銀行の大半が手数料を有料化し、振込手数料などの負担が今まで以上に増えている昨今、銀行の見直しをするのも１つの手立てと言えるかもしれません。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

随分ご無沙汰での投稿です！

昨今、銀行の振込手数料等が改定され続け、事業者の方々にとっては非常に負担となっているのではないでしょうか？

インターネット専業銀行を検討しては？

昨今においては、同行同一支店間であっても事業用口座から個人口座への振込手数料が有料化され、インターネットバンキングで処理をしても振込手数料をとられてしまうケースが多くなっています。

これ、できることなら何とかしたいと思ったことは一度はあると思います。

そんな時、インターネット専業銀行を検討してみるのも一つの手立てだと思いませんか？

※ 現状は未だ同行同一支店の場合は無料の銀行もありますが、今後は少しずつ改定されていくように感じます。

逆に、同一銀行か他行かの区分けにしてしまっている銀行もあり、3万円以上の振込の場合は同一銀行宛であっても330円、他行宛の場合は660円もかかってしまうケースもあります。

メインバンクは残してネット専業銀行を追加する

インターネット専業銀行の検討はシフトするという意味ではありません。

都銀、地銀、信金と、従来の店舗型銀行をなくしてしまうことで取引先へのイメージなどに不安があったり、融資の関係などもあるかと思いますので、現状のメインバンクにインターネット専業を追加するということです。

月に一度メインバンクからインターネット専業銀行へ資金を移動させても上限の手数料で終わりますから、一度資金移動してからその先はインターネット専業銀行から振込処理をする流れをとれば結構振込手数料を抑えられる事業者も多いはずです。

いかがでしょうか？

インターネット専業銀行となると抵抗感を覚える方もおられるかとは思いますが、この先は徐々にそういったイメージは薄れていくように思いますので、振込手数料等を負担に感じておられる事業者の方は一度検討してみると良いかと思います。

『折電します。』と。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いたことで概ねわかってしまいますが、今時の若者は仕事でも言葉を略していることが気になります。

仕事でも言葉を略す今時の若者の教育

直前の見出しには『教育』という言葉を使いましたが、これは『教育の問題』とは言い難いものがあります。

いつの時代も『今時の若い者は．．．』という言葉は年上の方から年下の者に対して出てきますし、我々も当然言われてきました。

しかし、流石に仕事で言葉を略すというのは常識的に判断できるものかと．．．

これ、職場での教育もありますが、常日頃から言葉を略し、何か注意をすると『パワハラ』のように扱われてしまうご時世も良くないのでは？と感じてしまいます。

上司が部下に過度な気遣いをする時代になってしまっているようにも感じます。

これはプライベートな家庭内においてもそのような傾向があったりもするのではないでしょうか。

年上・年下に関係なく、すべてフラットな関係性が当り前のようになってきているように感じます。

過去の時代がすべて正しいとは言いませんが、いつの時代も変わらない、変えてはいけないこともあると個人的には思っています。

もう少し、良い意味での進化・変化をしたいものです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

なかなか先が見えない状態にある『新型コロナウイルス感染症』ですが、今の段階では人が集まるところには行かないことが自身のためのみならず、全体のためでもあることは言うまでもありません。

それらを考慮し、『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している企業が増えてはいますが、この部署だけは結構ハードルが高いとも言えます。

紙の書類はテレワークを不可能にする

今、中小・零細企業、小規模事業者においても『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している事業者はありますが、その中でもそれを実施するのが困難な部署もあります。

経理部門です。

理由は簡単で、未だに『請求書』などの『紙の書類』を扱うことが多いからです。

しかし、これは解決できない問題でしょうか？

逆に言えば、今がそれらを変える良いチャンスかもしれません。

『請求書』はあればいいわけですから、取引先からPDFなどにして電子的に送信してもらえば済む話です。

もし慣習的な問題を止められないというのであれば今の時期だけでも一時的に変更してしまうことは可能なはずです。

これは従業員の経費精算などにおいても同じです。

『ワークフローがないからできない』などというのは単なる言い訳に過ぎず、それに代わるもので当面対処すれば良いだけの話ではないでしょうか。

通常は各従業員が紙に記入して押印し、上長に承認してもらった後に経理に回されるという流れであるならば、その紙はおそらくExcelなどのフォーマットは存在するはずです。

それを各従業員が電子媒体で所持し、入力したものを上長に電子的に送信する。

そして上長が承認したら経理担当者に電子的に送信する。

このようなことを行い、出勤しなければどうにもならない日数を減らすことは可能です。

つまり、出勤日数が減少した分リスクは軽減できるわけです。

『実施できない理由を探す』より『実施できる方法を探す』ことを考えてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今日はいくつかの『お問い合わせ窓口』における『サポート』事例に関してお話しします。

問い合わせサポートに出る差とは

まずは悪い例からです。

＜事例その１＞

ユーザーであるAさんは使用しているアプリケーションに関して次のように問い合わせをしました。

Q：『ホームページに掲載されている手順にそってアプリケーションの自動アップデートを行おうとしたのですが行われません。何故でしょうか？』

これに対してメーカーのBさんは次のように回答をしました。

A：『新しいバージョンでは特別な変更はありませんから今のままで問題ないですよ。』

さて、この回答に対してあなたならどのように感じますか？

＜事例その２＞

ユーザーであるCさんは使用しているウェブサービスに関して次のように問い合わせをしました。

Q：『以前に使えていた機能が使えないので別の方法で対応しておりますが、何か仕様変更があったのでしょうか？』

これに対してISPのDさんは次のように回答をしました。

A：『他の方法を用いても結果は同じですからそれで良いのではないでしょうか。』

さて、この回答に対してあなたならどのように感じますか？

次は良い例です。

＜事例その３＞

ユーザーであるEさんは使用しているアプリケーションに関して次のように問い合わせをしました。

Q：『アプリケーションに登録されてしまった内容がどこから登録されたのか不明で、最終的には消去したいのですがどうしたら良いですか？』

これに対してメーカーのFさんは次のように回答をしました。

A：『ご不安な思いをさせてしまい誠に申し訳ありません。全力でサポートさせていただきます。その件につきましては次の手順を一緒に行ってください。』

（結果解決に至る。）

さて、この回答に対してあなたならどのように感じますか？

＜事例その４＞

ユーザーであるGさんは使用している海外のウェブサービスに関して次のように問い合わせをしました。

Q：『部分的に表示が抜けてしまうのですが、何に問題があるのでしょうか？』

これに対して海外ISPのHさんは次のように回答をしました。

A：『こちらでは現象を確認できなかったが、あなたが確認しているURLがあれば送って欲しい。喜んでお手伝いする。』

（現在も継続中とのこと。）

さて、この回答に対してあなたならどのように感じますか？

今日は4つの事例をお伝えしましたが、明らかにユーザーが受け取るイメージは異なります。

これは個人へのイメージではなく企業へのイメージとして反映してしまうため、サポート業務は特に注意を払いたいところです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、自宅を就業場所とする『在宅勤務』、移動中や顧客先、カフェなどを就業場所とする『モバイルワーク』、所属するオフィス以外の他のオフィスなどを就業場所とする『サテライトオフィス勤務』、これらはすべて『テレワーク』となりますが、この『テレワーク勤務』において気をつけなければいけないことがあります。

テレワーク時のセキュリティ対策

あるセキュリティベンダーが『テレワーク』の際の『セキュリティ対策』に関して以下のようにまとめていました。

１．セキュリティ機能付きのUSBメモリや適切なクラウドサービスの利用

２．許可された私物端末へのセキュリティソフトの利用と最新状態の保持

３．OSやソフトウェアを適切に更新する（脆弱性の修正を適用する）

４．端末の盗難、紛失対策

５．第三者による画面ののぞき見対策

６．社内システムに安全にアクセスするためのVPNソフトの利用

７．安全なネットワークの選択と公衆Wi-Fi利用時のVPN利用

８．家庭内ネットワークの適切な保護

このような『テレワーク』時セキュリティポリシーは社内で必ず策定し、テレワーカーにはすべて遵守させる必要があります。

『テレワーク勤務』の導入は良いことではありますが、その影響で問題が起きてしまっては意味がありません。

例えば、『在宅勤務』のスタッフに対しては『家庭内ネットワークの保護』には『何を使って』、『どのように』保護しているかを申告させることなどは行った方が良いでしょう。

（リストにチェックを入れさせるだけでは少々甘い気がします。）

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

従来、名古屋市との契約書の取り交わしは市役所への来庁や郵送というアナログなものですが、現在、それを『電子契約』とする検討が進められているようです。

行政でも電子契約でペーパレス化

先月末に投稿した『ビジネスで根強く残るFAX文化』や今月初めに投稿した『コスト削減で変化するFAX利用』という記事でも『日本の慣例』的なことに少し触れましたが、それを少し払拭してくれる前向きな話題を目にしました。

名古屋市が『電子契約』の導入の検討を進めているという話題です。

これが実現すれば、国が進めている『働き方改革』の実現にも期待ができそうです。

効果的には、

・紙の契約書に発注者と受注者の双方の記名、押印の必要がなくなる

・契約書が電子ファイル保管となるため書類の保管場所がいらなくなる

・契約書の取り交わしに来庁したり郵送が必要なくなる

・電子文書になるため契約書に収入印紙が不要になる

・インターネット上で契約書の検索や閲覧が可能になる

といったことが期待でき、事務作業の効率化、生産性向上につながりそうです。

実現はまだ先になりそうではありますが、早い段階での実現を期待したいところです。

このように、行政が率先して『捺印文化』から脱却してくれれば民間企業での『固定概念』の払拭にもつながるのではないでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先週末にお伝えした日本のFAX事情ですが、根強く残っていることが多いとは言っても一定の変化も起きてはいます。

今日は先週末に続いて『FAX利用』に関してお伝えします。

コスト削減でFAXの使い方に多様性

先週末にお伝えした通り欧米からは『骨董品扱い』されている日本の『FAX文化』ですが、昔から何の変化も起きていないわけではありません。

ある一定の変化は起きており、現在の『FAX利用』に関しては概ね以下のように分けられます。

１．複合機を残し、送受信はコンピュータにて行う（ペーパレス化）

２．インターネットFAXへの移行

３．FAX番号を廃止し、電話とFAXを自動切替にて利用

４．FAXの完全廃止

５．従来通り複合機などにて紙ベースでFAXを利用

このような感じです。

１の場合は大手企業では何年も前から行われている方法で、紙で印刷するという無駄をなくしたペーパレス化のケース。

２の場合は複合機がなくてもインターネット回線があれば送受信ができ、スマートフォンなどでも送受信可能な最近多くなってきているケース。

３の場合はFAX送信がほとんどなく、受信は電話と自動切替で十分ということから固定的にかかるFAX回線のコストを削減したケース。

（後述の４のケースにも相当するが、念のために自動切替で残しているとも言える。）

（意外にもデパートの一部では取り入れられているようです。）

４の場合はFAXの送受信の代わりにメールなどの電子ツールに移行させたケース。

５の場合は従来通りのケースです。

不動産・建築、士業、マスコミ系などはやむを得ないかもしれませんが、そうでないのであれば今後は２、３、４がお勧めです。

それには、取引先などを含めて『固定概念』を払拭する必要があるかもしれません。

あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。

しかし、これだけインターネットが普及した昨今において、果たしてそれは有効的な手段なのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

FAX機や複合機、これらを使い続けることでどれくらいのコストがかかっているでしょうか？

FAX機であれば修理代、インク代、紙代などのコストがかかり、複合機であれば多くはリース料、トナー代、紙代、保守料など、結構なコストがかかっているはずです。

では、FAXの送受信は他に変えることはできないのでしょうか？

FAXの送受信を見直すという業務改善

まず、送信からですが、送信しようとしているものはFAXじゃないとダメなのでしょうか？

電子メールなど、他のツールを使うことでも問題ないのであればそれに変更する方が良いです。

逆に、どうしても相手先のFAXへ送らなければいけないとしても、印刷せずに相手のFAXへ送信すべきです。

次に受信ですが、無駄に送られてくる営業FAXなどを未だに無条件で印刷しているところもあります。

これは非常に無駄です。

せめて必要なものだけを印刷し、不要なものは機械側で削除してしまうことくらいは行った方が良いでしょう。

これらのFAXの送受信に関わるものを改めて考えた場合、非常に多くの無駄があるとは思いませんか？

そこで、FAXの送受信に対して今一度考え直してみてください。

１．電子メールやクラウドストレージなどを活用することでFAXの使用を減らすか、FAX機の設置を廃止する

２．FAXの送受信にはツールを使用し、紙での印刷は行わない

３．FAX機の設置を廃止し、インターネットFAXサービスを活用する

３のインターネットFAXサービスは以前から存在しますが、コストはあまりかかりません。

基本料金も数百円/月～固定電話の基本料金程度で、送受信にかかるコストは一定量までは無料であったりするところもあります。

スマートフォンなどにも対応しているところもあり、外出先であってもタイムリーにFAXを確認することもできます。

いかがでしょうか？

これらのように、FAXの送受信を見直すだけでいくつかの改善が図れますので、一度社内で検討されてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

近年のITの普及などに伴い、新卒者の採用に向けた会社説明会などのあり方に変化が起きるかもしれません。

新卒者向けの会社説明会などに変化

ある企業が『新卒者向けの会社説明会』などを原則廃止しました。

各社が集う合同説明会への参加もしないようで、企業紹介はホームページ上に掲載される動画で業務内容などを紹介するようです。

一見一方通行に見えますが、会社の雰囲気などを知りたい新卒者向けに社員との交流会を本社で行うようで、そのあたりはアナログな要素も残しています。

また、選考途中の面接においてはインターネットを介したテレビ電話ツールを活用し、本社で行われる最終選考の面接のみアナログな対面で行われるとのこと。

これにより、会社側にとっては採用活動が効率化できることによって人事担当者などへの負担も軽減でき、学生への負担も軽減できるとしています。

実はこの会社、スマートフォン向けアプリなどを手掛けるIT系の企業で、同系のIT系企業であれば同様の方法で双方への負担を減らしていく可能性はありそうです。

一方、従来のアナログな方法にこだわる企業などへの浸透は難しい可能性はありますが、今後、新卒者向けの会社説明会から選考面接などにおいて、ある一定の変化が見込まれるかもしれません。