皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

iOS 12と同時にリリースされた『ショートカット』というアプリ、複雑な操作をボタン1つで実行できるようになるという便利なアプリです。

今日はそれをご紹介します。

iOS12から登場したショートカットアプリ

この『ショートカット』というアプリは、iOS 12が使えるデバイスであればApp Storeからインストールすることで使えます。

これをインストール後に起動すると、ショートカットを作成していくことになりますが、1つはライブラリにてカスタマイズ、1つはギャラリーからテンプレートのようなものを選択して作成していくことになります。

ライブラリを選択した場合、

・Web（RSSの取得やGiphyの検索、URL指定）

・カレンダー（イベントの追加・取得やリマインダーの追加・取得）

・スクリプティング（入力の要求、メニューの選択など）

・テキスト（テキストを次のアクションに渡す）

・ヘルスケア（ヘルスケアアプリへのデータインポートやワークアウトの追加）

・マップ（現在地の取得や近くの店舗・企業の検索など）

・ミュージック（曲の取得やプレイリストの取得、音楽検索）

・共有（クリップボードの取得やメッセージ送信）

・写真とビデオ（写真・ビデオの取得やスクリーンショットの取得、オーディオ録音など）

・書類（Evernoteからノートを取得）

・連絡先（電話番号やメールアドレスを次のアクションに渡す）

といったものを組み合わせてショートカットが作成できるようになっています。

また、ギャラリーを選択した場合、

・ショートカットを他のAppで実行

・必須のショートカット（自宅への経路、ファイルのダウンロード、次のイベントまでの経路、位置情報を共有など）

・朝の日課（何時までに自宅を出る必要があるか？、勤務先到着時のリマインダーなど）

・クイックショートカット（スピードダイヤル、位置情報を共有など）

・その他、カレンダーに記入など

といったテンプレート的なものが用意されています。

また、これらを『Siri』に追加しておくことで、音声で実行できるようにもなります。

使いこなせば便利なツールかと思いますので、一度使ってみると良いでしょう。

ご参考までに。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

以前にもこのブログでお勧めしたかもしれませんが、業務関連の書類は出来るだけ電子化してしまった方が良いです。

例えば、請求書一つにしても、印刷して封入し、郵送していてはコストも手間もかかります。

そこで、今日は業務関連書類の電子化のススメです。

業務関連書類を電子化する

前述した通り、請求書だけでも電子化し、PDFファイルを添付して先方にメールで送ったり、専用サイトを設け、そこから請求書をダウンロードしてもらうようにすれば、従来のアナログ的な請求書発送業務に比べて効率もアップします。

日本の商習慣上、なかなか取引先に認めてもらえないケースもあるかとは思いますが、どのような方法がお互いにとって合理的なものなのかを話し合えば、ある程度は相手も理解を示してくれるのではないでしょうか。

また、逆に言えば仕入先からもらう請求書に対しても同じように理解を示してあげる必要も当然あります。

技術がこれだけ進歩している世の中で、いつまでもアナログな方式にこだわっていては業務効率は上がらず、コスト削減にも壁ができてしまいます。

それらを改善するためにも、可能な限り業務関係の書類を電子化されることをお勧めします。

しかし、それは電子帳簿保存には対応しないものとなります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

請求書の電子化が普及している背景として『e-文書法』というものがあります。

これは、簡単に言えば『法律上保存を要する文書は紙以外に電子データ保存してもよい』ということを定めているものです。

従って、e-文書法においては例外を除いてどの書類も電子化して良いものとされています。

電子化が可能な代表的な文書

e-文書法において電子化が可能な代表的な文書として以下のような文書があります。

会計帳簿

証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し）

振替伝票

営業報告書

財産目録

事業（業務・事務）報告書

付属明細書

組合員（会員、加入員）名簿

議決権行使書

規約等

資産負債状況書類

社債権者集会議事録・謄本

社債原簿・謄本

総会議事録（創立総会含む）

取締役会議事録

定款

など

e-文書法の例外となる文書

e-文書法においてどの書類も電子化して良いと言っても以下の例外があります。

１．緊急時に即座に確認する必要があるもの：船舶に備える安全手引書など

２．現物性が極めて高いもの：免許証、許可証など

３．条約による制約があるもの

４．その他（国税関係書類など）

この中で、請求書は国税関係書類に含まれていることから電子帳簿保存法の制限を受けることになります。

つまり、電子化保存においてはデータが改ざんされていないことを担保しなければいけないため、電子署名とタイムスタンプを付与することが必要になります。

そうでない場合、受け取る側の企業は請求書を印刷して保存する必要があります。

全ての意味で請求書を電子的のみで完結させようとした場合、電子署名などを付与するコストや手間がかかってくることになりますので、現状の実態としては受け取る側の企業にて印刷をしていただいている例がほとんどであると思われます。