皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

2005年に改正された電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を一定の要件の下でスキャナを使用して保存することが認められるようになっていたわけですが、要件のハードルが高いことからごく一部の企業でしか採用されませんでした。

しかし2016年、今年の1月1日からはその要件が緩和され、より多くの企業にて文書の電子化が普及していくことが期待されます。

2005年改正時のスキャナ保存

2005年改正時のスキャナ保存においては、以下のような要件が求められていました。

１．契約書・領収書のうち、3万円以上のものは紙による保存が必要

２．スキャンしたデータにタイムスタンプを付する必要

３．一定の解像度によるカラースキャンが必要

４．その他、原稿台と一体となったスキャナ使用の必要性など

2016年改正の要件緩和

前述したとおり、2005年当時の改正では要件のハードルが高かったため、2016年からは以下のように緩和されました。

１．契約書・領収書等の国税関係帳簿書類について金額要件が撤廃され、すべてがスキャナ保存対象

２．国税関係帳簿書類に係る『電子的記録等による保存制度の承認』が不要

３．スキャンしたデータへの電子署名が不要（タイムスタンプは必要）

４．見積書などの一般書類は大きさ情報の保存が不要になり、グレースケールでの読み取りも認める

ただし、スキャナ保存の要件が緩和される一方で、国税の納税義務の適正な履行を確保する観点から、『適正事務処理要件』を満たす必要があるとされています。

追加された適正事務処理要件

『適正事務処理要件』とは、企業における内部統制を担保するための『相互牽制』、『定期的なチェック』、『再発防止策』、この3つ事項が社内規定等において整備され、かつ社内規定に基づいて適切に実施されていることが条件となります。

以上のようにはなりましたが、スキャナは原稿台と一体であるものに限定されていることや、適用開始前3ヶ月までに申請をしなければいけないことなどに変更はありませんのでご注意を。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

先日、ある基幹業務システムメーカーの方に電子帳簿保存の導入状況をお聞きしてみたところ、ユーザーの電子帳簿導入率は20%程度という回答が返ってきました。

また、自社においても全て電子帳簿保存対応をしているわけではないということでした。

電子帳簿保存は一部でも良い

電子帳簿保存に関しては、全てを対応させるとなるとメリットがあるかどうかに疑問が残るところですが、それが一部だけであればメリットが出せる可能性が高いです。

また、電子帳簿保存の申請は下記の3つに分かれおり、その一部だけを取り入れることもできます。

１．国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

　　仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売上帳・仕入帳など

２．国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請

　　納品書（控）・送り状（控）・見積書（控）・請求書（控）など

３．国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

　　納品書・請求書・領収書など

例として、２の国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請を提出し、自社が発行した見積書・納品書・請求書の控えだけを電子帳簿保存に対応させることもできます。

もちろん、仕訳帳や総勘定元帳だけを電子帳簿保存に対応させることもできます。

真実性と可視性の確保

電子帳簿保存に対応させるには一定の要件を満たしている必要があります。

例えば、請求書の控えなどを電子帳簿保存に対応させようとした場合、電子計算機処理システムの開発関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けや、そのシステムが稼働している電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタとこれらの操作説明書の備付けがあり、画面や書面で速やかに出力できるようにしてあること、検索機能が確保されていることがあります。

会計帳簿に関しては、これらに加え、修正・削除履歴と帳簿間の関連性が確認できることが要件として加わります。

難しく書いていますが、昨今販売されている基幹業務システムであればどれも対応しているはずです。

請求書の控えだけを電子帳簿保存対応させたとするならば、印刷不要、ファイリング不要、手間に加えて印刷にかかるコストも削減されることになりますのでお勧めです。

単純に必要項目を並べ、それを印刷してお客様にご提示していませんか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書きました、『それを印刷してお客様にご提示していませんか？』は何ら普通の行為です。

しかし、本来やらなければいけないことはその前段階にあります。

採算計算シートの作成

見積書を作成する上で重要なのは、原価がいくらかかっていて粗利益がどれくらいあるのかまで見ることです。

これをちゃんと計算しながら見積書を作成しないと、その商売が採算的にあっているのかどうかがわかりません。

また、仕入先や外注先などに交渉すべきかどうかの判断もつかないはずです。

いまだに電卓をたたく人

これらの計算を行っているものの、計算はいまだに電卓をたたきながら行っている人も少なくありません。

この場合、電卓をたたき間違えたら当然計算結果は間違ったものになりますので、もう少しやり方を変えた方が良いです。

Excelで計算してしまう

何故ここで販売管理システムとかの話しをしないのか？

販売管理システムなどの場合、見積書を作成した段階で見られるものが合計での粗利益額になってしまうものが多いからです。

先に書きました通り、見積内容は明細レベルでチェックできるのが望ましいですので、明細項目に対して、見積額・原価・粗利益・利益率などが一目でわかるようなものの方がチェックしやすく、全体的なことを考えられます。

注：販売管理システムなどでもカスタマイズなどにてこれを行うことは当然可能です。

また、Excelであれば簡単な計算式で採算計算を行うシートが作成できてしまいますので、このフォーマットを1つ作成しておけば他の案件が発生しても項目や数字を埋めていけば良いだけになります。

是非一度お試しください。