皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

以前にもこのブログでお勧めしたかもしれませんが、業務関連の書類は出来るだけ電子化してしまった方が良いです。

例えば、請求書一つにしても、印刷して封入し、郵送していてはコストも手間もかかります。

そこで、今日は業務関連書類の電子化のススメです。

業務関連書類を電子化する

前述した通り、請求書だけでも電子化し、PDFファイルを添付して先方にメールで送ったり、専用サイトを設け、そこから請求書をダウンロードしてもらうようにすれば、従来のアナログ的な請求書発送業務に比べて効率もアップします。

日本の商習慣上、なかなか取引先に認めてもらえないケースもあるかとは思いますが、どのような方法がお互いにとって合理的なものなのかを話し合えば、ある程度は相手も理解を示してくれるのではないでしょうか。

また、逆に言えば仕入先からもらう請求書に対しても同じように理解を示してあげる必要も当然あります。

技術がこれだけ進歩している世の中で、いつまでもアナログな方式にこだわっていては業務効率は上がらず、コスト削減にも壁ができてしまいます。

それらを改善するためにも、可能な限り業務関係の書類を電子化されることをお勧めします。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

2005年に改正された電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を一定の要件の下でスキャナを使用して保存することが認められるようになっていたわけですが、要件のハードルが高いことからごく一部の企業でしか採用されませんでした。

しかし2016年、今年の1月1日からはその要件が緩和され、より多くの企業にて文書の電子化が普及していくことが期待されます。

2005年改正時のスキャナ保存

2005年改正時のスキャナ保存においては、以下のような要件が求められていました。

１．契約書・領収書のうち、3万円以上のものは紙による保存が必要

２．スキャンしたデータにタイムスタンプを付する必要

３．一定の解像度によるカラースキャンが必要

４．その他、原稿台と一体となったスキャナ使用の必要性など

2016年改正の要件緩和

前述したとおり、2005年当時の改正では要件のハードルが高かったため、2016年からは以下のように緩和されました。

１．契約書・領収書等の国税関係帳簿書類について金額要件が撤廃され、すべてがスキャナ保存対象

２．国税関係帳簿書類に係る『電子的記録等による保存制度の承認』が不要

３．スキャンしたデータへの電子署名が不要（タイムスタンプは必要）

４．見積書などの一般書類は大きさ情報の保存が不要になり、グレースケールでの読み取りも認める

ただし、スキャナ保存の要件が緩和される一方で、国税の納税義務の適正な履行を確保する観点から、『適正事務処理要件』を満たす必要があるとされています。

追加された適正事務処理要件

『適正事務処理要件』とは、企業における内部統制を担保するための『相互牽制』、『定期的なチェック』、『再発防止策』、この3つ事項が社内規定等において整備され、かつ社内規定に基づいて適切に実施されていることが条件となります。

以上のようにはなりましたが、スキャナは原稿台と一体であるものに限定されていることや、適用開始前3ヶ月までに申請をしなければいけないことなどに変更はありませんのでご注意を。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

今日は、とある企業における業務改善事例をご紹介します。

資料は紙を使わない

この企業では、会議の際などの資料に紙を使いません。

タブレット端末を使いながら大型の液晶ディスプレイに映し出して会議を行います。

映し出されるのはタブレット端末などから手書きで書かれた文字などです。

つまり、電子化を実践しているということです。

これにより得られた効果は、20%程度のコスト削減が図れたことです。

電子化によるその他の効果

これらのように電子化を行うことにより、他にもコスト削減が図れたものがあります。

１．資料をコピーしたりする複合機の台数も減らすことができた

２．コピー用紙の購入費用が削減された

３．シュレッダーの台数が削減できた

中小・零細企業においても同じ

この事例はそこそこ大きな規模の企業ではありますが、これらに関しては中小・零細企業、小規模事業者も同じことが言えます。

例えば、FAXの送受信に紙を使わないだけでもコスト削減につながります。

１．コピー用紙の購入費用が削減できる

２．インク代、もしくはコピーカウンターの数を削減することができる

などの効果があるわけです。

企業規模の違いはあれでも、業務改善できることは必ずあるはずです。

よく、『もうやれるだけのことはやっているのでこれ以上やれることがない。』と言われる方がおられますが、そんなことはありません。

ちょっとしたことが変化をもたらします。

しかし、それは電子帳簿保存には対応しないものとなります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

請求書の電子化が普及している背景として『e-文書法』というものがあります。

これは、簡単に言えば『法律上保存を要する文書は紙以外に電子データ保存してもよい』ということを定めているものです。

従って、e-文書法においては例外を除いてどの書類も電子化して良いものとされています。

電子化が可能な代表的な文書

e-文書法において電子化が可能な代表的な文書として以下のような文書があります。

会計帳簿

証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し）

振替伝票

営業報告書

財産目録

事業（業務・事務）報告書

付属明細書

組合員（会員、加入員）名簿

議決権行使書

規約等

資産負債状況書類

社債権者集会議事録・謄本

社債原簿・謄本

総会議事録（創立総会含む）

取締役会議事録

定款

など

e-文書法の例外となる文書

e-文書法においてどの書類も電子化して良いと言っても以下の例外があります。

１．緊急時に即座に確認する必要があるもの：船舶に備える安全手引書など

２．現物性が極めて高いもの：免許証、許可証など

３．条約による制約があるもの

４．その他（国税関係書類など）

この中で、請求書は国税関係書類に含まれていることから電子帳簿保存法の制限を受けることになります。

つまり、電子化保存においてはデータが改ざんされていないことを担保しなければいけないため、電子署名とタイムスタンプを付与することが必要になります。

そうでない場合、受け取る側の企業は請求書を印刷して保存する必要があります。

全ての意味で請求書を電子的のみで完結させようとした場合、電子署名などを付与するコストや手間がかかってくることになりますので、現状の実態としては受け取る側の企業にて印刷をしていただいている例がほとんどであると思われます。