皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先週末にお伝えした日本のFAX事情ですが、根強く残っていることが多いとは言っても一定の変化も起きてはいます。

今日は先週末に続いて『FAX利用』に関してお伝えします。

コスト削減でFAXの使い方に多様性

先週末にお伝えした通り欧米からは『骨董品扱い』されている日本の『FAX文化』ですが、昔から何の変化も起きていないわけではありません。

ある一定の変化は起きており、現在の『FAX利用』に関しては概ね以下のように分けられます。

１．複合機を残し、送受信はコンピュータにて行う（ペーパレス化）

２．インターネットFAXへの移行

３．FAX番号を廃止し、電話とFAXを自動切替にて利用

４．FAXの完全廃止

５．従来通り複合機などにて紙ベースでFAXを利用

このような感じです。

１の場合は大手企業では何年も前から行われている方法で、紙で印刷するという無駄をなくしたペーパレス化のケース。

２の場合は複合機がなくてもインターネット回線があれば送受信ができ、スマートフォンなどでも送受信可能な最近多くなってきているケース。

３の場合はFAX送信がほとんどなく、受信は電話と自動切替で十分ということから固定的にかかるFAX回線のコストを削減したケース。

（後述の４のケースにも相当するが、念のために自動切替で残しているとも言える。）

（意外にもデパートの一部では取り入れられているようです。）

４の場合はFAXの送受信の代わりにメールなどの電子ツールに移行させたケース。

５の場合は従来通りのケースです。

不動産・建築、士業、マスコミ系などはやむを得ないかもしれませんが、そうでないのであれば今後は２、３、４がお勧めです。

それには、取引先などを含めて『固定概念』を払拭する必要があるかもしれません。

それは単なる他人事ではありません。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

このブログにおいても『アカウントの情報漏えいを確認』という記事にてご紹介したことがありますが、先日、各メディアでも取り上げられた『約7億7300万件のメールアドレス流出』以外にも、『約2122万件のパスワード流出』があったとされています。

これらの流出情報は闇ルートで流通し、拡散されています。

闇で流通するアカウントやパスワード

今回情報が公開されている『Have I Been Pwned（HIBP）』を運営しているのはセキュリティ研究者で、このセキュリティ研究者も自身のメールアカウントやパスワードが流出していたことを確認しています。

私も以前の『情報漏えいから派生するスパム』という記事を投稿した時点でメールアドレスを確認した際、メールアドレスやパスワードなどが流出していることが判明し、即座に見直しを行った記憶があります。

そして、新たに追加で公開されているものとして『Pwned Passwords』というものがあり、ここでは使用している（使用していた）パスワードが流出していたかが確認できます。

ただし、メールアドレスのチェックもパスワードのチェックも、過去に使用していた変更済みのものも含まれています。

これらの流出した情報は闇ルートで流通しているため、そのままにしておくことでさまざまな被害に遭うことを意味しています。

それを防ぐための警鐘とも言えます。

普段使用しているメールアドレスを変更してしまうことは取引先などとの関係もあり難しい場合もありますが、パスワードに関しては流出しているのであれば変更しなくてはいけません。

願わくば『パスワード生成ツール』などを使って解読されにくいパスワードを作成・使用し、パスワードの使い回しをしないことが重要です。

もちろん複雑なパスワードがいくつもあれば覚えておくことは難しいでしょうから、パスワード管理ツールなどを使って安全に管理しておくことも必要と言えるでしょう。

そんな『慰安』を目的とした『慰安旅行（社員旅行）』、どこまでが『福利厚生費』として処理しても問題ないのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いたような社員の『慰安』を目的とした『慰安旅行（社員旅行）』、どんな内容であっても福利厚生費として処理して良いわけではありません。

では、概ねどのような範囲のものであれば問題ないのでしょうか？

社員旅行の福利厚生費対象範囲とは

さて、社員旅行（慰安旅行）が福利厚生費として処理して良い範囲ですが、無条件ではなく、それなりに限度はあります。

１．会社が負担する金額が社会通念上一般的な範囲であること（概ね10万円程度までが妥当なところでしょう）

２．旅行期間が4泊5日以内であること（海外旅行の場合は現地滞在期間が4泊5日以内）

３．全従業員の50%以上が参加すること

このような条件があります。

また、このような形にしているケースもあります。

同一事業年度内に1/3ずつ、時期をずらして3回に分散して社員旅行を実施する。

これは、50%もの従業員が不在にしてしまっては業務がまわらないことが想定されるため、何とか業務がまわる範囲にて実施するというケースです。

この場合でも、同一事業年度内に、全従業員に等しく実施されていますので問題ありません。

ただし、役員や成績優秀者だけに限定した旅行や、社会通念上『慰安目的』とは言えない旅行、取引先との旅行などに関しては当然、福利厚生費の範囲からは外れます。

また、旅行代金分を金銭支給した場合も当然、福利厚生費では処理できなくなります。

取引先とであれば接待交際費、特定の従業員に限定したり、旅行代金分を金銭支給した場合には給与（役員賞与）上の課税扱いとなります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

中小企業クラスの場合、取引先などとの兼ね合いの問題もあり、ある程度は情報セキュリティや個人情報保護といったことに無関心ではいられないようですが、零細企業、小規模事業者ともなると、情報セキュリティや個人情報保護といったことには非常に無関心であると感じます。

では、いったい何故そのような状態のままなのでしょうか？

どうせ何もない！という考え方

随分前の話しにはなりますが、士業の先生から驚くべき言葉を聞いたことがあります。

『小さなところなんてどうせ何もない。万が一それがあったとしても、大したお度が目はない。』

国家資格を所持した士業の先生ですら、こういった感じの方もおられます。

しかし、小さいから何も起きないわけではありません。

確かに、ターゲットとされやすいのは知名度のある大企業とは言えますが、問題が起きるのはターゲットとされた時ばかりではありません。

インターネット上に潜んでいるもの、メール経由で問題が起きるもの、踏み台とされるものなど、問題が起きてしまうケースは他にもたくさんあります。

そして、問題が起きてしまった場合、例えば個人情報が漏えいするようなことがあった場合にはどうなるのか？

個人情報取扱事業者としてペナルティを課せられることになります。

これは、5月に改正された個人情報保護法により、小規模事業者であっても適用されることになっています。

ただし、おそらく最初は改善命令という形に留まり、それにも違反した場合においては刑事罰ということになるでしょう。

※だからと言って、業務改善命令を受けた時に対処すれば良いということではありません。

しかし損害はこれだけではすみません。

顧客や取引先などからの信用を失うことになります。

このようなことにならないためにも、正しく認識し、最低限必要なことはモラルとして行うことが必要です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

近年では、取引先とのやりとりをメールで行うことは当り前の時代になっていますが、今まで送れていたメールが突然エラーとなって返ってくることになったら困りますよね。

今日はそんな事例をお話しします。

セキュリティ製品の導入

メールを受信する側が何らかのセキュリティ製品を新たに導入した場合、送信したメールがブロックされてしまうことがあります。

セキュリティ製品を専門で取り扱っているベンダーはスパムメールに対するデータベースを保持しており、日々それを更新してユーザーが利用するセキュリティ製品に配信したりしています。

その影響により、今まで普通に送信できていたメールが突然相手側でブロックされてしまうといったことも起きてしまうケースがあります。

つまり、セキュリティベンダーのデータベース上にスパムリストとして登録されてしまっていることがあるのです。

もちろん、それに検知されない＝それを利用していない相手への送信はブロックされません。

（それ以外にもスパムリスト入りしているものがあれば別です。）

リレーサーバなどのスパムリスト入り

中小・零細、小規模事業者などの場合においては、自社にメールサーバを立てたり専用サーバを借りるケースは少なく、大半は共用型のレンタルサーバを契約し、その中でメール設定をして利用するケースが多いです。

この場合、DNSなどの設定上は独自ドメインであったとしても、実際にはレンタルサーバ会社側にて異なる設定をしているケースがあります。

例えば、レンタルサーバのIPアドレスが何らかの原因で一部のスパムリストに登録されてしまったとします。

その場合、そのIPアドレスの情報を持つメールからの受信を拒否してしまう相手もいます。

（相手側の契約しているレンタルサーバなどがそのスパムリストを参照している。）

これを回避するため、原因の特定と問題の解消がなされるまでの間、一時的にリレーサーバ経由にてメールの送信を行うようにしたりすることがあるのですが、その場合、相手側に届くメールのIPアドレスの情報はリレーサーバのものとなり、そのIPアドレスやリレーサーバのサブドメインなどがスパムリスト入りしていることによってブロックされてしまうこともあるのです。

（前述のものを含め、これらは解除申請をしないと正常には戻りません。）

このようなケースの場合、一部の相手だけに対してメールが送信できずにエラーで返ってきてしまうわけですから、どこかのスパムリストに入ってしまっている可能性が高いです。

その場合であっても、自身で勝手に解除申請をしてはいけません。

これらは問題解決がなされていることを前提に解除申請を行いますので、まずは契約のレンタルサーバ会社などに相談し、適切な対処を行ってもらうことが一番です。

金銭が絡むこと、つまり、債権債務に関する事は最終的には合意書などを作成することが

お互いのためになります。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

冒頭で書きました合意書などのお話しは、人によってはあまり良いイメージを持たない

かもしれません。

しかし、本来まともな取引関係にあるのであれば、双方のことを考えて書面に残すことを

選択することが正しいと考えます。

例えば、双方の認識の違いにより、仕入先から請求書が届き担当者が計上してしまった。

しかし、それは勘違いであったことが後々双方の話し合いによって判明した。

そんなケースの場合、お互いが勘違いであったことが認識されたからそれで良いのでは？

という終わり方をしてしまうケースがほとんどかと思います。

しかし、その時のそれぞれの担当者が退職してしまい、また同じ話しが再燃したら

どうでしょうか？

余計に話しがややこしい話しに変化してしまうと思いませんか？

そんなことになってしまっては、せっかく築き上げた関係が悪くなってしまいます。

だとするならば、間違っていたことが判明した時点でそれを書面にしておくことが先々の

お互いのためになると思いませんか？

それは信頼関係が構築された間であれば理解されるはずのものです。

また、債権債務の関係は会計帳簿にも関係してきます。

期をまたいでいた場合には、何故前期に計上されたものを修正益（損）とするのか？

の理由が明確になりません。

そうなるとそれを明確にしておくのは書面の記録とお互いのサインになります。

そういったことからも言えるように、お互いのことを考えて合意書などの書面を

残していくことをお勧めします。

また、金銭が絡む債権債務に限らず、取引先との良好な関係を保持し続けるためにも、

他の取り決めごとにおいても覚え書などを作成されることが良いでしょう。