メールでお客様や取引先に資料を送ることは日々発生することですが、添付する
資料をそのままの状態で送るのは好ましくありません。
皆さん、こんにちは。
業務コンサルタントの高橋です。
お客様や取引先とのメールは毎日のように行われているかと思いますが、それに
資料を添付して送ることがあるかと思います。
そんな時、何もせずにそのままの状態で送っている方が結構いらっしゃいます。
では、どのようにして送るのが良いのか？
メールに添付して送る場合
- １．まずはその資料を圧縮したファイルにします。
- ２．圧縮ファイルにする際、パスワードを設定します。
- ３．メールに資料を添付して送信します。
- ４．別のメールにてパスワードを送ります。
こういった形をとるのは何故か？
メールを誤送信してしまったなどの場合、見られたくない資料が第三者に見られて
しまう可能性があります。
そんな時、パスワードがわからなければそのファイルを見られることは確率的に
減少します。
また、別便のメールにてパスワードを送っているのもそれと同じで、一緒に送って
しまっては誤送信の際に無意味になることを防いでいます。
メール添付以外の場合
マイクロソフト社のOffice 365にあるOneDriveなどを使うのも１つの手段です。
このOneDriveというのは、クラウドストレージ、つまり、セキュリティの
かかったマイクロソフト社のデータセンター内のサーバですので、そこに
ファイルをアップロードし、アップロード先へのアクセスを相手に招待して
あげればファイルの受け渡しが可能です。
マイクロソフト社のOneDriveに限らず、こういったセキュリティのかかった
ストレージで、他者を招待できる機能をもったストレージなどであれば同じこと
ができます。
また、このようなクラウドストレージを使うのも１つの手段になります。
まだどちらも行われていない方、是非一度お試しください。