皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今年も『年末調整』の時期になったこともあり、今日は年末調整関連の話題をお伝えします。

年末調整関係書類も電子保存を

中小・零細企業、とりわけ小規模事業者においては意外と知られていないかもしれませんが、年末が近づくと従業員に紙を配布して記載と提出をさせている『給与所得者の扶養控除等申告書』などの年末調整関係書類に関しても電子保存が可能です。

昨年の『平成30年分の年末調整注意事項』でもご紹介した通り、今は国税庁のホームページで入力用ファイルを提供してくれていますから、小規模であればそれを配布して入力してもらったものを提出してもらって保存するというのもありかと思います。

ただしルールがあります。

１．所轄の税務署へ『源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請』を事前に行っておくこと

２．従業員の電子署名（マイナンバーカード）か、事業者が付与したIDとパスワードを使用して提出させること

この2つが必要になります。

１に関しては『みなし承認』となりますから、承認申請書を提出した月の翌月末日までに承認がなければ承認があったものとみなされます。

２に関しては本人であることを特定するためのルールですから、電子署名が難しければ事業者が独自のルールでIDとパスワードを付与すれば問題ありません。

そして、従業員から提出してもらったものをチェックし、後は電磁的に保管されていればOKです。

また、昨今はスマートフォンで簡単に提出できるクラウドサービスも多数出ていますから、それを利用されるのも良いかと思います。

＜e-Gov電子申請とは＞

電子申請とは、現在紙によって行われている申請や届出などの行政手続を、インターネットを利用して自宅や会社のパソコンを使って行えるようにするものです。
e-Gov電子申請システムは、各府省が所管する様々な行政手続について申請・届出を行うことができます。複数の府省へ申請・届出を行う際など、e-Gov電子申請システムを利用すると、まとめて申請・届出を行うことができ、便利です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

皆さん、『e-Gov電子申請』というものをご存知でしょうか？

税務申告などにおいては『e-Tax』や『eLTAX（PCdesk）』というものがありますので、それを使って電子申告などが行えるわけですが、社会保険における『報酬月額算定基礎届』であったり『賞与支払届』関連のの届出書類を電子的に行う場合、行政的には『e-Gov電子申請』というものが用意されています。

しかし、この『e-Gov電子申請』の昨年における普及率はわずか9%程度で、有効活用されるにはほど遠い数字となっています。

では、何故これほどまでに普及しないのでしょうか？

e-Gov電子申請が普及しない理由

まず1つ目の理由として、大手企業などの場合は社会保険関連の書類を電子申請する際に専用ソフトを使って行われていることが多いです。

給与システム内に電子申請の機能もあったりすることが多いため、特別他のものを必要としません。

では、中小・零細企業の場合はどうか？

大手企業などと同じように、給与システム内の機能にて行っているところもあるでしょうが、送られてきた書類に手書きし、それを返送しているところも多いのではないでしょうか。

その理由として考えられるのが、

１．e-Gov電子申請の存在を知らない

２．e-Gov電子申請が非常に使いづらい

３．税理士・社労士にお任せ

この3つのいずれかになるでしょう。

ここで問題なのは２の『e-Gov電子申請が非常に使いづらい』という理由です。

例えば、『報酬月額算定基礎届』に関しては『社会保険届書作成』というプログラムとあわせて行うことで提出の前段階までは簡単に作成ができるのですが、それを提出する『電子申請』部分、つまり『e-Gov電子申請』部分において非常に分かりづらいものとなっていることが普及の妨げになっている気がします。

様式変更時における様式違いにおいてもアラート（警告）を出すこともなく申請ができてしまったり、電子署名しなければいけないものと電子署名をしなくてもよいものなどの画面遷移がわかりづらいものであるにも関わらず、そこでもアラート（警告）を出すことなく申請ができてしまいます。

しかし、このような状態で申請そのものは完了したとしても、数日経過した後に『返戻通知』が届いたりします。

これでは結果的に提出期限に間に合わないことも出てきたりしますので、結局書面を返送した方が早いのでは？という見解になってしまうと思われます。

とは言え、問題が起きなかった場合においてはそれなりに便利なものでもあります。

役所に行かず、時間・場所を選ばす24時間申請可能で、ペーパレスな運用も可能になりますので、使いやすいものとして配慮されたシステムに改修を加えたことを想定した場合にはお勧めなものにもなり得ます。

是非、中小・零細企業のために良いものへ変化させていただきたいものです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今朝、トレンドマイクロ社のあるコラムを読んでいたところ、『ビジネスメール詐欺』に関連したものが紹介されていましたので、今日はそれをお伝えします。

類似ドメインを使ったなりすまし詐欺

事業者の場合、メールを送信する際に『なりすまし』対策の一つとして『SPF（送信元メールサーバのIPアドレス確認）』、『DKIM（電子署名確認）』、『DMARC（SPFとDKIMの認証を利用した認証と処理宣言）』といったドメイン認証を用いていることが多いですが、それを逆手に取ったような事象が起きています。

それは、『類似ドメイン』を使った『なりすまし』詐欺です。

例えば、example.comというドメインがあったとします。

この『example.com』になりすましたい場合、偽物のドメインとして『exarnple.com』というドメインを使い、事業者へ『請求書』などのメールを送りつけます。

この例によるポイントは、exampleの『m（エム）』を『rn（アール・エヌ）』に変えて模倣されている、『模倣ドメイン』であることです。

確かに、パッと見た限りでは『rn（アール・エヌ）』が『m（エム）』に見えてしまいます。

そして、この模倣ドメインと『SPF』、『DKIM』、『DMARC』といったドメイン認証を組み合わせることで余計に本物であるかのように見えてしまいます。

理由は簡単です。

模倣ドメインは攻撃者側が所有しているドメインですから、『SPF』、『DKIM』、『DMARC』、いずれも正常に認証をPassさせることができるからです。

『m（エム）』と『rn（アール・エヌ）』以外にも、『0（ゼロ）』と『O（オー）』、『o（オー）』と『a（エイ）』、『S（エス）』と『5（ゴ）』などがだましの模倣ドメインに使われていたりします。

このような『なりすまし』に対しては、徹底した社内教育に加え、それらを検知するセキュリティの導入などにてリスクを軽減する必要があるとされています。

参考：『ビジネスメール詐欺：DMARCなどドメイン認証のすり抜けを狙った手口』

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いた内容はある企業にて施されているメール送信に対する施策ですが（SPF、DKIM、DMARC）、この状態でも偽装されたメールは受信者に届いてしまうことはあります。

それは何故でしょうか？

DMARCの宣言が絶対ではない理由

まず、DMARCにはポリシーというものがあり、どのように対処通知を行うかの記述があります。

１．何もしない（none）

２．隔離（quarantine）

３．拒否（reject）

これにプラスして、どれくらいの割合でメールを評価するかの適用割合というものが記述されている場合もあります。

従って、DMARCによる宣言があるからと言って必ず偽装されたメールが受信者に届かないわけではありません。

（ポリシーの設定を『何もしない（none）』にしているケースはよくあります。）

また、DMARCにおいて『拒否（reject）』としている場合でも受信者に届くことはあります。

それは何故か？

受信者側のメールサーバーに委ねている部分があるからです。

DMARCは受信者側に対して通知（要求依頼）はするものの、それに対応する形で受信者側のメールサーバーが設定されていない場合はその通知は適用されません。

（適用しようがありません。）

これらのことを理由に、DMARCによる宣言があるからと言って偽装メールが絶対に届かないようになっているというわけではないのです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

国税の『e-Tax』、地方税の『eLTAX』、どちらも電子申告等を行う際には電子証明書が必要なことはご存知かと思いますが、その電子証明書、予め登録（届出）が必要であることを忘れていたりはしませんか？

電子証明書の切替時には再登録が必要

電子証明書を更新したり、住民基本台帳カードから個人番号カード（マイナンバーカード）へ切替を行った場合、当然電子証明書が新しいものに切り替わります。

その場合、以前に『e-Tax』や『eLTAX』で登録（届出）を行った電子証明書とは異なるものとなってしまうため、更新・差し替えの手続きが必要になります。

これ、うっかり忘れてしまい、そのまま以前の電子証明書のまま送信してしまう方も少なくはないでしょう。

電子署名をする際には登録されている電子証明書との照合は行われず、送信した際に照合を行っているため、送信した後にメッセージボックスにエラーがあることが通知されます。

つまり、送信まで完了していてもメッセージボックスを確認しない限りは気付かないこともあるということです。

これらのミステイクを避けるため、電子証明書の更新や住民基本台帳カードから個人番号カード（マイナンバーカード）への切替を行った場合は、速やかに電子証明書の更新・差し替えの手続きを行っておく必要性があるでしょう。

『e-Tax』も『eLTAX』も、利用者情報のメニュー内に電子証明書の登録・更新・差し替えのメニューがありますので、忘れずにそこから新しい電子証明書の登録をしておきましょう。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

皆さんも業務上よく目にすることのある印紙は、あらゆるケースで貼付され、業務内容などによってはそれが相当な数に上り、印紙税に対する負担が多い事業者もおられることでしょう。

では、それらを削減する方法はないものでしょうか？

電子契約による印紙税の削減

印紙税は、紙媒体における契約文書に関しては課税文書になりますので印紙を貼付しなければいけませんが、これが電子文書である場合においては課税対象にはなりません。

従って、電子文書によって契約を取り交わすことによって印紙税を削減することが可能になります。

また、紙媒体における契約書の場合、作成された契約書を郵送したりする場合など、他の経費もかかってきますが、インターネットを介して行われる電子契約ではそういったことも発生しません。

さらに紙の保管スペースを気にすることもなく、電子ファイルの保存先のセキュリティが守られていれば紙媒体よりもセキュリティ性を高めることも可能と言えます。

電子証明書とタイムスタンプの必要性

紙媒体における契約書の場合、契約者の署名・押印によって法的効力を持つことになりますが、電子契約においてはそれに代わるものである電子署名とタイムスタンプを付与することによって法的効力を持たせることになります。

従って、認証局により発行された証明書を用いて身分を証明する必要があり、かつ、日時が改ざんされていないことを証明するために第三者機関による日時情報の付与も必要になります。

これらを総合的に考えると、開発業者、不動産業、建設工事業など、契約書を取り交わすことの多い業種に対してお勧めできるものであると言えます。

しかし、それは電子帳簿保存には対応しないものとなります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

請求書の電子化が普及している背景として『e-文書法』というものがあります。

これは、簡単に言えば『法律上保存を要する文書は紙以外に電子データ保存してもよい』ということを定めているものです。

従って、e-文書法においては例外を除いてどの書類も電子化して良いものとされています。

電子化が可能な代表的な文書

e-文書法において電子化が可能な代表的な文書として以下のような文書があります。

会計帳簿

証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し）

振替伝票

営業報告書

財産目録

事業（業務・事務）報告書

付属明細書

組合員（会員、加入員）名簿

議決権行使書

規約等

資産負債状況書類

社債権者集会議事録・謄本

社債原簿・謄本

総会議事録（創立総会含む）

取締役会議事録

定款

など

e-文書法の例外となる文書

e-文書法においてどの書類も電子化して良いと言っても以下の例外があります。

１．緊急時に即座に確認する必要があるもの：船舶に備える安全手引書など

２．現物性が極めて高いもの：免許証、許可証など

３．条約による制約があるもの

４．その他（国税関係書類など）

この中で、請求書は国税関係書類に含まれていることから電子帳簿保存法の制限を受けることになります。

つまり、電子化保存においてはデータが改ざんされていないことを担保しなければいけないため、電子署名とタイムスタンプを付与することが必要になります。

そうでない場合、受け取る側の企業は請求書を印刷して保存する必要があります。

全ての意味で請求書を電子的のみで完結させようとした場合、電子署名などを付与するコストや手間がかかってくることになりますので、現状の実態としては受け取る側の企業にて印刷をしていただいている例がほとんどであると思われます。