皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

ビジネス上のファイルのやり取りに関する方法として、冒頭に書いた方法を用いた受け渡しは未だ多く使われていますが、これが安全であるかというとそうではありません。

ただし、暗号化してパスワードロックをかけずに送るよりは『マシ』ではあります。

では、いったいどのような方法でファイルの受け渡しを行うのが良いのか？

添付ファイル付メールから他の方法へ

この話しは以前にも書いたことがありますが、改めて投稿します。

まず、ウイルス感染する大きな1つの要因として『メールの添付ファイル』があります。

それを回避するため、事業者によっては特定の形式の付与されたメールを受信しないようにしているところもあります。

そして、前述の通りパスワードロックされた添付ファイルのパスワードは簡単に解読されてしまう可能性があるため、メールにファイルを添付して受け渡しを行う方法は避けた方が良いとも言えます。

そこで、以下の方法へ変更されることをお勧めします。

１．Google Drive などでファイルやフォルダを共有する

２．ファイル送信（転送）サービスを使う

１の場合、自身がアップロードしたファイルを共有（招待）する相手のみにすることで第三者からのアクセスを防ぐことができます。

２の場合、アップロードした際に発行されるURLを相手に送り、それを受け取ったものだけがファイルをダウンロード取得することになりますのでこちらも有効的と言えます。

そして、１と２に共通して言えるのはセキュリティが高いサービスが多いということもあり、少なくとも冒頭に書いた方法よりは賢明な方法と言えます。

諸外国と比べて日本はまだまだセキュリティへの意識が低いように思えます。

少しでもリスクを低減するため、これらの方法を取り入れてみて下さい。

そんな時、何か良いツールはないものだろうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今日は少々簡単に便利ツールをお伝えします。

PCからスマホへのファイル移動にPortal

iPhoneにLightning – USBケーブルを繋ぐわけでもなく、AndroidにSDカードを使うわけでもない。

同一ネットワーク内のWi-Fi環境を経由してスマートフォンへのファイル移動が簡単にできてしまうアプリがあります。

『Portal』というアプリです。

米国サンフランシスコに本社を置く『Pushbullet』というところが開発したツールで、そのファイル移動の方法は非常に簡単です。

１．portal.pushbullet.com にアクセスする

２．QRコードをスマホでスキャンする

３．ブラウザ上にファイルをドラッグ＆ドロップする

たったこれだけです。

しかも、クラウドストレージなどの外部サーバに接続するわけでもないのでセキュリティ的な不安もありません。

一度試してみて下さい。

参考までに動画を掲載しておきます。

資料をそのままの状態で送るのは好ましくありません。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

お客様や取引先とのメールは毎日のように行われているかと思いますが、それに

資料を添付して送ることがあるかと思います。

そんな時、何もせずにそのままの状態で送っている方が結構いらっしゃいます。

では、どのようにして送るのが良いのか？

メールに添付して送る場合

• １．まずはその資料を圧縮したファイルにします。
• ２．圧縮ファイルにする際、パスワードを設定します。
• ３．メールに資料を添付して送信します。
• ４．別のメールにてパスワードを送ります。

こういった形をとるのは何故か？

メールを誤送信してしまったなどの場合、見られたくない資料が第三者に見られて

しまう可能性があります。

そんな時、パスワードがわからなければそのファイルを見られることは確率的に

減少します。

また、別便のメールにてパスワードを送っているのもそれと同じで、一緒に送って

しまっては誤送信の際に無意味になることを防いでいます。

メール添付以外の場合

マイクロソフト社のOffice 365にあるOneDriveなどを使うのも１つの手段です。

このOneDriveというのは、クラウドストレージ、つまり、セキュリティの

かかったマイクロソフト社のデータセンター内のサーバですので、そこに

ファイルをアップロードし、アップロード先へのアクセスを相手に招待して

あげればファイルの受け渡しが可能です。

マイクロソフト社のOneDriveに限らず、こういったセキュリティのかかった

ストレージで、他者を招待できる機能をもったストレージなどであれば同じこと

ができます。

また、このようなクラウドストレージを使うのも１つの手段になります。

まだどちらも行われていない方、是非一度お試しください。