシュレス化する

コンシューマー向けの路面店などを営んでいる場合は仕方がありませんが、そうでない事業者にとって現金が必要なのは大半が従業員の立替経費の精算です。

これを行うために銀行へ出向いて現金の引き出しを行い、現金を抱えて事務所に戻る。

そして、領収書の金額を金庫から出金して従業員に支払う。

1日の終わりには現金を数え、金種表を記入する。

また、釣り銭の用意もしておかなければいけなかったりします。

これでは非常に効率が悪いですし、ミスも起きやすいわけです。

では、この立替経費の精算を給与と一緒に振込した場合はどうなるでしょうか？

立替経費の精算用に現金を用意しなくても良くなりますし、それだけのために銀行を往復する必要もなくなります。

給与側には計算・集計表・明細書に対して非課税支給項目を1つ追加するだけで済みます。

キャッシュレスのその他のメリット

現金が必要な理由が前述の立替経費の精算のためだけだったと仮定するならば、現金を用意する必要性がなくなるわけですから現金の入出金記録も必要なくなります。

ということは、現金出納帳をなくしてしまうことも可能なわけです。

また、現金がなくなる分ミスも軽減されますし、1日の終わりに金種表を作成する必要性もなくなります。

このキャッシュレスにしてしまうという業務改善を行うことにより、場合によっては年間で1ヶ月分ほどの経理担当者の人件費が削減可能にもなります。

従業員から1ヶ月に1度では厳しいという意見が出る可能性はあるかもしれませんが、一部の経費はビジネスカードなどを併用することによってある程度解消できるはずです。

経理業務改善のために是非一度試してみて下さい。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

経費精算を日々行わなければいけないとするならば、それは非常に面倒で非効率な作業です。しかし、経理が独断で他の方法に移行しようとすると悪い印象だけが残ってしまいます。

責任は上長やトップにある

経費精算を効率的な方法に移行しようとすると営業マンなどから批判が殺到するおそれがあるわけですが、それは経理が悪いわけではありません。上長やトップに責任があります。会社として経費精算のルールを『効率優先』ということにすれば何も問題のない話しです。

また、現金や小口現金の過不足などのミスを軽減するにもその方が得策であること、それは果ては会社としてのデメリットを軽減することでもあることを理解できる従業員ならば何も反対はしないでしょう。反対するとするならば、その従業員は自分のことしか考えていないことになります。

立替制と仮払

従業員とは言え、わずかな金額を立て替えるくらいの給料はもらっているはずです。また、出張などにて少々多めの現金が必要な場合、仮払をしてもらい、出張から戻った際に精算してもらうことにすれば良いです。

そして、ある一定以上の中間管理職あたりにはコーポレートカード（クレジットカード）を持たせてあげると経理業務が非常に効率よくなり、現金や小口現金のミスも軽減されます。

経費精算は週末1回にする

経費精算を個人の好きなタイミングで行わせているのであればそれは非常に非効率です。週末に1回だけなど、社内のルールを設けることでそれに対する業務効率は上がり、ミスも軽減されます。

従業員の負担にならないのであれば、月に1回の精算でも問題ないでしょう。

まとめ

このように、一定のルールに基づいて経費精算を行う仕組みにしてしまえば、特別経理が悪者になる必要もありませんし、業務の効率化も図ることができます。

現金過不足などのミスが多い事業者や、業務効率に疑問をお感じの事業者の方、是非取り組まれることをお勧めします。

勘定科目を活用してみてください。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

お店を開かれているところで、事務所とお店の現金勘定が１本で処理されている

ところがありますが、煩雑になったりしていませんか？

お店ではお客様との現金のやりとりに入出金が発生し、事務所では従業員の

仮払いや経費処理などに現金が発生する。

こういったケースの場合、私は小口現金勘定を別に設けて処理されることを

おすすめしています。

お店で必要な分だけを現金から小口現金に移し、小口現金の中から店頭での

入出金を処理するのです。

もちろん、１日のはじめと終わりに、１万円札から１円硬貨までのそれぞれが

何枚ずつあって、合計でいくらあるのか？を記した金種表を毎日つけてチェック

するわけですが、お店の分を小口現金化しておくことで、現金に誤差が生じた

際、それが事務所側なのかお店側なのかが明確になります。

これが１本で処理されていた場合、どちらで誤差が生じたのかがわからず、

全てを調べていかないといけなくなります。

それであれば 、調べやすくなるように現金を分けてしまうと結構効果があります。