あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。

この表明通りに進んだとすれば、2019年9月末までは現行の消費税率8%のままで進むことになるのですが、それに伴ってどのようなことが予想されるのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

冒頭にお書きした『表明通りに進んだとすれば』というのは、現段階では安倍首相が表明をしたものの、法的には2017年4月に増税が実施されるままとなっていますので、あくまでも想定の段階に過ぎないということです。

しかし、おそらくは夏の参院選後に再度法改正が行われることによって正式に延期されることになるかと思われます。

消費税増税再延期に伴うもの

この消費税増税が再度延期となった場合に何が起こるのか？

本来であれば2017年3月末にて一部の軽減税率適用対象を除いた大半のものは消費税率10%となる予定でしたが、それがさらに2年6ヶ月延期となると投資に対する先送りが出てくることが予想されます。

つまり、駆け込み需要を予定していた事業者にとってはその恩恵に与ることができない可能性が出てくるわけです。

さらに2年6ヶ月の間消費税率8%のまま据え置かれるわけですから、慌てて投資を行う必要性もなくなるといったところでしょうか。

わかりやすいところで言えば、会計システムや販売管理システムなどに消費税はつきものですが、現行と変化がないのであればそれらの改修を行う必要性もなくなりますので、利用者側とすればそれらに係るコストを先送りできることになり、販売者側とすれば見込んでいた予定が少々狂うということになります。

早めの予算修正を

2017年4月の消費税増税前の駆け込み需要を予定して予算を組まれた事業者は結構おられるかと思いますが、おそらくこのままでは予定通りにはいかなくなるものと予想されます。

どれほどの予算修正を強いられるかは業種にもよるでしょうが、何らかの影響はあるものと思われますので早い段階にて予算修正を行い、軌道修正することが必要となるでしょう。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

請求書の管理は取引先の数が増えれば増えるほど煩雑になります。そして、それは結果的に入金確認漏れであったり、支払漏れなどのミスをまねくことにもつながります。では、どのようにしてそれらのミスが起きないようにするかを見ていきましょう。

入金確認漏れや支払漏れが起こる理由

入金確認漏れや支払漏れが起こる理由は、人的なミスもあれば、処理の仕方に問題がある場合もあります。

例えば、取引先から受け取った請求書が、担当者の机にある書類の山に埋もれていたケースなどは完全に人的ミスです。これに関しては、受け取った請求書は未処理専用のトレイに入れ、一定期間の間に全てを確認して経理に渡すなりすれば簡単に解決します。要は人の意識の問題だということです。

次に処理の仕方に問題があるというのは、何枚もの請求書をただファイリングしているだけであったりした場合、1枚ずつそれを見ながら確認や支払処理をしているとミスが起きやすいということです。それらが一覧表としてまとめられていればミスの確率が減少します。

販売管理システムを活用する

小規模向けの安価な販売管理システムであっても、回収予定や支払予定を一覧表で見ることができます。それは、売上伝票や仕入伝票を入力することにより、各取引先別の締日と回収・支払予定日を見て一覧表に出力しています。それを見ることにより、得意先からいつ入金があるのか、仕入先にいつ支払をしなければいけないのかを一目で確認することができますので、伝票入力を行っていれば漏れることはありません。

また、ここで入力された各伝票は、会計システムと連携させれば二度手間になることはありません。

入金一覧・支払一覧を作成する

小規模な事業者となると販売管理システムを導入していない事業者もあります。その場合、Excelなどにて入金一覧や支払一覧を作成しておくと良いでしょう。また、作成の仕方によってはそれを会計システムに仕訳として取り込むことも可能なケースもありますので、会計システムがExcelなどのファイルを読み込んでくれる仕様のものであれば、それに沿った一覧表を作成しておくと便利です。期日管理が出来ない会計システムであっても、摘要欄やメモ欄などはあるはずですから、期日はそこに連携させるようにすれば大丈夫です。

※入金・支払の管理（期日管理）機能が備わっている会計システムを導入されているのであれば、それに付属している一覧表を出力すれば良いです。

いかがでしょうか？手間に感じるかもしれませんが、これらのことを行うことによってミスが減少するのであれば、会社としての予定をくるわせずに済んだり、取引先に迷惑（信用問題）をかけなくて済んだりもしますので、決して無駄な作業にはならないはずです。

バラバラの状態で構築されていることはないですか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

販売管理システム、会計システム、給与システムなど、各業務システムは単独で

使われて終わっているケースがありますが、皆さんのところはいかがですか？

必ずしもERPと呼ばれる統合型基幹業務システムを導入する必要があるという話し

ではないのですが、せっかく導入している各業務システムをもっと連携させる

ことくらいはしても良いかと思います。

例えば、販売管理システムから売上・仕入に関するデータを会計システムに

仕訳として連携させるとか、給与システムから月々の給与に関するデータを

会計システムに仕訳として連携させるとか。

これが、各業務システムから紙の状態で印刷されて会計システムに手入力

するのと、例のように各システムから会計システムに仕訳として連携させる

のでは随分掛かる手間が変わってくると思いませんか？

要は、各業務システムの繋がりを考えた業務システムの導入を行わないと、

それすら見過ごしてしまうことにもなります。

何故ならば、インシデントが発生しているわけではないからです。

業務システムを導入する際、自社に必要なものには何があるのか？を、

社内会議でホワイトボードに書き出し、どの部分に繋がりを持たせる

と効率的なのか？を、絵にして考えてみてください。

そこに、先々発生する可能性のあるものも書き足してみてください。

それらを考慮し、先を見据えた業務システム構築をされることをお勧めします。