＜e-Gov電子申請とは＞

電子申請とは、現在紙によって行われている申請や届出などの行政手続を、インターネットを利用して自宅や会社のパソコンを使って行えるようにするものです。
e-Gov電子申請システムは、各府省が所管する様々な行政手続について申請・届出を行うことができます。複数の府省へ申請・届出を行う際など、e-Gov電子申請システムを利用すると、まとめて申請・届出を行うことができ、便利です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

皆さん、『e-Gov電子申請』というものをご存知でしょうか？

税務申告などにおいては『e-Tax』や『eLTAX（PCdesk）』というものがありますので、それを使って電子申告などが行えるわけですが、社会保険における『報酬月額算定基礎届』であったり『賞与支払届』関連のの届出書類を電子的に行う場合、行政的には『e-Gov電子申請』というものが用意されています。

しかし、この『e-Gov電子申請』の昨年における普及率はわずか9%程度で、有効活用されるにはほど遠い数字となっています。

では、何故これほどまでに普及しないのでしょうか？

e-Gov電子申請が普及しない理由

まず1つ目の理由として、大手企業などの場合は社会保険関連の書類を電子申請する際に専用ソフトを使って行われていることが多いです。

給与システム内に電子申請の機能もあったりすることが多いため、特別他のものを必要としません。

では、中小・零細企業の場合はどうか？

大手企業などと同じように、給与システム内の機能にて行っているところもあるでしょうが、送られてきた書類に手書きし、それを返送しているところも多いのではないでしょうか。

その理由として考えられるのが、

１．e-Gov電子申請の存在を知らない

２．e-Gov電子申請が非常に使いづらい

３．税理士・社労士にお任せ

この3つのいずれかになるでしょう。

ここで問題なのは２の『e-Gov電子申請が非常に使いづらい』という理由です。

例えば、『報酬月額算定基礎届』に関しては『社会保険届書作成』というプログラムとあわせて行うことで提出の前段階までは簡単に作成ができるのですが、それを提出する『電子申請』部分、つまり『e-Gov電子申請』部分において非常に分かりづらいものとなっていることが普及の妨げになっている気がします。

様式変更時における様式違いにおいてもアラート（警告）を出すこともなく申請ができてしまったり、電子署名しなければいけないものと電子署名をしなくてもよいものなどの画面遷移がわかりづらいものであるにも関わらず、そこでもアラート（警告）を出すことなく申請ができてしまいます。

しかし、このような状態で申請そのものは完了したとしても、数日経過した後に『返戻通知』が届いたりします。

これでは結果的に提出期限に間に合わないことも出てきたりしますので、結局書面を返送した方が早いのでは？という見解になってしまうと思われます。

とは言え、問題が起きなかった場合においてはそれなりに便利なものでもあります。

役所に行かず、時間・場所を選ばす24時間申請可能で、ペーパレスな運用も可能になりますので、使いやすいものとして配慮されたシステムに改修を加えたことを想定した場合にはお勧めなものにもなり得ます。

是非、中小・零細企業のために良いものへ変化させていただきたいものです。

マイナンバーの管理をするのにもいつくかの方法がありますが、今日はその方法に

関して、おさらいを兼ねてご紹介します。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

マイナンバー制度への対応準備はまだまだ進んでいないように思えます。

そこで、管理方法の選択肢としてはどのようなものがあるのか？を、まとめてみます。

クラウドサービスを利用する

いつくかのメーカーが、ウェブを介してデータセンターにて厳重保管するサービスを

出していますが、個人番号の収集に関しても、スマートフォンを利用した収集が主と

なっていますので、収集の段階から安心なサービスと言えます。

私が最近知ったサービスでは、マネーフォワード社が提供する『MFクラウドマイナンバー』

というクラウドサービスがあります。

無料のお試しプランがありますので、それにて確認してみてから契約すると良いでしょう。

また同社に限らず、こういったクラウドサービスと給与システムの両方を提供している

メーカーの場合、マイナンバー管理と給与システムの連携が可能になっていますので、

必要な時に連携させて利用することができます。

そういった連携まで行える状態ならば一番理想的な方法かもしれません。

既存の給与システムで対応

各業務システムメーカーにおいても、給与システム内に個人番号を保管できるように

機能を追加してリリースされます。

しかし、この場合においては給与システムが入っているパソコンをインターネット

環境と切り離して運用されることが無難と言えます。

しかし、アルバイトなどを含めて保管する人数の多い事業者などはこの方法に

落ち着くのではないでしょうか。

このような場合、各事業所（店舗）などからの個人番号収集として、Excelブックなど

を配付し、それを本社で収集して、給与システムにインポートすることになるのでは

ないでしょうか。

Excelで管理をする

当面の利用に関しては源泉徴収票の発行に際してか、社会保険関連の書類での

利用になりますから、その時だけExcelから個人番号を転記することになります。

Excelの個人番号部分のセル表示はアスタリスクにしてしまい、Excelブック

そのものはパスワードで保護し、保管されているパソコンなどもセキュリティを

保つことが必須です。

もちろん、保管されているパソコンなどはインターネット環境から切り離して

運用されることが無難でしょう。

しかし、給与システムを導入している事業者であれば、この方法を選択する

意味はあまりないと言えます。

セキュリティボックスの利用

今朝の新聞で、顔認証付の大型耐火金庫を導入された事務所さんが紹介されて

いました。開錠するには登録された担当者の顔が認証されないと開かず、火災

の際には2時間まで耐えられる耐火金庫のようでした。

しかし、ここまでは非常にコストがかかりますので、セキュリティのかかった

キャビネットなどの利用になるでしょう。

書類のことを考えると、この部分はどの事業者も必須のアイテムになるでしょう。

筆者の場合は？

私の場合は弊社の人数が少ないこともあり、電子的な保管先としては

クラウドサービスを現在テストしています。

また、紙の保管先としては、別途契約している保管先への保管を予定しています。

最後に、今後の流れを参考までに書いておきます。

• 2015年10月5日：12桁の個人番号と通知カードの郵送先が確定
• 2015年10月中旬～11月：各市区町村から通知カードを簡易書留で順次郵送
• 2016年1月以降：各市区町村窓口にて個人番号カード交付、マイナンバーの活用開始

バラバラの状態で構築されていることはないですか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

販売管理システム、会計システム、給与システムなど、各業務システムは単独で

使われて終わっているケースがありますが、皆さんのところはいかがですか？

必ずしもERPと呼ばれる統合型基幹業務システムを導入する必要があるという話し

ではないのですが、せっかく導入している各業務システムをもっと連携させる

ことくらいはしても良いかと思います。

例えば、販売管理システムから売上・仕入に関するデータを会計システムに

仕訳として連携させるとか、給与システムから月々の給与に関するデータを

会計システムに仕訳として連携させるとか。

これが、各業務システムから紙の状態で印刷されて会計システムに手入力

するのと、例のように各システムから会計システムに仕訳として連携させる

のでは随分掛かる手間が変わってくると思いませんか？

要は、各業務システムの繋がりを考えた業務システムの導入を行わないと、

それすら見過ごしてしまうことにもなります。

何故ならば、インシデントが発生しているわけではないからです。

業務システムを導入する際、自社に必要なものには何があるのか？を、

社内会議でホワイトボードに書き出し、どの部分に繋がりを持たせる

と効率的なのか？を、絵にして考えてみてください。

そこに、先々発生する可能性のあるものも書き足してみてください。

それらを考慮し、先を見据えた業務システム構築をされることをお勧めします。