皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

個人的には現金で決済する方がわかりやすい感覚があるのですが、今後は日本においても『キャッシュレス決済』が増加しそうです。

キャッシュレス決済は今後増加する

日本の場合、諸外国と比べると現金で支払う習慣が未だ根強いことは事実です。

現に、中国や韓国においては60%～90%程度もキャッシュレス決済が普及しており、アメリカにおいても50%近くがキャッシュレス決済ですが、日本においては20%弱にとどまっています。

しかし、キャッシュレスにすることで事業者はコスト削減や省力化へつなげることができ、消費者側もカードやスマホを持ち歩いていれば現金がなくても済んでしまいます。

別の視点から見てみると、外国人観光客への対応が遅れているということが言えます。

これは実際にあった話しですが、ある中国の方がお店で買い物をしようとした際、クレジットカードなど現金以外での決済を希望しましたが、そのお店では未だ現金での対応しかしておらず、商機を逃してしまいました。

大手などのチェーン店ではそのようなことはないかもしれませんが、中小・零細、小規模事業者のお店となると決済手数料の負担などの問題もあり、クレジットカード決済すら扱っていないお店もまだまだ多いのかもしれません。

しかし、2020年には東京オリンピック・パラリンピックによる外国人観光客の増加が見込まれ、政府は、店舗や宿泊施設などに対してクレジットカード決済端末の設置の働きかけなどを行っています。

これらの状況を考えると、今後は日本においても『キャッシュレス決済』が増加していくものと思われます。

お店を経営している事業者の方、一度検討してみてはいかがでしょうか。

テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用し、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今、総務省が推進している『テレワーク』という働き方をご存知でしょうか？

自宅など、職場以外の場所で働くことで時間を有効的に使え、子育てなどとの両立を図る柔軟な働き方です。

テレワークの意義とは

テレワークには、次のような意義や効果があります。

１．少子高齢化対策の推進

・人口構造の急激な変化の中で、個々人の働く意欲に応え、その能力を遺憾なく発揮し活躍できる環境の実現に寄与

・女性・高齢者・障がい者等の就業機会の拡大

・『出産・育児・介護』と『仕事』の二者選択を迫る状況を緩和

・労働力人口の減少のカバーに寄与

２．ワーク・ライフ・バランスの実現

・家族と過ごす時間、自己啓発などの時間増加

・家族が安心して子どもを育てられる環境の実現

３．地域活性化の推進

・UJIターン・二地域居住や地域での企業等を通じた地域活性化

４．環境負荷軽減

・交通代替によるCO2の削減等、地球温暖化防止への寄与

５．有能・多様な人材の確保と生産性の向上

・柔軟な働き方の実現により、有能・多様な人材の確保と流出防止、能力の活用が可能に

６．営業効率の向上・顧客満足度の向上

・顧客訪問回数や顧客滞在時間の増加

・迅速、機敏な顧客対応の実現

７．コスト削減

・スペースや紙などオフィスコストの削減と通勤・移動時間や交通費の削減等

８．非常災害時の事業継続

・オフィスの分散化による、災害時等の迅速な対応

・新型インフルエンザ等への対応

テレワークの形態

そして、テレワークには次のような形態があります。

１．在宅勤務

・自宅を就業場所とするもの

２．モバイルワーク

・施設に依存せず、いつでも、どこでも仕事が可能な状態のもの

３．施設利用型勤務

・サテライトオフィス、テレワークセンター、スポットオフィス等を就業場所とするもの

このような形ではありますが、『テレワーク』の普及にはまだまだ時間が掛かりそうな感じもあります。

場所や時間にとらわれない以上、上長と顔を合わせる機会も少なく、どのような基準で人事評価をするのか？といったところを指摘している専門家もおり、まだまだ課題のあるものでもあります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

今日は、とある企業における業務改善事例をご紹介します。

資料は紙を使わない

この企業では、会議の際などの資料に紙を使いません。

タブレット端末を使いながら大型の液晶ディスプレイに映し出して会議を行います。

映し出されるのはタブレット端末などから手書きで書かれた文字などです。

つまり、電子化を実践しているということです。

これにより得られた効果は、20%程度のコスト削減が図れたことです。

電子化によるその他の効果

これらのように電子化を行うことにより、他にもコスト削減が図れたものがあります。

１．資料をコピーしたりする複合機の台数も減らすことができた

２．コピー用紙の購入費用が削減された

３．シュレッダーの台数が削減できた

中小・零細企業においても同じ

この事例はそこそこ大きな規模の企業ではありますが、これらに関しては中小・零細企業、小規模事業者も同じことが言えます。

例えば、FAXの送受信に紙を使わないだけでもコスト削減につながります。

１．コピー用紙の購入費用が削減できる

２．インク代、もしくはコピーカウンターの数を削減することができる

などの効果があるわけです。

企業規模の違いはあれでも、業務改善できることは必ずあるはずです。

よく、『もうやれるだけのことはやっているのでこれ以上やれることがない。』と言われる方がおられますが、そんなことはありません。

ちょっとしたことが変化をもたらします。

これにより、年間約300万円近くかかっていた費用が、60%以上のコスト削減効果により約100万円強までコスト削減されました。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

中小企業が生き残るための課題として生産性の向上は常に課題とされるところですが、実際には、約70%が紙やExcelに頼ったままであるという調査結果があります。

それは、どこの事業者でも発生する交通費を含めた経費の申請・精算です。

そこで、そんな煩わしい経費申請・精算を効率よくコスト削減に結びつけてくれる方法をご紹介します。

人件費のかかるペーパー処理

先日の記事、電子帳簿保存を一部取り入れるなどにも関連する話しですが、『e-文書法』や『電子帳簿保存法』などの改正によって領収書のスキャン保存が金額を問わず可能となりました。

これらの法改正からもわかる通り、手間がかかって場所もとる従来の紙での処理に対して国も後押ししています。

それならばこの法改正に乗り、業務効率化とコスト削減を行うべきです。

単純に試算しても、従業員10名程度の零細企業であっても年間約20万円程のコスト削減を実現できることになります。

今すぐペーパレス化せよ

冒頭にお書きした100名程の企業が実際に行ったこと、それは経費精算のペーパレス化、つまり経費精算システムの導入です。

この経費精算システムの導入（ペーパレス化）を行うことにより、申請者・承認者・経理担当者のそれぞれにメリットを出すことができます。

例えば、申請者はスマートフォンアプリで写真を撮るだけで自動的に支払先や金額が入力されて経費申請ができたり、交通系ICカードをかざすだけで交通費の申請データを作成できてしまうのです。

これが承認者の承認を経て経理担当者にまわった時には、申請データから仕訳が作成され、それを会計ソフトに連携させ、承認データからFBデータを作成するところまで可能になります。

今後ますますペーパレス化・電子化は進んでいきますし、何より本来の業務に注力できることで生産性向上にもつながります。

一度検討してみると良いでしょう。

ご不明な方はお問い合わせください。

現在使用しているものを違う形態に変更することによってコスト削減効果を生み出すことはたくさんあります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

例えば、事務所においてはどこにでも照明はあります。

それにかかっているコストを削減するのも結構な効果をもたらすものもあります。

安価になってきたLEDライト

LEDライトが出た当初は、それに変更するためのイニシャルコストが結構かかったものですが、今はかなり導入しやすい価格に下がっています。

従来の電球や蛍光灯などと比べるとまだ若干の割高感はありますが、使用可能時間や消費電力などを計算して考えると、逆にLEDライトにした方が安くなる商品もあります。

LEDも進化している

『LEDの光は直線的なので…』というのは過去の話しで、現在出ている商品はそのようなことはありません。

さまざまな改良がなされ、従来の電球や蛍光灯などと比べても全体的に明るさが増すような商品になっています。

節電よりも効果が大きい

節電のために蛍光灯を半分取り外しているところもありますが、それを行うよりもLEDライトに変更してしまった方が効果が大きいです。

LEDライトの消費電力は従来の蛍光灯などと比べ、1/5・1/6に減少したりします。

単純に考えて、従来の蛍光灯を1/2しか使わない節電対策よりも効果が大きいわけです。

また、長寿命であるだけに、先の予算を前倒ししているだけと考えれば先々はその分の経費はかかりません。

さらに、交換回数が減少することから、それにかかる手間も減るわけです。

少しずつでも良いと思いますので、社内のライトをLED化していくことを検討されると良いでしょう。

果たしてこれは問題がないのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

たまに、請求書はメールだと問題があると思っている方がおられますが、その認識は違っています。

記載事項を満たしていれば何ら問題がないのです。

請求書に関する要件

まず、請求書の記載事項には下記の事項が必要です。

１．書類作成者の氏名又は名称

２．取引年月日

３．取引内容

４．取引金額（税込）※1

５．書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

※1：本体価格と消費税を別々に記載してはいけないということではありません。

この記載事項が満たされていれば、相手に渡す方法が何であるかの規定はないのです。

メールで送る企業が増えている

昨今、請求書をメールに添付して送りことをOKとする企業は増えています。

前述した通り、メールに添付された請求書は税務調査上においても何も問題はありません。

紙の請求書にこだわりのある方も多いようですが、それはメールで送られた請求書を印刷すればいいだけの話しです。

また、ある意味では郵送の場合、請求書の紛失リスクなどがありますが、メールにおいてはそのリスクを軽減できるとも言えます。

手間と経費の削減

請求書をメールで送るようにすることで、自社における事務的な作業の削減、切手や封筒などの経費削減にも役立ちます。

毎月多くの請求書を発行・発送している事業者にとって、これは非常に大きなことです。

まだまだこれらに理解を示さない事業者もおられるかとは思いますが、皆が積極的にツールの有効活用をすることで業務の効率化やコスト削減が実現します。

少しずつでもこのような方向性が定着するよう、皆さんも心がけてみてください。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

現在、ありがたいことに、定額にて大半の固定電話・携帯電話・IP電話にその定額料金だけで通話がし放題というプランが定着してきています。

これらを有効活用することにより、もっと通信費のコスト削減を図れるのではないでしょうか。

可能な限りカケ放題を活用する

携帯電話の基本料金を最小限に抑えようとした場合、月額1,000円前後にて同額程度の無料通話が附帯しているプランも残ってはいますが、仕事をする上では1,000円程度の無料通話は直ぐになくなってしまうことが多いかと思います。

また、このようなプランにおいては、無料通話分を超えた部分の通話料が30秒20円と割高なものにもなっています。

しかし、これをカケ放題プランで考えた場合、月額2,000円強～にて大半の電話に通話し放題ということが可能になります。

そこで思うことは、事務所の電話は極論受電専用的な使い方を徹底すれば、もっと通信コストを削減することが可能になるということです。

つまり、外出先だけでなく、事務所にいる時でも相手先に電話をかける場合は携帯電話を使うということです。

カケ放題に含まれない電話

カケ放題と言っても、全てがカケ放題になっているわけではありません。

行政サービスや、システムサポートなどにて多く使われている0570のナビダイヤルをはじめ、いくつかの番号がカケ放題からは除外されています。

（その他の対象外：0180/テレドーム・0067/テレビ参加電話・104/番号案内・188&189/行政1XYサービス・衛星電話・衛星船舶電話・三通無料国際電話サービスのアクセス番号）

しかし、このナビダイヤルの番号でさえ、インターネットにてよく探せば通常の固定電話番号が存在していることが多いです。

また、もう1つ気をつけなければいけないのは、『三通無料国際電話サービス』という、国際電話が国内の通話料金だけでかけられるサービスです。

このサービスのアクセス先は通常の固定電話番号になっているため、現在確認しただけでも10の固定電話番号がカケ放題の対象外となっています。

全てを携帯電話でとまではいかないケースもあるでしょうが、差し支えのない相手先への電話をカケ放題の携帯電話からのみ発信することにすることで、より通信コストの削減は可能になるでしょう。

また、予め取引先などには携帯電話から電話をさせていただくことをメールなどにて伝達しておくと良いでしょう。名目的にはコスト削減のためで良いと思います。

しかし、小規模事業者であるからこそその部分を見直さなければいけないと考えるべきです。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

先日、コンサルタントの友人とこんなやりとりをしていました。

私：何故小規模事業者はもっとIT化を推進しないと思いますか？
友人：やれる人がいないんですよ。
私：それならやれる人を作ればいい話しでは？そうじゃないといつまでも効率化されないですよね。
友人：そうなんですが、どうもその部分は保守的な事業者が多いんですよね。

これ、非常に残念な話しに思いませんか？

例えば、AさんとBさん2人が担当している業務をシステム化することによって、

それは1人で行える業務に変化させることができるわけです。

そうすると、もう1人の人件費は削減できるという話しになります。

仮に1人が20万円程度の給与をもらっていたとして、会社として掛かっている経費は

30万～40万くらいになると想定できます。

それを年間で考えると、360万～480万くらいのコストカットが可能になるわけです。

これだけ大きなコスト削減が図れるのであれば何故踏み出さないのでしょうか？

やれる人がいないというのは単なる言い訳にしか思えません。

やれる人を雇うのか、現在の担当者にそれを覚えてもらえば良い話しです。

アナログ記帳をしている経理一つとっても、それをシステム化することで変化は

生まれます。

仕訳の起こし方がわからないのであれば、税理士に一覧表を作ってもらえば良い

ですし、それをシステム内で定型化しておけば良い話しです。

単純に考えれば、IT化を推進することで会社としては効率化が図れるだけでなく、

コスト削減も実現できます。

さらに、上記の例でいけばもう1人の担当者が別のことにチャレンジしてくれれば、

さらに業務効率をアップさせることもできます。

いかがでしょうか？

今一度、自社のIT化推進を考えてみてください。