皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いた状態の中小企業は私が知っている企業にも存在します。

しかし、これはどこから見ても無駄のある状態です。

勤怠のExcel集計は無駄だらけ

ある企業を覗いてみると、従業員は日々紙のタイムカードに出退勤が印字されるだけのものを使い、勤怠の集計作業は社長の奥様が夜な夜な『Excel』を使って集計作業をし、それを税理士さんなどに送って給与計算をしてもらっています。

これは非常に大きな無駄です。

税理士さんに給与計算を行ってもらう部分はそれでも良いと思いますが、紙のタイムカードからの集計作業を『Excel』で行っていることに無駄があります。

昨今においてはタイムレコーダーもデータが抽出できるものも多く販売されており、それすらなくても出退勤の管理ができるものも多く販売されています。

しかも、それは高額なものではなく、10万円程度投資すれば有名メーカーのものが購入できてしまうくらいです。

前述のように社長の奥様が夜な夜な『Excel』を使って集計作業を行い続けた場合、人件費に換算するといったいいくらの無駄があることでしょうか。

そこから考えれば10万円程度の投資額はあっという間に回収できてしまうことは一目瞭然です。

それを導入することにより、従業員の勤怠集計はソフトウェアが自動で行ってくれるわけですから、そのデータを税理士さんに渡せば良いだけになる。

つまり、夜な夜な行っていた『Excel』での集計作業がいらなくなるわけです。

さて、それでも今後も『Excel』での集計作業を継続されますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

1人で起業したり、従業員を含めても片手以内の零細企業・小規模事業者であればコストを掛けずに使用できる業務系システムがあります。

今日はそれをご紹介します。

無料のクラウド型業務システムとは

コストを掛けずに使用できる業務系システムがありますと申し上げたのは、フリーウェイジャパンという東京の会社がサービスを行っている『フリーウェイシリーズ』というもののことで、販売管理、経理、給与計算、税務など、すべて一定の条件下においては無料で使用できます。

ただし、操作サポートなどがないため、サポートが必要な方にとっては少々厳しい可能性もあります。

では、これらのシステムはどの程度無料で使用できるのでしょうか？

無料で使用できる範囲

無料で使用できる範囲としては以下のような感じになります。

＜フリーウェイ販売管理＞

機能的には売上、請求、入金のシンプルなもので、年間の伝票数が1,000までであれば無料で使用できます。

また、次に紹介する無料の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ経理Lite＞

出納長と仕訳形式でのデータ入力ができ、合計残高試算表、仕訳日記帳、総勘定元帳などから決算書（勘定式のみ）まで、一通りの経理業務が無料で使用できます。

また、前述の販売管理システム、次に紹介する給与計算システムと連動が可能です。

＜フリーウェイ給与計算＞

従業員数5人までであれば無料で使用できます。

機能的には一般的な給与計算ソフトの機能と同じような機能があり、賞与計算、所得税改正や社会保険改定、年末調整まで行え、有料の『フリーウェイマイナンバー』と連動させれば、マイナンバー対応帳票への個人番号などの印字も可能になります。

※　フリーウェイマイナンバーは、管理するマイナンバー数10個ごとで月額800円掛かります。

また、前述の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ税務＞

これは少々難しいかもしれませんが、法人税の申告書作成が無料で行えるものです。

法人税、復興特別法人税、地方税、勘定科目内訳明細書、事業概況説明書、消費税など、別表は限られたものではありますが、必要最低限のものであれば無料で作成可能です。

ただし、電子申告のみの対応ですので、印刷しての申告書対応はしていません。

＜その他＞

その他、『フリーウェイタイムレコーダー』、『フリーウェイ顧客管理』が一定の条件下で無料で使用できます。

※　フリーウェイタイムレコーダーは、別途ICカードリーダー代などが掛かります。

永久に無料の業務システムで良いとは思いませんが、創業1年目・2年目あたりはこういったもので様子見してみるのも良いでしょう。

業務コンサルタントの高橋です。

よく、販売管理・財務会計・給与計算などの業務システムに関して、どこのメーカー

のものがいいのか？と聞かれることがあります。

必要な要素として、

１．担当者が使いやすいものであるかどうか

２．管理者が得たい帳票が出せるかどうか

３．他システムとの連携はシンプルであるかどうか

４．コスト的に予算に合うかどうか

５．サポート体制がしっかりしているかどうか

６．バージョンアップが必要な時の料金などはどうなのか

７．その他etc…..

こんなことを基準に選定すれば良いのですが、それでも繰り返し聞いてこられる

方もいらっしゃいます。

正直なところ、量販店でも購入できる業務システムで自社の必要要件を満たす

のであれば、それでも全く問題ありません。

しかし、迷ってしまうのは実際にそのシステムを見ていないから迷ってしまう

ということもあります。

量販店でも購入できる業務システムには３０日程度の体験版が用意されている

ことが多いです。

それをパソコンにインストールして、実際に担当者がオペレートしてみる。

そして、管理者が必要な帳票を確認してみることです。

量販店で入手可能な業務システムでは必要要件を満たさない場合、システムの

展示会などに行けば実際にシステムを触って体験できたりします。

労をおしまず自分の目で見て確かめるのが一番です。