皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先週末にお伝えした日本のFAX事情ですが、根強く残っていることが多いとは言っても一定の変化も起きてはいます。

今日は先週末に続いて『FAX利用』に関してお伝えします。

コスト削減でFAXの使い方に多様性

先週末にお伝えした通り欧米からは『骨董品扱い』されている日本の『FAX文化』ですが、昔から何の変化も起きていないわけではありません。

ある一定の変化は起きており、現在の『FAX利用』に関しては概ね以下のように分けられます。

１．複合機を残し、送受信はコンピュータにて行う（ペーパレス化）

２．インターネットFAXへの移行

３．FAX番号を廃止し、電話とFAXを自動切替にて利用

４．FAXの完全廃止

５．従来通り複合機などにて紙ベースでFAXを利用

このような感じです。

１の場合は大手企業では何年も前から行われている方法で、紙で印刷するという無駄をなくしたペーパレス化のケース。

２の場合は複合機がなくてもインターネット回線があれば送受信ができ、スマートフォンなどでも送受信可能な最近多くなってきているケース。

３の場合はFAX送信がほとんどなく、受信は電話と自動切替で十分ということから固定的にかかるFAX回線のコストを削減したケース。

（後述の４のケースにも相当するが、念のために自動切替で残しているとも言える。）

（意外にもデパートの一部では取り入れられているようです。）

４の場合はFAXの送受信の代わりにメールなどの電子ツールに移行させたケース。

５の場合は従来通りのケースです。

不動産・建築、士業、マスコミ系などはやむを得ないかもしれませんが、そうでないのであれば今後は２、３、４がお勧めです。

それには、取引先などを含めて『固定概念』を払拭する必要があるかもしれません。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今日は遅くなってしまったので少しだけ。

皆さんの会社では今でもFAXは現役ですか？

ビジネスで根強い日本のFAX文化

減少傾向にあるといってもやはり根強い日本の『FAX文化』、欧米からは異様なものとして見られているようで、骨董品扱いです。

では、何故なくならないのか？

１．一部の高齢経営者によるFAXへの執着

２．印鑑による『捺印文化』

このあたりではないでしょうか。

しかし、どちらも変えられるはずのものですが変えようとしません。

つまり、長年に渡り行われ続けている『慣例』というものに縛られているということです。

欧米においては合理的な考え方を良しとされることが多いと思いますが、やはり日本は『慣例』に従い、『長い物には巻かれろ』という文化の国のように感じます。

紙で行えば『課税文書』となる契約書などのやりとりにおいても電子的に行えば『非課税』になりますので『印紙税の節約』にもなりますが、そこはあえて無駄を優先し続けるのでしょうか。。。

しかし、これだけインターネットが普及した昨今において、果たしてそれは有効的な手段なのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

FAX機や複合機、これらを使い続けることでどれくらいのコストがかかっているでしょうか？

FAX機であれば修理代、インク代、紙代などのコストがかかり、複合機であれば多くはリース料、トナー代、紙代、保守料など、結構なコストがかかっているはずです。

では、FAXの送受信は他に変えることはできないのでしょうか？

FAXの送受信を見直すという業務改善

まず、送信からですが、送信しようとしているものはFAXじゃないとダメなのでしょうか？

電子メールなど、他のツールを使うことでも問題ないのであればそれに変更する方が良いです。

逆に、どうしても相手先のFAXへ送らなければいけないとしても、印刷せずに相手のFAXへ送信すべきです。

次に受信ですが、無駄に送られてくる営業FAXなどを未だに無条件で印刷しているところもあります。

これは非常に無駄です。

せめて必要なものだけを印刷し、不要なものは機械側で削除してしまうことくらいは行った方が良いでしょう。

これらのFAXの送受信に関わるものを改めて考えた場合、非常に多くの無駄があるとは思いませんか？

そこで、FAXの送受信に対して今一度考え直してみてください。

１．電子メールやクラウドストレージなどを活用することでFAXの使用を減らすか、FAX機の設置を廃止する

２．FAXの送受信にはツールを使用し、紙での印刷は行わない

３．FAX機の設置を廃止し、インターネットFAXサービスを活用する

３のインターネットFAXサービスは以前から存在しますが、コストはあまりかかりません。

基本料金も数百円/月～固定電話の基本料金程度で、送受信にかかるコストは一定量までは無料であったりするところもあります。

スマートフォンなどにも対応しているところもあり、外出先であってもタイムリーにFAXを確認することもできます。

いかがでしょうか？

これらのように、FAXの送受信を見直すだけでいくつかの改善が図れますので、一度社内で検討されてみてはいかがでしょうか。

その紙をなくしたいと思ったことはありませんか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

メールが一般的に普及している昨今では、FAXの利用はある程度減少した部分も

ありますが、まだまだFAXは普通に送受信されています。

しかし、そのFAXの送受信、パソコンで文章を打ち、プリンタで印刷し、そして

FAXを送信するとか、送られてきたFAXが紙で印刷されるとかは、今でも普通に

行われていることが多いです。

それ、非常に面倒で紙の無駄だと思いませんか？

今の時代、リース契約している大型の複合機であっても、SOHO向けの小型複合機

であっても、パソコンからFAXをペーパレスで送り、受信したFAXもペーパレスで

確認することができます。

受信したFAXをどうしても紙で印刷したい場合は当然印刷すれば出力されます。

いかがでしょうか？

このPC-FAX機能を使うことで結構な無駄を省くことができますので、是非一度

お試しください。