会計帳簿や書類は、どのくらいの期間保存しておけば良いものなのかご存知ですか?

この保存期間、黒字の場合と繰越欠損金が生じた時でも保存期間は異なります。

また、法人税法上の保存期間と会社法上の保存期間も異なります。

書棚

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

会計帳簿や書類は法律によって保存期間が定められています。

また、法人税法における保存期間と、会社法における保存期間には違いがあります。

では、まず会計帳簿や書類の種類から整理してみましょう。

帳簿と書類の種類

帳簿:現金出納帳・仕訳帳・総勘定元帳・固定資産台帳など

決算書類:貸借対照表・損益計算書・棚卸表など

証憑書類:預金通帳・領収書・請求書・契約書・注文書など

次に、それぞれの保存期間についてです。

法人税法上の保存期間

帳簿、決算書類、証憑書類はいずれも7年間の保存が義務付けられています。

ただし、繰越欠損金が出た事業年度は9年間の保存になります。

これは、平成23年の税制改正によって、青色申告書を提出した事業年度の欠損金の

繰越期間が9年間まで拡大されたことによって、平成20年4月1日以降に終了する、

欠損金の生じた事業年度は会計帳簿や書類の保存期間が9年に延長されたためです。

会社法上の保存期間

法人税法上の保存期間とは違い、会社法上の保存期間は10年と定められています。

また、法人税法上の規定と異なるのは、証憑書類に関する規定がないことです。

従って、帳簿と決算書類が10年間保存されていれば良いことになります。

これらに関して覚えにくいと思われる場合は、一律で10年間保存しておくという

考え方をしていれば問題ないでしょう。

保存の方法

保存は原則的に紙による保存になりますが、税務署の承認及び一定の保存要件を

満たしている場合においては電磁記録による保存も可能です。

 

最後に余談ではありますが、税務調査で提示などを求められる書類は、一般的に

過去3年分と言われています。しかし、この場合は会計帳簿や書類だけではなく、

賃金台帳や源泉徴収簿などの給与に関する書類も求められることもあります。

そういったこともあり、倉庫などに入れてしまうのは過去4年以前のものにして

おいた方が良いかもしれません。

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    この記事を書いた人

    • 業務コンサルタント高橋進伍
    • 1968年生 愛知県名古屋市出身 会計・給与・販売購買在庫・税金系などの業務システムを製造・販売する某上場企業の出身で、会計・IT・WEBを中心とした業務改善などを行う業務コンサルタント
    • 中小企業庁『ミラサポ』登録専門家/あいち産業振興機構登録専門家/名古屋産業振興公社登録専門家
    • (Publisher:TRILOGYFORCE.COM)

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