＜e-Gov電子申請とは＞

電子申請とは、現在紙によって行われている申請や届出などの行政手続を、インターネットを利用して自宅や会社のパソコンを使って行えるようにするものです。
e-Gov電子申請システムは、各府省が所管する様々な行政手続について申請・届出を行うことができます。複数の府省へ申請・届出を行う際など、e-Gov電子申請システムを利用すると、まとめて申請・届出を行うことができ、便利です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

皆さん、『e-Gov電子申請』というものをご存知でしょうか？

税務申告などにおいては『e-Tax』や『eLTAX（PCdesk）』というものがありますので、それを使って電子申告などが行えるわけですが、社会保険における『報酬月額算定基礎届』であったり『賞与支払届』関連のの届出書類を電子的に行う場合、行政的には『e-Gov電子申請』というものが用意されています。

しかし、この『e-Gov電子申請』の昨年における普及率はわずか9%程度で、有効活用されるにはほど遠い数字となっています。

では、何故これほどまでに普及しないのでしょうか？

e-Gov電子申請が普及しない理由

まず1つ目の理由として、大手企業などの場合は社会保険関連の書類を電子申請する際に専用ソフトを使って行われていることが多いです。

給与システム内に電子申請の機能もあったりすることが多いため、特別他のものを必要としません。

では、中小・零細企業の場合はどうか？

大手企業などと同じように、給与システム内の機能にて行っているところもあるでしょうが、送られてきた書類に手書きし、それを返送しているところも多いのではないでしょうか。

その理由として考えられるのが、

１．e-Gov電子申請の存在を知らない

２．e-Gov電子申請が非常に使いづらい

３．税理士・社労士にお任せ

この3つのいずれかになるでしょう。

ここで問題なのは２の『e-Gov電子申請が非常に使いづらい』という理由です。

例えば、『報酬月額算定基礎届』に関しては『社会保険届書作成』というプログラムとあわせて行うことで提出の前段階までは簡単に作成ができるのですが、それを提出する『電子申請』部分、つまり『e-Gov電子申請』部分において非常に分かりづらいものとなっていることが普及の妨げになっている気がします。

様式変更時における様式違いにおいてもアラート（警告）を出すこともなく申請ができてしまったり、電子署名しなければいけないものと電子署名をしなくてもよいものなどの画面遷移がわかりづらいものであるにも関わらず、そこでもアラート（警告）を出すことなく申請ができてしまいます。

しかし、このような状態で申請そのものは完了したとしても、数日経過した後に『返戻通知』が届いたりします。

これでは結果的に提出期限に間に合わないことも出てきたりしますので、結局書面を返送した方が早いのでは？という見解になってしまうと思われます。

とは言え、問題が起きなかった場合においてはそれなりに便利なものでもあります。

役所に行かず、時間・場所を選ばす24時間申請可能で、ペーパレスな運用も可能になりますので、使いやすいものとして配慮されたシステムに改修を加えたことを想定した場合にはお勧めなものにもなり得ます。

是非、中小・零細企業のために良いものへ変化させていただきたいものです。

しかし、それも無限に抱えられるものではありません。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

とある事務所にお邪魔した際、同じ系統のシステムが複数稼働していました。

これは、相手先との問題もあってやむを得ないことだったりするのですが、それをある程度は集約してまとめてしまう方が当然効率は良くなります。

システムの一元化

システムがバラバラになっていることにより、一つの流れが作りにくい状態になってしまいます。

もちろん、流れを作る方法はありますが、それは最終的なところにたどり着くまで、複数の方法が混在することになります。

そのため、ミスも増える可能性はありますし、当然ながらコストパフォーマンスも良くありません。

システムのリプレイス

これらを一つにまとめ、一番効率の良いものにしたい場合においては、思い切ってメインシステムをリプレイスしてしまうのも一つの手です。

先行投資にはなりますが、その方がずっと生産性が向上する可能性が高いことが多いです。

かなり抽象的に書いてしまいましたが、こういったケースが多いのは税理士、社労士などの士業に多いです。

やむを得ないケースもあったりしますので絶対ではないですが、これらのようにシステムを複数抱えて管理していくのは非常にもったいない話しでもあります。

また、相手先である顧問先に対してでもメリットがあればシステムは変更できるはずです。

システムはできる限りシンプルに一元化し、可能な限りアナログな要素を取り除いた状態で進められるのが一番良いです。