あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。