皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

先日、ある基幹業務システムメーカーの方に電子帳簿保存の導入状況をお聞きしてみたところ、ユーザーの電子帳簿導入率は20%程度という回答が返ってきました。

また、自社においても全て電子帳簿保存対応をしているわけではないということでした。

電子帳簿保存は一部でも良い

電子帳簿保存に関しては、全てを対応させるとなるとメリットがあるかどうかに疑問が残るところですが、それが一部だけであればメリットが出せる可能性が高いです。

また、電子帳簿保存の申請は下記の3つに分かれおり、その一部だけを取り入れることもできます。

１．国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

　　仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売上帳・仕入帳など

２．国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請

　　納品書（控）・送り状（控）・見積書（控）・請求書（控）など

３．国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

　　納品書・請求書・領収書など

例として、２の国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請を提出し、自社が発行した見積書・納品書・請求書の控えだけを電子帳簿保存に対応させることもできます。

もちろん、仕訳帳や総勘定元帳だけを電子帳簿保存に対応させることもできます。

真実性と可視性の確保

電子帳簿保存に対応させるには一定の要件を満たしている必要があります。

例えば、請求書の控えなどを電子帳簿保存に対応させようとした場合、電子計算機処理システムの開発関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けや、そのシステムが稼働している電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタとこれらの操作説明書の備付けがあり、画面や書面で速やかに出力できるようにしてあること、検索機能が確保されていることがあります。

会計帳簿に関しては、これらに加え、修正・削除履歴と帳簿間の関連性が確認できることが要件として加わります。

難しく書いていますが、昨今販売されている基幹業務システムであればどれも対応しているはずです。

請求書の控えだけを電子帳簿保存対応させたとするならば、印刷不要、ファイリング不要、手間に加えて印刷にかかるコストも削減されることになりますのでお勧めです。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

中小企業の中でも、小規模事業者のITに対する考え方として、未だにその必要性を感じていないというのは非常に多く感じます。では、小規模事業者は何故そのように考えるのでしょうか？

ITの必要性を感じなり理由

小規模事業者がITに対して必要性を感じない理由として、自社の業務がシンプルであることがあります。また、ある程度の必要性を感じていても、投資コストに対するハードルが高いと思っている方も多くいらっしゃいます。
しかし、それとは逆にたった一人で商いをされている事業者であってもITに対しては重要性を感じている方がおられるのも事実です。その違いは何なのでしょうか？それは単なる思い込みです。

ITに対する間違った思い込み

例えば、手書きの納品書や請求書を作成するにあたり、必要な内容を書き込み、金額などの計算をするのに電卓をたたく。そしてこれを完成させるまでにどれくらいの時間がかかるでしょうか。もしこれが、パソコンに向かって必要事項は選択するだけ、数量や金額は打ち込むだけで合計は自動計算されて納品書が完了する。さらに、請求書を発行する時は納品書の内容が自動で反映される。これだけでも随分時間短縮につながります。
業務がシンプルであったとしても、最低限の流れは存在しますが、それに対して自分で勝手に変わらないものと思い込んでいるだけなのです。
また、投資コストに関するハードルに関しても同じです。そういったシステムは高いものという思い込みがあるだけで、自社が投資可能な範囲のローコストなものを選択すれば決してハードルは高くありません。

人材不足とリテラシーの問題

その他の問題点として、ITになれている人材が不足していることであったり、ITリテラシー（活用能力）が不足していることが上げられますが、このような問題に対してIT活用に積極的な事業者は、私どものようなITコンサルタントと連携してIT化を進めているところもあります。
そして、少しずつ内部の人材を育成することにも取り組んでいるのです。

意識が高いほど改善される

経済産業省（中小企業庁）の調査結果を見ていると、ITの活用を重要な経営課題であるとして重要視している事業者ほど良い結果が生まれています。しかし、残念なことに中小企業におけるその割合は低いものとして出ています。
中小企業が元気になるためにも、今一度自社の棚卸をし、無理のないIT投資によって業務改善を図ることが最も重要な課題であると考えます。