あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

ここ最近、『RPA』という言葉をよく耳にするようになってきてはいませんか？

では、その『RPA』とはいったいどのようなものなのでしょうか？

間接業務を自動化するRPA

RPAとは『Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）』の略で、広義的には『定義されたルールに従って処理をする』といった感じになります。

例えば、販売管理業務における請求書発行や経理業務における仕訳データの作成などを自動化することができます。

通常、請求書を発行するには『人』が販売管理システム上の請求書作成機能を使い印刷指示などを行いますが、この『人』が行っている一連の流れを代わりに行ってくれるものとなります。

これは経理業務における仕訳データ作成も同じことです。

つまり、パターン化可能なルーチンワークであれば自動化できてしまうということになります。

このようなルーチンワークを自動化することにより、日々残業に追われていたスタッフはその為の残業をしなくて良くなり、企業側として見れば生産性が向上することによって人件費を抑えることができます。

また、定義されたパターンをひたすら行ってくれるものになりますので、人為的なミスも軽減できることになります。

ただし、これも全く『人』がノータッチで良いわけではありません。

自動化したいものを『人』が『定義』してあげる必要はあります。

余談ではありますが、『人』に代わって『RPA』にて行えるものに関しては将来『人』が『職』を失う可能性もあると言えます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

1人で起業したり、従業員を含めても片手以内の零細企業・小規模事業者であればコストを掛けずに使用できる業務系システムがあります。

今日はそれをご紹介します。

無料のクラウド型業務システムとは

コストを掛けずに使用できる業務系システムがありますと申し上げたのは、フリーウェイジャパンという東京の会社がサービスを行っている『フリーウェイシリーズ』というもののことで、販売管理、経理、給与計算、税務など、すべて一定の条件下においては無料で使用できます。

ただし、操作サポートなどがないため、サポートが必要な方にとっては少々厳しい可能性もあります。

では、これらのシステムはどの程度無料で使用できるのでしょうか？

無料で使用できる範囲

無料で使用できる範囲としては以下のような感じになります。

＜フリーウェイ販売管理＞

機能的には売上、請求、入金のシンプルなもので、年間の伝票数が1,000までであれば無料で使用できます。

また、次に紹介する無料の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ経理Lite＞

出納長と仕訳形式でのデータ入力ができ、合計残高試算表、仕訳日記帳、総勘定元帳などから決算書（勘定式のみ）まで、一通りの経理業務が無料で使用できます。

また、前述の販売管理システム、次に紹介する給与計算システムと連動が可能です。

＜フリーウェイ給与計算＞

従業員数5人までであれば無料で使用できます。

機能的には一般的な給与計算ソフトの機能と同じような機能があり、賞与計算、所得税改正や社会保険改定、年末調整まで行え、有料の『フリーウェイマイナンバー』と連動させれば、マイナンバー対応帳票への個人番号などの印字も可能になります。

※　フリーウェイマイナンバーは、管理するマイナンバー数10個ごとで月額800円掛かります。

また、前述の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ税務＞

これは少々難しいかもしれませんが、法人税の申告書作成が無料で行えるものです。

法人税、復興特別法人税、地方税、勘定科目内訳明細書、事業概況説明書、消費税など、別表は限られたものではありますが、必要最低限のものであれば無料で作成可能です。

ただし、電子申告のみの対応ですので、印刷しての申告書対応はしていません。

＜その他＞

その他、『フリーウェイタイムレコーダー』、『フリーウェイ顧客管理』が一定の条件下で無料で使用できます。

※　フリーウェイタイムレコーダーは、別途ICカードリーダー代などが掛かります。

永久に無料の業務システムで良いとは思いませんが、創業1年目・2年目あたりはこういったもので様子見してみるのも良いでしょう。

単純に必要項目を並べ、それを印刷してお客様にご提示していませんか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書きました、『それを印刷してお客様にご提示していませんか？』は何ら普通の行為です。

しかし、本来やらなければいけないことはその前段階にあります。

採算計算シートの作成

見積書を作成する上で重要なのは、原価がいくらかかっていて粗利益がどれくらいあるのかまで見ることです。

これをちゃんと計算しながら見積書を作成しないと、その商売が採算的にあっているのかどうかがわかりません。

また、仕入先や外注先などに交渉すべきかどうかの判断もつかないはずです。

いまだに電卓をたたく人

これらの計算を行っているものの、計算はいまだに電卓をたたきながら行っている人も少なくありません。

この場合、電卓をたたき間違えたら当然計算結果は間違ったものになりますので、もう少しやり方を変えた方が良いです。

Excelで計算してしまう

何故ここで販売管理システムとかの話しをしないのか？

販売管理システムなどの場合、見積書を作成した段階で見られるものが合計での粗利益額になってしまうものが多いからです。

先に書きました通り、見積内容は明細レベルでチェックできるのが望ましいですので、明細項目に対して、見積額・原価・粗利益・利益率などが一目でわかるようなものの方がチェックしやすく、全体的なことを考えられます。

注：販売管理システムなどでもカスタマイズなどにてこれを行うことは当然可能です。

また、Excelであれば簡単な計算式で採算計算を行うシートが作成できてしまいますので、このフォーマットを1つ作成しておけば他の案件が発生しても項目や数字を埋めていけば良いだけになります。

是非一度お試しください。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

農業とITに関しては、なかなかイメージしづらいものがあるかもしれませんが、実際には農業分野においてもITの活用は行われています。

栽培管理

作物を栽培する上では、環境の監視であったり、生産管理や履歴管理といったものが必要になるわけですが、イメージがつきやすいのはWEBカメラによる環境の監視や、センサーによる温度や湿度のデータを取得するといったところでしょうか。これらに関しては、段取りや人の手配などを効率化するのには良いようですが、実際のところはそれほど単純な話しでもなく、人いらずというわけにはいかないものがあります。

そして、農協を介さない、もしくは一取引先としか捉えずにやっていこうとした場合、流通業者や小売業者と契約ベースになるため生産管理は必須になってくるでしょう。

『収穫できなかったから明日はありません。』ということは通用しないでしょうから。

また、育成や作業などを記録し、履歴として残していく履歴管理も必要になってくるでしょう。

販売管理

実際のところ一番必要なのは、販路拡大や受注・出荷などを含めた販売管理などの部分ではないでしょうか。

これらに関しては、SNSや直販サイトなどを活用している農家もあります。とりわけ商材が『食』に関するものですので、SNSなどでの宣伝は非常に有効的なものがあります。

しかし、あらゆる農家が農協を離脱し、自身達でより良い作物を提供していくことを考えると、まだまだ不足しているものが多いのかもしれません。

総合支援

農家が農協を離脱して事業を成立させられるようになった場合、それは市場にも還元されることにもなります。しかし、まだまだ多くの農家はその理想にはほど遠い。それを少しでも推進していくには、今後、事業計画、栽培管理、販売管理といった総合的な支援を行う取り組みが必要になってくるでしょう。

機会があれば応援してみたいものです。

業務コンサルタントの高橋です。

よく、販売管理・財務会計・給与計算などの業務システムに関して、どこのメーカー

のものがいいのか？と聞かれることがあります。

必要な要素として、

１．担当者が使いやすいものであるかどうか

２．管理者が得たい帳票が出せるかどうか

３．他システムとの連携はシンプルであるかどうか

４．コスト的に予算に合うかどうか

５．サポート体制がしっかりしているかどうか

６．バージョンアップが必要な時の料金などはどうなのか

７．その他etc…..

こんなことを基準に選定すれば良いのですが、それでも繰り返し聞いてこられる

方もいらっしゃいます。

正直なところ、量販店でも購入できる業務システムで自社の必要要件を満たす

のであれば、それでも全く問題ありません。

しかし、迷ってしまうのは実際にそのシステムを見ていないから迷ってしまう

ということもあります。

量販店でも購入できる業務システムには３０日程度の体験版が用意されている

ことが多いです。

それをパソコンにインストールして、実際に担当者がオペレートしてみる。

そして、管理者が必要な帳票を確認してみることです。

量販店で入手可能な業務システムでは必要要件を満たさない場合、システムの

展示会などに行けば実際にシステムを触って体験できたりします。

労をおしまず自分の目で見て確かめるのが一番です。