削除にいたるまでの中で絶対に必要になることは何なのか？

（上記画像引用元：国税庁のページを一部加筆しております。）

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

上記の画像は給与所得者の扶養控除等（異動）申告書ですが、平成28年分からは

おそらく画像のような様式になる予定です。

そうなると、これはさすがに紙で保管されることが大半であると想定されます。

また、マイナンバー制度においてあってはならないものは特定個人情報の漏えいです。

では、個人番号の収集から廃棄・削除までの間において一番どこがリスクが高いのか？

やはり保管中における特定個人情報の漏えいではないでしょうか。

この部分がマイナンバー制度において一番のキーポイント、鍵となる部分です。

つまり、預っている個人番号は厳重保管し、絶対に漏えいさせないということ。

そして、マイナンバー制度のガイドラインの中に物理的安全管理措置を講じることが

明記されていますが、これはアナログ媒体で考えると鍵で施錠するということです。

そうすると、個人番号を家族分も含めて記載しなければいけなくなる、給与所得者の

扶養控除等（異動）申告書など、紙の媒体の場合においては鍵で施錠された

キャビネットなどの箱物内に保管するということになります。

つまり、どの事業者においても最低限やらなければならないことは、預った個人番号

が記載されている紙媒体を鍵の付いたところで厳重な保管をしなければいけません。

結果として、全事業者が共通して必須となってくるマイナンバー制度の鍵とは何か？

となった場合、紙媒体を保管する際の鍵ということになるのではないでしょうか。

参考までに、マイナンバー制度に関して以前掲載した記事もご覧ください。

↓

＞＞マイナンバー制度を確認する

＞＞マイナンバー制度の流れと概要

＞＞マイナンバー整備の委託に注意

されますが、そのマイナンバーの整備を外部委託する際には注意が必要です。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

中小・零細企業においては大手企業ほどマイナンバー制度に対して投資をできる

余裕がありません。

その際、マイナンバーの整備に関して外部委託するところが増えてきていますが、

委託先のセキュリティは大丈夫でしょうか？

今回の特定個人情報においては、従来の個人情報にあった５，０００名以上の

情報保有の場合のみ発生する『個人情報取扱事業者』としての厳格管理とは違い、

件数に関わらずマイナンバー法で各種義務が発生します。

また、それを委託した場合において、委託先でトラブルが発生してしまった場合、

委託先の責任だけでは済みません。

委託元は、委託先を監督する義務が有るため、監督責任を問われることになります。

委託先は事務所全体に警備会社のセキュリティがかけられていますか？

スタッフルーム内へはIDカードなどでのセキュリティ認証が行われていますか？

預り書類を保管するキャビネットは鍵がついているものでしょうか？

コンピュータのセキュリティはどうなっているのか聞かれましたか？

などなど、委託先が何故安全であるか？の確認を行った上で委託先を決める

べきであって、『マイナンバーの整備を請負います！』といったような表面的な

謳い文句だけの業者であるか否かをよく見極める必要性があります。

トラブルに巻き込まれる前に、よく考えた上で外部委託を検討してください。

業務コンサルタントの高橋です。

先日、『マイナンバー制度を確認する』の記事にてマイナンバー制度の触りの部分だけ書かせて

もらったのですが、まだまだ現場に浸透していないようですので、別のブログでも書かせて

もらった、『マイナンバー制度やることリスト！』と同様の内容＋追記分ですが、復習を兼ねて

書かせてもらいます。

マイナンバーの管理は内閣府よりガイドラインが出ていますが、流れとしては以下のように

なります。

１．取得

２．安全管理措置等

３．保管

４．利用

５．提供

６．開示・訂正・利用停止等

７．廃棄

このような流れになります。

取得は、従業員などから個人番号を預かる時のことで、従業員などに対して利用目的を

特定して明示し、正しい番号であることの確認と、正しい持ち主であることの確認が必要

となります。

従業員などに対する明示は、就業規則などに記載しておくことが無難かもしれません。

正しい番号であることの確認と、正しい持ち主であることの確認は、個人番号の写しと

身分証明書を提示してもらうことを意味しています。

安全管理措置等に関しては、基本方針の策定や取扱規定等の策定をはじめ、

人的、物理的、組織的、技術的な安全管理措置を取らなければいけません。

物理的とは？場所のことで、特定個人情報等を取り扱う場所に望ましいのは個室です。

しかし、どの企業も個室が用意できるわけではありませんので、取扱い場所は壁側にし、

パーティションで囲い、パソコンにはシールド措置をすることが良いです。

人的、組織的とは？監督者や担当者への教育はもちろんのこと、組織内でも担当は部署

全体ではなく、できるだけ個人を特定することが望ましいです。

技術的とは？特定個人情報等にアクセスする際のセキュリティ的なところになります。

外部からの不正アクセス対策や情報漏えい対策、社内でもアクセス制御とアクセス者の

識別や認証を設けるということが重要です。

保管・利用・提供に関して、利用は社会保障と税の事務手続きのみ個人番号の利用が可能

ということで、それに必要な事務処理をする範囲のみ特定個人情報のファイルを作成できます。

それ以外は不可です。

提供にも制限があります。行政機関、健康保険組合などに提供することは可能ですが、

法的人格を超えて提供することはできません。

グループ会社間においても個人番号の提供はできず、新たに所属したグループ会社にて

再度個人番号を提出してもらうことになります。

廃棄に関しては、個人番号は必要なくなれば廃棄をするということなのですが、従業員などが

退職したら廃棄ということではありません。

法定の保存期間がありますので、それを経過した段階にて、できるだけ速やかに廃棄する

ということになります。

この時、個人番号が廃棄された記録も残す必要があります。

以上のような感じになるのですが、下記に内閣府作成資料のリンク先を記載しておきますので、

そちらも一度目を通してみてください。

＞＞『マイナンバー 社会保障・税番号制度がはじまります』by 政府広報｜内閣府

（PDFファイル資料 10.4MB）