メールでお客様や取引先に資料を送ることは日々発生することですが、添付する

資料をそのままの状態で送るのは好ましくありません。

メール

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

お客様や取引先とのメールは毎日のように行われているかと思いますが、それに

資料を添付して送ることがあるかと思います。

そんな時、何もせずにそのままの状態で送っている方が結構いらっしゃいます。

では、どのようにして送るのが良いのか?

メールに添付して送る場合

  • 1.まずはその資料を圧縮したファイルにします。
  • 2.圧縮ファイルにする際、パスワードを設定します。
  • 3.メールに資料を添付して送信します。
  • 4.別のメールにてパスワードを送ります。

こういった形をとるのは何故か?

メールを誤送信してしまったなどの場合、見られたくない資料が第三者に見られて

しまう可能性があります。

そんな時、パスワードがわからなければそのファイルを見られることは確率的に

減少します。

また、別便のメールにてパスワードを送っているのもそれと同じで、一緒に送って

しまっては誤送信の際に無意味になることを防いでいます。

メール添付以外の場合

マイクロソフト社のOffice 365にあるOneDriveなどを使うのも1つの手段です。

このOneDriveというのは、クラウドストレージ、つまり、セキュリティの

かかったマイクロソフト社のデータセンター内のサーバですので、そこに

ファイルをアップロードし、アップロード先へのアクセスを相手に招待して

あげればファイルの受け渡しが可能です。

マイクロソフト社のOneDriveに限らず、こういったセキュリティのかかった

ストレージで、他者を招待できる機能をもったストレージなどであれば同じこと

ができます。

また、このようなクラウドストレージを使うのも1つの手段になります。

まだどちらも行われていない方、是非一度お試しください。

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    この記事を書いた人

    • 業務コンサルタント高橋進伍
    • 1968年生 愛知県名古屋市出身 会計・給与・販売購買在庫・税金系などの業務システムを製造・販売する某上場企業の出身で、会計・IT・WEBを中心とした業務改善などを行う業務コンサルタント
    • 中小企業庁『ミラサポ』登録専門家/あいち産業振興機構登録専門家/名古屋産業振興公社登録専門家
    • (Publisher:TRILOGYFORCE.COM)

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