皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

なかなか先が見えない状態にある『新型コロナウイルス感染症』ですが、今の段階では人が集まるところには行かないことが自身のためのみならず、全体のためでもあることは言うまでもありません。

それらを考慮し、『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している企業が増えてはいますが、この部署だけは結構ハードルが高いとも言えます。

紙の書類はテレワークを不可能にする

今、中小・零細企業、小規模事業者においても『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している事業者はありますが、その中でもそれを実施するのが困難な部署もあります。

経理部門です。

理由は簡単で、未だに『請求書』などの『紙の書類』を扱うことが多いからです。

しかし、これは解決できない問題でしょうか？

逆に言えば、今がそれらを変える良いチャンスかもしれません。

『請求書』はあればいいわけですから、取引先からPDFなどにして電子的に送信してもらえば済む話です。

もし慣習的な問題を止められないというのであれば今の時期だけでも一時的に変更してしまうことは可能なはずです。

これは従業員の経費精算などにおいても同じです。

『ワークフローがないからできない』などというのは単なる言い訳に過ぎず、それに代わるもので当面対処すれば良いだけの話ではないでしょうか。

通常は各従業員が紙に記入して押印し、上長に承認してもらった後に経理に回されるという流れであるならば、その紙はおそらくExcelなどのフォーマットは存在するはずです。

それを各従業員が電子媒体で所持し、入力したものを上長に電子的に送信する。

そして上長が承認したら経理担当者に電子的に送信する。

このようなことを行い、出勤しなければどうにもならない日数を減らすことは可能です。

つまり、出勤日数が減少した分リスクは軽減できるわけです。

『実施できない理由を探す』より『実施できる方法を探す』ことを考えてみてはいかがでしょうか。

あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

ここ最近、『RPA』という言葉をよく耳にするようになってきてはいませんか？

では、その『RPA』とはいったいどのようなものなのでしょうか？

間接業務を自動化するRPA

RPAとは『Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）』の略で、広義的には『定義されたルールに従って処理をする』といった感じになります。

例えば、販売管理業務における請求書発行や経理業務における仕訳データの作成などを自動化することができます。

通常、請求書を発行するには『人』が販売管理システム上の請求書作成機能を使い印刷指示などを行いますが、この『人』が行っている一連の流れを代わりに行ってくれるものとなります。

これは経理業務における仕訳データ作成も同じことです。

つまり、パターン化可能なルーチンワークであれば自動化できてしまうということになります。

このようなルーチンワークを自動化することにより、日々残業に追われていたスタッフはその為の残業をしなくて良くなり、企業側として見れば生産性が向上することによって人件費を抑えることができます。

また、定義されたパターンをひたすら行ってくれるものになりますので、人為的なミスも軽減できることになります。

ただし、これも全く『人』がノータッチで良いわけではありません。

自動化したいものを『人』が『定義』してあげる必要はあります。

余談ではありますが、『人』に代わって『RPA』にて行えるものに関しては将来『人』が『職』を失う可能性もあると言えます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

あるセキュリティベンダーの調査レポートによると、IEやエクスプローラーになりすますウイルスによる感染被害が日本でも出ています。

今日はそれについてお伝えします。

IE・エクスプローラーへのなりすましウイルス

このウイルスは『URLZone』というもので、存在そのものは10年以上前に見つかったものですが、数年前まではヨーロッパを中心とした被害であったものが、ここ最近は日本が中心になっているようです。

特徴としては、IEやエクスプローラーになりすますことと、サンドボックス環境でのウイルスを検知がしにくいこととされています。

感染経路の一つはメールで、『注文書や請求書』など、業務関連のメールに見せかけたメールに添付されている文書ファイルなどから感染することが明らかになっています。

詳細な内容はさておき、このようなウイルスへの感染を防ぐには、受信したメールをよく確認することです。

差出人、件名、本文、これらを見て、普段から取引のある相手であれば差出人であるメールアドレスはわかりますし、件名や本文に関しても書き方には特徴があるはずです。

それらが不明なものであったり、怪しいものである場合には間違いなく添付ファイルをクリックしてはいけません。

社内ルール的に可能であれば、『Firefox Send』などを使い、暗号化されたストレージ経由にて書類の受け渡しを行うなどし、メールではファイルの受け渡しを行わないようにすることも被害を防ぐ方法の一つです。

普段から無意識にメールのやりとりを行われている事業者の方、一度、社内のルールを見直してみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

来年の10月から、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除方式、適格請求書等保存方式（インボイス制度）が導入されますが、これは多くの事業者が請求書への記載事項の変更を求められる可能性があります。

適格請求書等保存方式への対応は？

まず、軽減税率（8%）の対象品目を扱うか否かによって記載方法が異なります。

軽減税率の対象となるのは、酒類を除く、食品表示法に規定する飲食料品、週2回以上発行される、定期購読契約に基づく新聞になります。

（外食やケータリング等は対象外）

これらの場合、以下の記載事項が必要になります。

１．適格請求書発行事業者の氏名又は名称

２．取引年月日

３．取引内容

４．受領者の氏名又は名称

５．適格請求書発行事業者の登録番号

６．軽減税率対象品目を明確にするマーキングなど

７．税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜又は税込）及び適用税率

８．税率ごとに区分して合計した消費税等

５から８が新たに追加で記載要件となるものです。

これに対して飲食料品や新聞以外のみの場合、６から８の部分は要件とはならないため、登録番号を除き、従来の請求書記載要件と同じということになります。

免税事業者はほぼ課税事業者になる可能性

もう1つ、免税事業者にとっては大きな問題があります。

前述の適格請求書発行事業者の登録番号というのは、平たく言えば『課税事業者登録番号』ということになり、免税事業者のままの場合は適格請求書の発行はできないことになります。

何が問題か？

請求書を受け取る受領者側の『仕入税額控除の要件』として適格請求書等の保存が要件の1つとなるため、免税事業者からの請求書は仕入税額控除できなくなります。

つまり、課税事業者にとってみれば仕入税額控除の対象が多い方が良いわけですから、適格請求書の発行を求められる可能性が非常に高いということで、免税事業者は課税事業者登録を強いられる可能性が非常に高いということになります。

ただし、多少の緩和策は用意されており、平成35年10月1日から平成38年9月30日までは仕入税額相当額の80%、平成38年10月1日から平成41年9月30日までは仕入税額相当額の50%と、一定割合を控除できる経過措置は設けられています。

しかし、これも受領者側にとってはマイナスの材料でしかありませんので、経過措置期間は従来のままでも許容してくれるかどうかは厳しいところと言えます。

数年前にアメリカで確認されたビジネスメール詐欺は、今や日本でも被害が確認され始めています。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

ここ最近、日本においても『ビジネスメール詐欺』が広がり始め、金融機関などでは送金時に対する注意喚起を行っています。

今日はそんな『ビジネスメール詐欺』に関してお伝えします。

ビジネスメール詐欺は手口が巧妙

ビジネスメール詐欺とは、取引先などを騙った偽のメールを企業の財務担当者に送り、攻撃者の口座に金銭を振り込ませる詐欺のことですが、このビジネスメール詐欺で問題なのは正規のメールのやり取りの途中に割り込まれてしまうことが大きなポイントです。

ターゲットとなる企業の担当者と海外取引先の担当者の間でやり取りされるメールを盗聴し、自然な流れでメールのやり取りに割り込み、取引先担当者になりすまして振込先を変更させたりします。

現に、JALが被害に遭ったビジネスメール詐欺においては、正規の請求書が送られた後に割り込み、請求書の修正版を送ることで振込先を変更させたとされています。

そして、ビジネスメール詐欺にはもう一つポイントがあります。

メールアドレスに使われるドメイン名の詐称です。

取引先企業のドメイン名を1文字だけ変えた、酷似したドメインを使うなどしてメールを送ってくるため、そのまま信用してしまうケースも多くあります。

しかし、こういった被害はある程度防げないものでしょうか？

例えば、メールでのやり取りが盗聴されていることに関しては、双方においてメールの暗号化対応をすれば良いですが、それを行っている民間企業は多くありません。

また、ドメイン名が詐称されていることに関しては、双方が電子署名を付与したり、送信ドメインの認証を双方で行うなど、取れる対策はあります。

上記のような『ビジネスメール詐欺』の被害に遭わないためにも、予め最低限の対策は施し、送金などのが絡むやり取りにおいては一人の担当者に任せることではなく、複数でのチェック体制を取るなど、人的な対応策も行うべきでしょう。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

以前にもこのブログでお勧めしたかもしれませんが、業務関連の書類は出来るだけ電子化してしまった方が良いです。

例えば、請求書一つにしても、印刷して封入し、郵送していてはコストも手間もかかります。

そこで、今日は業務関連書類の電子化のススメです。

業務関連書類を電子化する

前述した通り、請求書だけでも電子化し、PDFファイルを添付して先方にメールで送ったり、専用サイトを設け、そこから請求書をダウンロードしてもらうようにすれば、従来のアナログ的な請求書発送業務に比べて効率もアップします。

日本の商習慣上、なかなか取引先に認めてもらえないケースもあるかとは思いますが、どのような方法がお互いにとって合理的なものなのかを話し合えば、ある程度は相手も理解を示してくれるのではないでしょうか。

また、逆に言えば仕入先からもらう請求書に対しても同じように理解を示してあげる必要も当然あります。

技術がこれだけ進歩している世の中で、いつまでもアナログな方式にこだわっていては業務効率は上がらず、コスト削減にも壁ができてしまいます。

それらを改善するためにも、可能な限り業務関係の書類を電子化されることをお勧めします。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭でお書きしたように、eBayを騙ったスパムメールが出回り始めています。

では、どのようなスパムメールなのでしょうか？

eBayを騙ったスパムメールの概要

eBayを騙ったスパムメール、内容的にはシンプルな内容です。

“Your invoice for eBay purchases(**********#)”、つまり、『イーベイで購入したものの請求書』ということです。

請求書が送りつけられてくるパターンとしてはよくあるものですが、今のところ添付ファイル付きのものではなく、請求書を確認・取得するためのリンクが貼られているパターンのものとなっています。

ただし、本文の中には本当のeBayへのリンクも貼られており、その流れで請求書の部分だけが異なる偽のリンクが貼られている感じです。

思わず無意識にクリックしてしまう可能性はあります。

また、セキュリティソフトのチェックに引っかかっていない可能性があることから、通常のメール（スパムではないメール）として扱われている可能性があるため、上記のものを目にしてしまう可能性があるのではないかと思われます。

（フィッシング対策機能が有効になっていてもすり抜けてしまうことはあり得ます。）

ちなみに、差出人のメールアドレスは本物のeBayのドメインを偽造したものから偽のドメインまで複数あるようです。

このようなメールには引っかからないよう、くれぐれもご注意ください。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今日は、今春から国内企業に相次いでいた新たな手口のサイバー攻撃に関してお話しします。

添付文書内でダブルクリックを促すもの

今春から国内企業に相次いだ新たな手口のサイバー攻撃とは、メールに添付された文書を開き、中に埋め込まれた画像をクリックさせてウイルス感染させるといったものです。

従来の手法では、ソフトウェアの脆弱性を突くものや、マクロ機能を悪用した手口などがありますが、実際の文書内の画像をクリックさせることでウイルス感染させる手口は初めてです。

具体的には、以下のような感じの文書になっているようです。

あなたが領収書を見たい場合は、文書をダブルクリックしてください。

Ｗドキュメント（画像）

以下、日本語の表現のおかしな文書

このＷドキュメント（画像）がアイコン画像のようになっており、そこのクリックを促すというものです。

このアイコン画像のようなものをダブルクリックすると次に警告ウインドウが表示され、そこで『OK』ボタンをクリックするとウイルスに感染します。

このようなウイルスに感染しないためには、いつも申し上げている通り、不審なメールの添付ファイルを開いたりリンクの貼られた部分などをクリックしないことです。

これを守らない限り、インターネットバンキングのIDやパスワードが盗み取られたり、その他の被害をもたらす危険性は間違いなくあります。

これは他人事のように思わないでください。

これらのウイルスメールは非常に多く報告されていますので、ぐれぐれもご注意ください。

これを少しでも業務改善する方法はないものだろうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

毎月、固定電話や携帯電話の通信費をはじめ、電気、ガス、水道などの水道光熱費も請求と支払いがすべてバラバラに処理しなければいけないことが多い。

それも経理の仕事であると言ってしまえばそれまでですが、それが少しでも効率化されるように業務改善されたとすれば経理はもっと他のこともできるようになると考えたらいかがでしょうか？

そう考えた時、これらの支払いを1つにまとめてしまえば非常に効率的になります。

経費支払いをクレジットカードにまとめる

今や通信料金の支払いや公共料金の支払いの多くは、当り前のようにクレジットカード払いが可能です（対応していない地域の公共料金もまだ存在します）。

それであれば、これらをクレジットカード払いとして1つにまとめてしまえば請求は1回、支払い処理も1回で済むということになります。

（当然帳簿上はそれぞれの明細を入力する行為は残ります。）

クレジットカードと口座振替

ここで疑問に思った方がおられるのではないでしょうか？

電気代に関しては一部の地域を除き、毎月の支払いを口座振替にしていると50円（税抜）の割引サービスが受けられるため、クレジットカード支払いにしてしまうと割引サービスが得られなくなってしまうのでは？と。

（ガス代、水道代に関しても口座振替の割引サービスを行っているところはありますが、ごく一部だけです。）

それは確かにその通りですが、クレジットカード払いにした場合はポイント還元というものがありますので、その還元されたポイントを使って消耗品などを購入することも可能ですし、大半の事業所であればクレジットカード払いの方が結果的にはお得になるはずです。

いかがでしょうか？

クレジットカード払いにまとめてしまうことでのメリットは結構あると思いますので、一度検討してみても良いのではないでしょうか。