皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

2005年に改正された電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を一定の要件の下でスキャナを使用して保存することが認められるようになっていたわけですが、要件のハードルが高いことからごく一部の企業でしか採用されませんでした。

しかし2016年、今年の1月1日からはその要件が緩和され、より多くの企業にて文書の電子化が普及していくことが期待されます。

2005年改正時のスキャナ保存

2005年改正時のスキャナ保存においては、以下のような要件が求められていました。

１．契約書・領収書のうち、3万円以上のものは紙による保存が必要

２．スキャンしたデータにタイムスタンプを付する必要

３．一定の解像度によるカラースキャンが必要

４．その他、原稿台と一体となったスキャナ使用の必要性など

2016年改正の要件緩和

前述したとおり、2005年当時の改正では要件のハードルが高かったため、2016年からは以下のように緩和されました。

１．契約書・領収書等の国税関係帳簿書類について金額要件が撤廃され、すべてがスキャナ保存対象

２．国税関係帳簿書類に係る『電子的記録等による保存制度の承認』が不要

３．スキャンしたデータへの電子署名が不要（タイムスタンプは必要）

４．見積書などの一般書類は大きさ情報の保存が不要になり、グレースケールでの読み取りも認める

ただし、スキャナ保存の要件が緩和される一方で、国税の納税義務の適正な履行を確保する観点から、『適正事務処理要件』を満たす必要があるとされています。

追加された適正事務処理要件

『適正事務処理要件』とは、企業における内部統制を担保するための『相互牽制』、『定期的なチェック』、『再発防止策』、この3つ事項が社内規定等において整備され、かつ社内規定に基づいて適切に実施されていることが条件となります。

以上のようにはなりましたが、スキャナは原稿台と一体であるものに限定されていることや、適用開始前3ヶ月までに申請をしなければいけないことなどに変更はありませんのでご注意を。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

先日、ある基幹業務システムメーカーの方に電子帳簿保存の導入状況をお聞きしてみたところ、ユーザーの電子帳簿導入率は20%程度という回答が返ってきました。

また、自社においても全て電子帳簿保存対応をしているわけではないということでした。

電子帳簿保存は一部でも良い

電子帳簿保存に関しては、全てを対応させるとなるとメリットがあるかどうかに疑問が残るところですが、それが一部だけであればメリットが出せる可能性が高いです。

また、電子帳簿保存の申請は下記の3つに分かれおり、その一部だけを取り入れることもできます。

１．国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

　　仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売上帳・仕入帳など

２．国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請

　　納品書（控）・送り状（控）・見積書（控）・請求書（控）など

３．国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

　　納品書・請求書・領収書など

例として、２の国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請を提出し、自社が発行した見積書・納品書・請求書の控えだけを電子帳簿保存に対応させることもできます。

もちろん、仕訳帳や総勘定元帳だけを電子帳簿保存に対応させることもできます。

真実性と可視性の確保

電子帳簿保存に対応させるには一定の要件を満たしている必要があります。

例えば、請求書の控えなどを電子帳簿保存に対応させようとした場合、電子計算機処理システムの開発関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けや、そのシステムが稼働している電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタとこれらの操作説明書の備付けがあり、画面や書面で速やかに出力できるようにしてあること、検索機能が確保されていることがあります。

会計帳簿に関しては、これらに加え、修正・削除履歴と帳簿間の関連性が確認できることが要件として加わります。

難しく書いていますが、昨今販売されている基幹業務システムであればどれも対応しているはずです。

請求書の控えだけを電子帳簿保存対応させたとするならば、印刷不要、ファイリング不要、手間に加えて印刷にかかるコストも削減されることになりますのでお勧めです。

しかし、それは電子帳簿保存には対応しないものとなります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

請求書の電子化が普及している背景として『e-文書法』というものがあります。

これは、簡単に言えば『法律上保存を要する文書は紙以外に電子データ保存してもよい』ということを定めているものです。

従って、e-文書法においては例外を除いてどの書類も電子化して良いものとされています。

電子化が可能な代表的な文書

e-文書法において電子化が可能な代表的な文書として以下のような文書があります。

会計帳簿

証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し）

振替伝票

営業報告書

財産目録

事業（業務・事務）報告書

付属明細書

組合員（会員、加入員）名簿

議決権行使書

規約等

資産負債状況書類

社債権者集会議事録・謄本

社債原簿・謄本

総会議事録（創立総会含む）

取締役会議事録

定款

など

e-文書法の例外となる文書

e-文書法においてどの書類も電子化して良いと言っても以下の例外があります。

１．緊急時に即座に確認する必要があるもの：船舶に備える安全手引書など

２．現物性が極めて高いもの：免許証、許可証など

３．条約による制約があるもの

４．その他（国税関係書類など）

この中で、請求書は国税関係書類に含まれていることから電子帳簿保存法の制限を受けることになります。

つまり、電子化保存においてはデータが改ざんされていないことを担保しなければいけないため、電子署名とタイムスタンプを付与することが必要になります。

そうでない場合、受け取る側の企業は請求書を印刷して保存する必要があります。

全ての意味で請求書を電子的のみで完結させようとした場合、電子署名などを付与するコストや手間がかかってくることになりますので、現状の実態としては受け取る側の企業にて印刷をしていただいている例がほとんどであると思われます。