皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

請求書の管理は取引先の数が増えれば増えるほど煩雑になります。そして、それは結果的に入金確認漏れであったり、支払漏れなどのミスをまねくことにもつながります。では、どのようにしてそれらのミスが起きないようにするかを見ていきましょう。

入金確認漏れや支払漏れが起こる理由

入金確認漏れや支払漏れが起こる理由は、人的なミスもあれば、処理の仕方に問題がある場合もあります。

例えば、取引先から受け取った請求書が、担当者の机にある書類の山に埋もれていたケースなどは完全に人的ミスです。これに関しては、受け取った請求書は未処理専用のトレイに入れ、一定期間の間に全てを確認して経理に渡すなりすれば簡単に解決します。要は人の意識の問題だということです。

次に処理の仕方に問題があるというのは、何枚もの請求書をただファイリングしているだけであったりした場合、1枚ずつそれを見ながら確認や支払処理をしているとミスが起きやすいということです。それらが一覧表としてまとめられていればミスの確率が減少します。

販売管理システムを活用する

小規模向けの安価な販売管理システムであっても、回収予定や支払予定を一覧表で見ることができます。それは、売上伝票や仕入伝票を入力することにより、各取引先別の締日と回収・支払予定日を見て一覧表に出力しています。それを見ることにより、得意先からいつ入金があるのか、仕入先にいつ支払をしなければいけないのかを一目で確認することができますので、伝票入力を行っていれば漏れることはありません。

また、ここで入力された各伝票は、会計システムと連携させれば二度手間になることはありません。

入金一覧・支払一覧を作成する

小規模な事業者となると販売管理システムを導入していない事業者もあります。その場合、Excelなどにて入金一覧や支払一覧を作成しておくと良いでしょう。また、作成の仕方によってはそれを会計システムに仕訳として取り込むことも可能なケースもありますので、会計システムがExcelなどのファイルを読み込んでくれる仕様のものであれば、それに沿った一覧表を作成しておくと便利です。期日管理が出来ない会計システムであっても、摘要欄やメモ欄などはあるはずですから、期日はそこに連携させるようにすれば大丈夫です。

※入金・支払の管理（期日管理）機能が備わっている会計システムを導入されているのであれば、それに付属している一覧表を出力すれば良いです。

いかがでしょうか？手間に感じるかもしれませんが、これらのことを行うことによってミスが減少するのであれば、会社としての予定をくるわせずに済んだり、取引先に迷惑（信用問題）をかけなくて済んだりもしますので、決して無駄な作業にはならないはずです。