会社法296条（株主総会の招集）
1．定時株主総会は、毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならない。

会社法318条（議事録）
1．株主総会の議事録については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、中小・零細企業の場合、株主総会というイメージはあまりないかもしれませんが、株式会社である以上、1人社長の株式会社であってもそれは存在します。

そして、それが開催されるタイミングと議事録の保管も必要になってきます。

株式会社における決算申告と株主総会

よくある間違いとして多いのは、決算申告後に株主総会を開催するケースです。

（実態は株主総会議事録のみ作成して終わりのところが多いとは思いますが、その株主総会議事録の日付も決算申告後になっている。）

本来、決算申告は株主総会の承認を得てからの申告になりますが、上場企業などが行う株主総会が6月などに行われることで間違った認識をしてしまっているものと思われます。

上場企業の場合、『申告期限の延長の特例の申請』をしています。

（納付（納税）には延長の特例はありません。）

それにより、決算申告後に株主総会が開催されているように見えてしまうだけです。

決算申告と株主総会のタイミングとは別に、株主総会議事録の作成を毎回行わない株式会社も多いのではないでしょうか。

これは、役員改選や役員報酬決議の時に限らず、決算報告書の承認のみしか決議事項がない場合であっても必要になります。

従って、毎事業年度終了後に開催される定時株主総会の議事録は必ず作成されるものとなります。

ただし、これらを省略可能なケースもあります。

会社法300条（招集手続の省略）
株主総会は、株主の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができる。

会社法319条（株主総会の決議の省略）
1．取締役又は株主が株主総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき株主（当該事項について議決権を行使することができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなす。

会社法320条（株主総会への報告の省略）
取締役が株主の全員に対して株主総会に報告すべき事項を通知した場合において、当該事項を株主総会に報告することを要しないことにつき株主の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該事項の株主総会への報告があったものとみなす。

その他、旧商法の時には必要であった『議事録の記名・押印』に関しては、会社法上は義務ではありませんが、自社の定款上でどのように定めているかによります。

ちなみに、『株式会社は、株主総会の日から十年間、議事録をその本店に備え置かなければならない』（会社法318条2項）とされています。

＜e-Gov電子申請とは＞

電子申請とは、現在紙によって行われている申請や届出などの行政手続を、インターネットを利用して自宅や会社のパソコンを使って行えるようにするものです。
e-Gov電子申請システムは、各府省が所管する様々な行政手続について申請・届出を行うことができます。複数の府省へ申請・届出を行う際など、e-Gov電子申請システムを利用すると、まとめて申請・届出を行うことができ、便利です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

皆さん、『e-Gov電子申請』というものをご存知でしょうか？

税務申告などにおいては『e-Tax』や『eLTAX（PCdesk）』というものがありますので、それを使って電子申告などが行えるわけですが、社会保険における『報酬月額算定基礎届』であったり『賞与支払届』関連のの届出書類を電子的に行う場合、行政的には『e-Gov電子申請』というものが用意されています。

しかし、この『e-Gov電子申請』の昨年における普及率はわずか9%程度で、有効活用されるにはほど遠い数字となっています。

では、何故これほどまでに普及しないのでしょうか？

e-Gov電子申請が普及しない理由

まず1つ目の理由として、大手企業などの場合は社会保険関連の書類を電子申請する際に専用ソフトを使って行われていることが多いです。

給与システム内に電子申請の機能もあったりすることが多いため、特別他のものを必要としません。

では、中小・零細企業の場合はどうか？

大手企業などと同じように、給与システム内の機能にて行っているところもあるでしょうが、送られてきた書類に手書きし、それを返送しているところも多いのではないでしょうか。

その理由として考えられるのが、

１．e-Gov電子申請の存在を知らない

２．e-Gov電子申請が非常に使いづらい

３．税理士・社労士にお任せ

この3つのいずれかになるでしょう。

ここで問題なのは２の『e-Gov電子申請が非常に使いづらい』という理由です。

例えば、『報酬月額算定基礎届』に関しては『社会保険届書作成』というプログラムとあわせて行うことで提出の前段階までは簡単に作成ができるのですが、それを提出する『電子申請』部分、つまり『e-Gov電子申請』部分において非常に分かりづらいものとなっていることが普及の妨げになっている気がします。

様式変更時における様式違いにおいてもアラート（警告）を出すこともなく申請ができてしまったり、電子署名しなければいけないものと電子署名をしなくてもよいものなどの画面遷移がわかりづらいものであるにも関わらず、そこでもアラート（警告）を出すことなく申請ができてしまいます。

しかし、このような状態で申請そのものは完了したとしても、数日経過した後に『返戻通知』が届いたりします。

これでは結果的に提出期限に間に合わないことも出てきたりしますので、結局書面を返送した方が早いのでは？という見解になってしまうと思われます。

とは言え、問題が起きなかった場合においてはそれなりに便利なものでもあります。

役所に行かず、時間・場所を選ばす24時間申請可能で、ペーパレスな運用も可能になりますので、使いやすいものとして配慮されたシステムに改修を加えたことを想定した場合にはお勧めなものにもなり得ます。

是非、中小・零細企業のために良いものへ変化させていただきたいものです。

金銭が絡むこと、つまり、債権債務に関する事は最終的には合意書などを作成することが

お互いのためになります。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

冒頭で書きました合意書などのお話しは、人によってはあまり良いイメージを持たない

かもしれません。

しかし、本来まともな取引関係にあるのであれば、双方のことを考えて書面に残すことを

選択することが正しいと考えます。

例えば、双方の認識の違いにより、仕入先から請求書が届き担当者が計上してしまった。

しかし、それは勘違いであったことが後々双方の話し合いによって判明した。

そんなケースの場合、お互いが勘違いであったことが認識されたからそれで良いのでは？

という終わり方をしてしまうケースがほとんどかと思います。

しかし、その時のそれぞれの担当者が退職してしまい、また同じ話しが再燃したら

どうでしょうか？

余計に話しがややこしい話しに変化してしまうと思いませんか？

そんなことになってしまっては、せっかく築き上げた関係が悪くなってしまいます。

だとするならば、間違っていたことが判明した時点でそれを書面にしておくことが先々の

お互いのためになると思いませんか？

それは信頼関係が構築された間であれば理解されるはずのものです。

また、債権債務の関係は会計帳簿にも関係してきます。

期をまたいでいた場合には、何故前期に計上されたものを修正益（損）とするのか？

の理由が明確になりません。

そうなるとそれを明確にしておくのは書面の記録とお互いのサインになります。

そういったことからも言えるように、お互いのことを考えて合意書などの書面を

残していくことをお勧めします。

また、金銭が絡む債権債務に限らず、取引先との良好な関係を保持し続けるためにも、

他の取り決めごとにおいても覚え書などを作成されることが良いでしょう。