皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先週末にお伝えした日本のFAX事情ですが、根強く残っていることが多いとは言っても一定の変化も起きてはいます。

今日は先週末に続いて『FAX利用』に関してお伝えします。

コスト削減でFAXの使い方に多様性

先週末にお伝えした通り欧米からは『骨董品扱い』されている日本の『FAX文化』ですが、昔から何の変化も起きていないわけではありません。

ある一定の変化は起きており、現在の『FAX利用』に関しては概ね以下のように分けられます。

１．複合機を残し、送受信はコンピュータにて行う（ペーパレス化）

２．インターネットFAXへの移行

３．FAX番号を廃止し、電話とFAXを自動切替にて利用

４．FAXの完全廃止

５．従来通り複合機などにて紙ベースでFAXを利用

このような感じです。

１の場合は大手企業では何年も前から行われている方法で、紙で印刷するという無駄をなくしたペーパレス化のケース。

２の場合は複合機がなくてもインターネット回線があれば送受信ができ、スマートフォンなどでも送受信可能な最近多くなってきているケース。

３の場合はFAX送信がほとんどなく、受信は電話と自動切替で十分ということから固定的にかかるFAX回線のコストを削減したケース。

（後述の４のケースにも相当するが、念のために自動切替で残しているとも言える。）

（意外にもデパートの一部では取り入れられているようです。）

４の場合はFAXの送受信の代わりにメールなどの電子ツールに移行させたケース。

５の場合は従来通りのケースです。

不動産・建築、士業、マスコミ系などはやむを得ないかもしれませんが、そうでないのであれば今後は２、３、４がお勧めです。

それには、取引先などを含めて『固定概念』を払拭する必要があるかもしれません。

これにより、特定のドメイン名が名前解決できない現象が徐々に増えていく注意喚起が出ています。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、先週末の2019年2月1日にインターネットの世界ではDNSの回避策の機能を削除するということが起きています。

この機能削除の日を『DNS flag day』と言います。

今日はそれをお伝えします。

DNS flag day 以降の名前解決に問題が

まず、DNS（Domain name system）はインターネットにおいて重要なもので、これがないとウェブサイト（ホームページ）やメールの利用はできません。

そして、このDNSにはEDNS（Extension Mechanisms for DNS）という拡張機能があり、このEDNSの実装が正しくない、動作に不具合があるようなサーバなどに対しても名前解決ができるよう、回避策が実装されていました。

しかし、このような回避策を実装するという対応はDNSサーバの処理速度低下を招いたり、プログラムコードのメンテナンスや新規機能の実装を困難にさせたりする要因になっており、今回、それを改善するため、各種オープンソース実装をしている複数の組織が2019年2月1日以降にリリースされるDNSソフトウェアから『回避機能を取り除く』ことを発表したのです。

これによって何が起きるのか？

いくつかの現象が発生することが予想されていますが、その中の1つとして、正しくないEDNS実装のDNSサーバに対してEDNSを用いた通信ができなくなることにより、そのDNSサーバが提供するドメイン名に対して名前解決ができなくなる可能性がある。

つまり、ウェブサイト（ホームページ）の表示やメールの送受信が行えなくなることや、必要以上に遅延が発生する可能性があるということになります。

ただし、これは2019年2月1日（DNS flag day）を過ぎた時点で直ぐに何かが起きるわけではなく、新しいバージョンのDNSサーバの普及とともに徐々に増えていくとされています。

さて、この問題に対して自社や自店では何をすれば良いのか？

確認サイトが公開されていますので、自社や自店などのドメインを確認してみてください。

EDNS Compliance Tester

※　ドメイン名はwww.example.com等ではなく、example.comで確認してください。

その結果、『All OK』と出れば問題ありませんが、『The Following Tests Failed』と出てしまうようであれば問題があります。

その場合、契約しているサーバ会社などに確認をしてみると良いかもしれません。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

日々業務で使われるメールですが、思わぬところで受信されないケースが出てくることがあります。

メールにおけるフィルタ設定問題

契約されているサーバによっては、迷惑メールの対策として受信メールのフィルタリング設定がカスタムできるものがあります。

その場合、設定内容によっては一部のメールが突然受信されなくなることもあり、その原因はいくつか考えられます。

１．メールサーバ側のスパム判定が変わった

２．設定されているフィルタ項目の文字列にたまたま引っかかった

３．誤判定によるもの

４．他のフォルダに振り分けられていた

５．etc…

これにプラスして、処理方法が『削除』する設定を行っていた場合、メールは受信されずに削除されます。

（当り前ですが。）

このような場合、

１．スパムの判定レベルを調整し直す

２．フィルタ設定されている処理方法を変更する

３．フィルタ設定の対象を変更する

４．サーバ会社に確認依頼をする

５．etc…

といった感じです。

では、こういったことが起きてしまった場合には何を見るか？ですが、フィルタ処理されているもののログを確認していくしかありません。

送信者に送信日時を確認し、該当するメールに対する処理を1行ずつチェックしていくことです。

それをチェックすれば、必ずマッチしてしまった部分がどのフィルタリングかがわかりますので、その部分を見直すことになります。

もし単なる誤判定ということであればサーバ会社からの回答を待って対処するしかない可能性もあります。

ご参考までに。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

『LINE』への対抗なのか、別の意図があるのか。

いずれにしても、『＋メッセージ』がシェアを獲得するにはまだまだ改善が必要と思える部分が数点あります。

＋メッセージの使用には注意が必要

まず、当初『＋メッセージ』と『SMS』の相互における送受信は『無し』とされていましたが、これは現在、ある意味では可能になっています。

Android版の場合、従来のメッセージアプリをアップグレードする形で『＋メッセージ』アプリを使用することになります。

従って、『SMS』との送受信は無条件に発生し得ることになります。

一方、iPhone/iPad向けの場合、『＋メッセージ』アプリは別アプリとして使うことになるため、受信に関しては従来の『メッセージ』で受け取ることになりますが、送信に関してはどちらからも送れてしまうことになります。

Android版、iPhone/iPad版、どちらも問題なのは送信時においてです。

相手側が『＋メッセージ』でなかった場合でも送信はされてしまいますので、その際には『SMS』扱いとして1通3円の通話料が発生します。

画面内のタブ切替にて、『＋メッセージ』使用ユーザーか否かは判断がつくと言われればそれまでですが、おそらく多くのユーザーは、『＋メッセージ』は『データ通信で使えるアプリ』という認識しかないような気がします。

また、iPhoneの場合、従来の『メッセージ』にはSMSで送信するか否かの制御機能がありますが、『＋メッセージ』にはありませんのでOS設定などにて制御することもできません。

もう1つ懸念されることがあります。

『＋メッセージ』の内容は暗号化されていません。

『LINE』の場合は設定上、『プライバシー管理』に『Letter Sealing』にて暗号化設定は行え、『WhatsApp』であれば無条件で暗号化されています。

もし、『＋メッセージ』の途中のプロセスに携帯回線を使用しているとしても、データ通信アプリである以上、すべてが携帯回線での通信とは思えません。

（携帯回線は暗号化されています。）

これらのことを考えると、相応に機能が改善されるまでは要注意なアプリケーションであると言えるのではないでしょうか。

しかし、これだけインターネットが普及した昨今において、果たしてそれは有効的な手段なのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

FAX機や複合機、これらを使い続けることでどれくらいのコストがかかっているでしょうか？

FAX機であれば修理代、インク代、紙代などのコストがかかり、複合機であれば多くはリース料、トナー代、紙代、保守料など、結構なコストがかかっているはずです。

では、FAXの送受信は他に変えることはできないのでしょうか？

FAXの送受信を見直すという業務改善

まず、送信からですが、送信しようとしているものはFAXじゃないとダメなのでしょうか？

電子メールなど、他のツールを使うことでも問題ないのであればそれに変更する方が良いです。

逆に、どうしても相手先のFAXへ送らなければいけないとしても、印刷せずに相手のFAXへ送信すべきです。

次に受信ですが、無駄に送られてくる営業FAXなどを未だに無条件で印刷しているところもあります。

これは非常に無駄です。

せめて必要なものだけを印刷し、不要なものは機械側で削除してしまうことくらいは行った方が良いでしょう。

これらのFAXの送受信に関わるものを改めて考えた場合、非常に多くの無駄があるとは思いませんか？

そこで、FAXの送受信に対して今一度考え直してみてください。

１．電子メールやクラウドストレージなどを活用することでFAXの使用を減らすか、FAX機の設置を廃止する

２．FAXの送受信にはツールを使用し、紙での印刷は行わない

３．FAX機の設置を廃止し、インターネットFAXサービスを活用する

３のインターネットFAXサービスは以前から存在しますが、コストはあまりかかりません。

基本料金も数百円/月～固定電話の基本料金程度で、送受信にかかるコストは一定量までは無料であったりするところもあります。

スマートフォンなどにも対応しているところもあり、外出先であってもタイムリーにFAXを確認することもできます。

いかがでしょうか？

これらのように、FAXの送受信を見直すだけでいくつかの改善が図れますので、一度社内で検討されてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

昨日、NTTドコモ、KDDI（au）、ソフトバンクが共同で発表した新メッセージサービス『＋メッセージ』、従来のSMS（ショートメッセージサービス）の機能を大幅に刷新するものであることは間違いないですが、それに代わるものではありません。

新しく、別のものとして提供されるものです。

＋メッセージとSMSの違い

＋メッセージとSMSの違いをまとめると以下のようになります。

という感じになります。

ちなみに、『打倒LINE！』とされている相手側のLINEは、ユーザー登録は必要であるものの、文字数は最大全角1万文字で通話機能も有していることが＋メッセージとの違いになります。

さて、ここで少々疑問なのがSMSとの相互における送受信が現時点においては無いことです。

音声通話に関してはLINEにだけありますが、昨今の『通話定額』を想定すると通常の電話機能を使えばよく、パケット通信に関しても『データ定額』が3社共通して提供されていることからも問題はありません。

しかし、唯一ネックとなるのが『SMS』とは別ものになっていること。

例えば、SMSは受信のみ使用で送信は使用しないという設定はないため、SNSなどの2段階認証などにてSMSを受信専用で使っている人でも、相手がSMSで送信してきた場合にはそのままSMSで返信してしまうことが結構あります。

その場合、細かい話しではありますが、微妙にコストが別途必要になるということになります。

では、これは技術的に解決できないのか？

理論上は可能です。

ただし、逆に言えば、それを無くしてしまうことで携帯キャリアの収入源が減少することと、それを可能にすることで投資効果がどれくらい見込めるのかによるでしょう。

フィーチャーフォンとの送受信（やりとり）に関しては考慮を入れればクリアできるでしょうから、それよりは前述の問題の方が大きいのではないでしょうか。

しかし、この状態での『打倒LINE！』は結構ハードルが高いのではないでしょうか。

LINEがこれだけ定着してしまっている以上、そこから乗り換えるユーザーがどれだけ出てくるかは現時点においては疑問が残ります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

近年では、取引先とのやりとりをメールで行うことは当り前の時代になっていますが、今まで送れていたメールが突然エラーとなって返ってくることになったら困りますよね。

今日はそんな事例をお話しします。

セキュリティ製品の導入

メールを受信する側が何らかのセキュリティ製品を新たに導入した場合、送信したメールがブロックされてしまうことがあります。

セキュリティ製品を専門で取り扱っているベンダーはスパムメールに対するデータベースを保持しており、日々それを更新してユーザーが利用するセキュリティ製品に配信したりしています。

その影響により、今まで普通に送信できていたメールが突然相手側でブロックされてしまうといったことも起きてしまうケースがあります。

つまり、セキュリティベンダーのデータベース上にスパムリストとして登録されてしまっていることがあるのです。

もちろん、それに検知されない＝それを利用していない相手への送信はブロックされません。

（それ以外にもスパムリスト入りしているものがあれば別です。）

リレーサーバなどのスパムリスト入り

中小・零細、小規模事業者などの場合においては、自社にメールサーバを立てたり専用サーバを借りるケースは少なく、大半は共用型のレンタルサーバを契約し、その中でメール設定をして利用するケースが多いです。

この場合、DNSなどの設定上は独自ドメインであったとしても、実際にはレンタルサーバ会社側にて異なる設定をしているケースがあります。

例えば、レンタルサーバのIPアドレスが何らかの原因で一部のスパムリストに登録されてしまったとします。

その場合、そのIPアドレスの情報を持つメールからの受信を拒否してしまう相手もいます。

（相手側の契約しているレンタルサーバなどがそのスパムリストを参照している。）

これを回避するため、原因の特定と問題の解消がなされるまでの間、一時的にリレーサーバ経由にてメールの送信を行うようにしたりすることがあるのですが、その場合、相手側に届くメールのIPアドレスの情報はリレーサーバのものとなり、そのIPアドレスやリレーサーバのサブドメインなどがスパムリスト入りしていることによってブロックされてしまうこともあるのです。

（前述のものを含め、これらは解除申請をしないと正常には戻りません。）

このようなケースの場合、一部の相手だけに対してメールが送信できずにエラーで返ってきてしまうわけですから、どこかのスパムリストに入ってしまっている可能性が高いです。

その場合であっても、自身で勝手に解除申請をしてはいけません。

これらは問題解決がなされていることを前提に解除申請を行いますので、まずは契約のレンタルサーバ会社などに相談し、適切な対処を行ってもらうことが一番です。

その紙をなくしたいと思ったことはありませんか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

メールが一般的に普及している昨今では、FAXの利用はある程度減少した部分も

ありますが、まだまだFAXは普通に送受信されています。

しかし、そのFAXの送受信、パソコンで文章を打ち、プリンタで印刷し、そして

FAXを送信するとか、送られてきたFAXが紙で印刷されるとかは、今でも普通に

行われていることが多いです。

それ、非常に面倒で紙の無駄だと思いませんか？

今の時代、リース契約している大型の複合機であっても、SOHO向けの小型複合機

であっても、パソコンからFAXをペーパレスで送り、受信したFAXもペーパレスで

確認することができます。

受信したFAXをどうしても紙で印刷したい場合は当然印刷すれば出力されます。

いかがでしょうか？

このPC-FAX機能を使うことで結構な無駄を省くことができますので、是非一度

お試しください。