皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

ここ最近、『RPA』という言葉をよく耳にするようになってきてはいませんか？

では、その『RPA』とはいったいどのようなものなのでしょうか？

間接業務を自動化するRPA

RPAとは『Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）』の略で、広義的には『定義されたルールに従って処理をする』といった感じになります。

例えば、販売管理業務における請求書発行や経理業務における仕訳データの作成などを自動化することができます。

通常、請求書を発行するには『人』が販売管理システム上の請求書作成機能を使い印刷指示などを行いますが、この『人』が行っている一連の流れを代わりに行ってくれるものとなります。

これは経理業務における仕訳データ作成も同じことです。

つまり、パターン化可能なルーチンワークであれば自動化できてしまうということになります。

このようなルーチンワークを自動化することにより、日々残業に追われていたスタッフはその為の残業をしなくて良くなり、企業側として見れば生産性が向上することによって人件費を抑えることができます。

また、定義されたパターンをひたすら行ってくれるものになりますので、人為的なミスも軽減できることになります。

ただし、これも全く『人』がノータッチで良いわけではありません。

自動化したいものを『人』が『定義』してあげる必要はあります。

余談ではありますが、『人』に代わって『RPA』にて行えるものに関しては将来『人』が『職』を失う可能性もあると言えます。

この『帳面汚し』という言葉、聞きなれない言葉かと思いますが、それはいったい何を意味するのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いた『帳面汚し』という言葉、まれに使われる方がいるのは事実です。

では、それはいったいどのような時に使われるものなのでしょうか？

帳面汚しとはどういう意味で使われるのか

冒頭で書いた方の場合、通常のB to B取引よりもはるかに安価なものを個人的に依頼された場合に使われていました。

つまり、本来の業務とはあまり関係のない、『不要』な記帳が発生するということから『帳面汚し』という言葉を使われていたということです。

この場合、間違いとまでは言いませんが、仕入れたものを販売したことには変わりがありませんから、帳簿上は普通に仕入と売上を記帳するだけで『帳面汚し』とまでは言わない気がします。

本人の感覚的な問題もありますが。。。

例えば、商品仕入などにおいてミステイクが発生した場合、返品などが起きたりします。

その場合、ミステイクがなければ商品仕入だけで済んだものが、ミステイクがあったことによって返品仕訳が発生します。

この返品仕訳が『帳面汚し』と言われるものです。

何もなければ本来不要な記帳をしなくても済んだものの、それが発生したことで余計な記帳が発生した。

これが『帳面汚し』と言われるものです。

しかし、このようなことは日常的に起こり得ることですので、どの事業者であっても『帳面汚し』と呼ばれるものはどこかに存在しているのではないでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

1人で起業したり、従業員を含めても片手以内の零細企業・小規模事業者であればコストを掛けずに使用できる業務系システムがあります。

今日はそれをご紹介します。

無料のクラウド型業務システムとは

コストを掛けずに使用できる業務系システムがありますと申し上げたのは、フリーウェイジャパンという東京の会社がサービスを行っている『フリーウェイシリーズ』というもののことで、販売管理、経理、給与計算、税務など、すべて一定の条件下においては無料で使用できます。

ただし、操作サポートなどがないため、サポートが必要な方にとっては少々厳しい可能性もあります。

では、これらのシステムはどの程度無料で使用できるのでしょうか？

無料で使用できる範囲

無料で使用できる範囲としては以下のような感じになります。

＜フリーウェイ販売管理＞

機能的には売上、請求、入金のシンプルなもので、年間の伝票数が1,000までであれば無料で使用できます。

また、次に紹介する無料の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ経理Lite＞

出納長と仕訳形式でのデータ入力ができ、合計残高試算表、仕訳日記帳、総勘定元帳などから決算書（勘定式のみ）まで、一通りの経理業務が無料で使用できます。

また、前述の販売管理システム、次に紹介する給与計算システムと連動が可能です。

＜フリーウェイ給与計算＞

従業員数5人までであれば無料で使用できます。

機能的には一般的な給与計算ソフトの機能と同じような機能があり、賞与計算、所得税改正や社会保険改定、年末調整まで行え、有料の『フリーウェイマイナンバー』と連動させれば、マイナンバー対応帳票への個人番号などの印字も可能になります。

※　フリーウェイマイナンバーは、管理するマイナンバー数10個ごとで月額800円掛かります。

また、前述の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ税務＞

これは少々難しいかもしれませんが、法人税の申告書作成が無料で行えるものです。

法人税、復興特別法人税、地方税、勘定科目内訳明細書、事業概況説明書、消費税など、別表は限られたものではありますが、必要最低限のものであれば無料で作成可能です。

ただし、電子申告のみの対応ですので、印刷しての申告書対応はしていません。

＜その他＞

その他、『フリーウェイタイムレコーダー』、『フリーウェイ顧客管理』が一定の条件下で無料で使用できます。

※　フリーウェイタイムレコーダーは、別途ICカードリーダー代などが掛かります。

永久に無料の業務システムで良いとは思いませんが、創業1年目・2年目あたりはこういったもので様子見してみるのも良いでしょう。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

現在、販売・購買・在庫管理システムや顧客管理システム、会計システムや給与システムなどの業務系システムは当り前のように使われています。

しかし、未だ多くに見られるのはそれが単体のものとして使われていることです。

アナログな状態で継続されているよりは良いですが、これらをもっと有効活用したいと思ったことはありませんか？

情報資産の有効活用

例えば、簡単なところで言えば、給与システムで計算された結果を会計システムへ連携してあげることで会計システム側では給与仕訳を起こさなくて良くなることは以前にもご紹介したと思います。

これと同じで、販売管理システムで使われている得意先や売上データなどの情報を、顧客管理システムに繋げてあげることでそれらは有効活用することができますし、作業の重複も避けられますのでその分二度手間がなくなり効率も良くなります。

このように、導入しているシステムを単体で終わらせず、有効活用してあげることによって業務の効率化や生産性向上にもつながります。

（前述のことが1つのシステム内にて完結してしまうものもあります。）

ITツールで人手不足を解消する

現在、人手不足で悩んでおられる事業者の方もおられるかと思いますが、これらのITツールはそういった悩みの解決策にもなり得ます。

本来2人必要であったものが1人で行えるようになったりすることで、不足している人員を補充しなくてもよくなるということです。

いかがでしょうか？

自社で活用しているシステムがどのようになっているか？

早速、見直しをしてみてください。

今なら『IT導入補助金』が使える可能性がありますので、これを機に検討してみるのも1つです。

内容がお知りになりたい方は下記からどうぞ。

⇒『IT導入補助金の公募がスタート』

元々会計帳簿を付けることができる人がいないことがダメなのだろうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

以前にも会計帳簿を自社内で付けることをお勧めする記事は書かせていただきましたが、その考え方は当然今でも変わっていません。

しかし、なかなかそれが進まない事業者もおられることは事実です。

では、何故それが進まないのでしょうか？

仕訳のパターン化

会計帳簿を付けることが自社内で進んでいないところの原因として、仕訳のパターン化が蓄積されていないことにあります。

しかし、中小・零細、小規模事業者レベルにおいて発生する仕訳のパターンはそれほど難しいものではなく、数的にもそれほど膨大なものではありません。

では、どのようにパターン化しておくかですが、顧問税理士などと相談をし、『〇〇の内容は××の勘定科目を使う』といった規定を設けることです。

これは、顧問税理士などが既に作成済みなのであればそれを提供してもらえば良いでしょう。

ただし、自社の方針として合わない部分があるのであれば修正しても良いです。

修正後、自社の規定を顧問税理士などに連絡しておけば良いだけですから。

顧問料の節約と人材育成

前述のことが顧問料の節約につながるのか？

実際のところ、顧問料の節約につながらないケースも存在します。

その税理士の考え方次第ですが、そもそも顧問料に記帳代行料は含まれていなく、過去においてはそれを無償サービスとして行ってきたことを主張する税理士もおられます。

しかし、昨今においては当り前のように、自計化を推進する目的で会計帳簿を自社で入力するように言われる税理士も多いことも事実ですし、実際に自計化した方が良いのも事実です。

ではどうするか？

ここは顧問料の節約に関して除外して考えてみるといいかもしれません。

それよりも、自社内でそれらが行えるようになることによって得られるメリットを考えてください。

また、それらを行える人材がいなかったとしても、これから育てれば良いだけの話しです。

そして、それはそれほど難しい話しではありません。

単純に決められたパターンとルーチンワークを覚えることができれば、後は会計システムからアウトプットするだけです。

そのために、日々会計帳簿を付けることを習慣づけてください。

良いのか？

決定通知にて補助金の権利を獲得した時から入金時までをお話しします。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

補助金を受け取った場合、どういった会計処理をしたら良いのか？ですが、補助金

の決定通知にて権利を獲得した時から仕訳は発生します。

よく、決算期をまたぐ場合とまたがない場合とで処理方法が違うことをお話し

されている方もおられるようですが、私はそれは違うと考えます。

決算期をまたぐか否かに限らず、補助金の決定通知にて権利を獲得した段階にて

1つ目の仕訳処理が必要です。

例えば、雇用促進系の補助金を1,000,000円受け取ることができたとしましょう。

その場合、

決定通知が来た時：未収入金　／　雑収入　1,000,000

という仕訳を起こします。

間違っても人件費から差し引くような処理をしてはいけません。

補助金の内容が人件費の補てんとは言え、それは違います。

また、経常損益科目にて処理をすれば雑収入でなくても構わないのですが、

この場合は雑収入にて処理をすれば良いでしょう。

そして、

実際に補助金の入金があった時：預金　／　未収入金　1,000,000

と仕訳を起こせばOKです。

財務諸表への明確な企業実態の反映の観点から考えると、受け取りの仕訳だけに

せず、権利発生時から仕訳を起こし記帳することが大切です。

追記：消費税に関して、国や地方公共団体から受け取る補助金や助成金は課税対象

　　　になりません。従って不課税として処理することになります。

業務コンサルタントの高橋です。

よく、現金が入ってきた時、出ていった時だけの動きで処理をしてしまう、現金主義で

処理をしているところがありますが、これは基本的にはNGです。

現金主義での記帳が認められているのは条件を満たした場合のみです。

しかし、過去にはそこそこの規模の企業で一部現金主義で処理をしてしまっていた

経理担当者もいたくらいですので注意が必要です。

具体的に書きますと、例えば7月28日にAという商品を購入したとします。その時現金

では支払わず、月末にまとめて支払をすることになっていたとします。

この時、現金主義ですと月末に『仕入（経費）／現金』という仕訳を起こすだけに

なりますが、実際は7月28日に『仕入（経費）／買掛金（未払費用）』といった過程

があります。そして、月末に『買掛金（未払費用）／現金』といった支払時の仕訳が

起きるわけです。これが本来の記帳の仕方で、これを発生主義といいますが、

帳簿付けをためてしまっていることによって発生時の日付などがわからなくなって

しまい、結果的には領収書などの日付にて現金主義で処理をしてしまうことが

見受けられます。

これは個人事業の青色申告であっても基本的にNGな処理です。

こういったことにならないよう、日々まめに帳簿付けをしてください。