あなたの企業は大丈夫でしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、冒頭のVPNの認証情報が流出した件、このようなことが起きていてはVPN接続をしている意味がなくなってしまいます。

しかし、この問題はごく単純なものでもあるようです。

VPNの認証情報などが流出した理由

『COVID-19（新型コロナウイルス感染症）』の影響で、社外から組織内部へのアクセスにはVPNが使われています。

しかし、今回は結構な大手企業の情報も流出していると報道されています。

この原因は、脆弱性を修正したパッチを当てていなかったことと報道されています。

メーカーやセキュリティ機関では繰り返し注意喚起を行ってきたようですが、残念ながら修正パッチを当てていなかった企業が狙われてしまったということです。

このように、セキュリティ上の脆弱性は常に最新の修正パッチを適用しておく必要性がありますが、今回のようなことが大手企業でも起こるということは人的リソースに余裕がないのでしょうか？

いずれにしても今後も在宅勤務などのテレワークは続きます。

今一度見直しをされることが必要となりそうです。

そういった状況いおいて『給与明細』はどのようにして従業員に渡していますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

在宅勤務などの『テレワーク』では『給与明細』を渡す機会が限られてしまう．．．

それならば、これを機に『給与明細』を『電子化』してしまってはいかがでしょうか？

給与明細を電子化する際の確認

まず、事業者側としては『給与明細』を従業員に交付する義務がありますので、それを省略してしまうことはできません。

しかし、『給与明細』を『電子化』するにしても相応な『法的要件』があります。

それは、

１．給与明細を電子化することに対する従業員の同意

２．従業員から請求があった場合は紙の給与明細を交付する必要がある

この2つです。

（給与明細の交付義務は紙媒体・電子媒体、共通です。）

２に関してはレアなケースとして想定できますので、概ね１の同意が得られれば『電子化』する方が事業者としても効率的です。

ただし、紙にプリントアウトしていた『給与明細』をPDFなどにしてメールで配信するのは避けた方が無難です。

紙の代わりにPDFにする作業がありますので煩雑になりますし、万が一誤送信してしまった場合は問題です。

このようなことを避けるためにはクラウドサービスなどにて対応することを選択すると良いです。

生産性、コストなどを考慮しの上、一度検討してみてはいかがでしょうか。

※　この記事より給与関連のカテゴリーを変更しております。

　　過去記事に関しては本カテゴリーに変更しておりませんのでご注意ください。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、『新型コロナウイルス感染症』の影響で『テレワーク』となっている方々も多いことかと思いますが、他方ではあることを理由に『テレワーク』が進んでいないと聞きます。

それは何でしょうか？

テレワークが進まない理由

テレワークが進まない理由としてはいくつかあげられますが、一つは印鑑という文化でしょう。

一部のご年配方においては紙に印刷された文書に押印がされ、収入印紙が貼られた契約書でないと安心できないという心理的なものがあるのではないでしょうか。

しかし、これは現代においては無駄なだけです。

電子的に取り交わされた契約書であっても条件が整っていれば法的には有効なわけですから、紙である必要はないわけです。

ましてや全国的に緊急事態となっている最中においてそれにこだわりすぎるのは．．．と感じます。

電子文書であれば印紙税も不要となりますので、契約書を電子文書にすることで経費の節約にもなります。

『テレワーク』が進まないもう一つの理由としてIT系に詳しい人材が社内にいないという声を聞きますが、これはあまり理由にならないように感じます。

どのようにすれば良いかを調べ方すらわからないということであれば外部を頼れば解決します。

（解決が困難な業務もありますが．．．）

今後も似たような状況は出てくると予想されますので、是非この機会に準備してみてほしいものです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

なかなか先が見えない状態にある『新型コロナウイルス感染症』ですが、今の段階では人が集まるところには行かないことが自身のためのみならず、全体のためでもあることは言うまでもありません。

それらを考慮し、『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している企業が増えてはいますが、この部署だけは結構ハードルが高いとも言えます。

紙の書類はテレワークを不可能にする

今、中小・零細企業、小規模事業者においても『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している事業者はありますが、その中でもそれを実施するのが困難な部署もあります。

経理部門です。

理由は簡単で、未だに『請求書』などの『紙の書類』を扱うことが多いからです。

しかし、これは解決できない問題でしょうか？

逆に言えば、今がそれらを変える良いチャンスかもしれません。

『請求書』はあればいいわけですから、取引先からPDFなどにして電子的に送信してもらえば済む話です。

もし慣習的な問題を止められないというのであれば今の時期だけでも一時的に変更してしまうことは可能なはずです。

これは従業員の経費精算などにおいても同じです。

『ワークフローがないからできない』などというのは単なる言い訳に過ぎず、それに代わるもので当面対処すれば良いだけの話ではないでしょうか。

通常は各従業員が紙に記入して押印し、上長に承認してもらった後に経理に回されるという流れであるならば、その紙はおそらくExcelなどのフォーマットは存在するはずです。

それを各従業員が電子媒体で所持し、入力したものを上長に電子的に送信する。

そして上長が承認したら経理担当者に電子的に送信する。

このようなことを行い、出勤しなければどうにもならない日数を減らすことは可能です。

つまり、出勤日数が減少した分リスクは軽減できるわけです。

『実施できない理由を探す』より『実施できる方法を探す』ことを考えてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

あれから3週間強が経過し、『新型コロナウイルス』は感染者が増える一方です。

そして、このような事態を考慮し、『在宅勤務』などの『テレワーク』を実施する企業が増えてきています。

テレワークが可能なら実施すべき

ここ最近、『在宅勤務』などの『テレワーク』を実施する企業が増えてきているばかりでなく、『マラソン大会』の『一般参加者』の参加を中止としたり、人が集まる『イベント』の多くが中止となる動きまで出てきています。

これはある意味、現時点においては当り前の措置と言えます。

人が集まらなければそのイベントでの『飛沫感染』や『接触感染』はないわけですから、措置としては致し方ないでしょう。

もちろん経済的にはマイナスのことではありますが、中国人観光客が訪日しなくなった今、他の『イベント』などを中止しても大きくは変わりません。

ならばいっそのこと『テレワーク』で良いではないですか。

感染経路がたどれない感染者をこれ以上増やさないためには『不要・不急の外出を控える』など、できる限り『人と接触しない』ことしかありません。

通勤ラッシュ時の満員電車は非常に危険です。

会社に出社しなくても業務が可能であるならば、今こそ中小・零細企業も含めて『テレワーク』を多くの企業で実施すべきではないでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

1月26日、日本国内4例目の『新型コロナウイルス』に感染した患者の発生が確認されました。

それを受け、インターネット国内最大手の『GMOインターネット』が大規模な在宅勤務に踏み切りました。

GMOの在宅勤務体制は正解に思える

今回のGMOインターネットの判断は個人的には正解だと思えます。

中国からの観光客が多い都市においては一定のリスクがあると考えたのでしょう。

在宅勤務であれば中国人観光客と接する機会はないでしょうから、万が一にでも感染してしまうよりはマシであるということに思えます。

こういったことには個人的に賛成です。

今の時代は通信インフラがかなり整備されていますので、体制が整うのであれば業種によっては在宅勤務は大いにありです。

そういった観点から考えると、GMOインターネットは業務的にもそれに向いている業種でもあります。

ただし、当然ながら外部から内部管理のサーバーなどにアクセスすることも出てくるわけですから、それなりの環境構築も必要です。

そのようなことも含め、GMOインターネットは何年も前から社内体制を整え、訓練も実施してきたようです。

過剰な反応は良くないかもしれませんが、冒さなくてよいリスクだけに今回の措置には賛同できます。

他の企業においても検討されると良いかもしれませんね。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、自宅を就業場所とする『在宅勤務』、移動中や顧客先、カフェなどを就業場所とする『モバイルワーク』、所属するオフィス以外の他のオフィスなどを就業場所とする『サテライトオフィス勤務』、これらはすべて『テレワーク』となりますが、この『テレワーク勤務』において気をつけなければいけないことがあります。

テレワーク時のセキュリティ対策

あるセキュリティベンダーが『テレワーク』の際の『セキュリティ対策』に関して以下のようにまとめていました。

１．セキュリティ機能付きのUSBメモリや適切なクラウドサービスの利用

２．許可された私物端末へのセキュリティソフトの利用と最新状態の保持

３．OSやソフトウェアを適切に更新する（脆弱性の修正を適用する）

４．端末の盗難、紛失対策

５．第三者による画面ののぞき見対策

６．社内システムに安全にアクセスするためのVPNソフトの利用

７．安全なネットワークの選択と公衆Wi-Fi利用時のVPN利用

８．家庭内ネットワークの適切な保護

このような『テレワーク』時セキュリティポリシーは社内で必ず策定し、テレワーカーにはすべて遵守させる必要があります。

『テレワーク勤務』の導入は良いことではありますが、その影響で問題が起きてしまっては意味がありません。

例えば、『在宅勤務』のスタッフに対しては『家庭内ネットワークの保護』には『何を使って』、『どのように』保護しているかを申告させることなどは行った方が良いでしょう。

（リストにチェックを入れさせるだけでは少々甘い気がします。）

テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用し、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方です。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今、総務省が推進している『テレワーク』という働き方をご存知でしょうか？

自宅など、職場以外の場所で働くことで時間を有効的に使え、子育てなどとの両立を図る柔軟な働き方です。

テレワークの意義とは

テレワークには、次のような意義や効果があります。

１．少子高齢化対策の推進

・人口構造の急激な変化の中で、個々人の働く意欲に応え、その能力を遺憾なく発揮し活躍できる環境の実現に寄与

・女性・高齢者・障がい者等の就業機会の拡大

・『出産・育児・介護』と『仕事』の二者選択を迫る状況を緩和

・労働力人口の減少のカバーに寄与

２．ワーク・ライフ・バランスの実現

・家族と過ごす時間、自己啓発などの時間増加

・家族が安心して子どもを育てられる環境の実現

３．地域活性化の推進

・UJIターン・二地域居住や地域での企業等を通じた地域活性化

４．環境負荷軽減

・交通代替によるCO2の削減等、地球温暖化防止への寄与

５．有能・多様な人材の確保と生産性の向上

・柔軟な働き方の実現により、有能・多様な人材の確保と流出防止、能力の活用が可能に

６．営業効率の向上・顧客満足度の向上

・顧客訪問回数や顧客滞在時間の増加

・迅速、機敏な顧客対応の実現

７．コスト削減

・スペースや紙などオフィスコストの削減と通勤・移動時間や交通費の削減等

８．非常災害時の事業継続

・オフィスの分散化による、災害時等の迅速な対応

・新型インフルエンザ等への対応

テレワークの形態

そして、テレワークには次のような形態があります。

１．在宅勤務

・自宅を就業場所とするもの

２．モバイルワーク

・施設に依存せず、いつでも、どこでも仕事が可能な状態のもの

３．施設利用型勤務

・サテライトオフィス、テレワークセンター、スポットオフィス等を就業場所とするもの

このような形ではありますが、『テレワーク』の普及にはまだまだ時間が掛かりそうな感じもあります。

場所や時間にとらわれない以上、上長と顔を合わせる機会も少なく、どのような基準で人事評価をするのか？といったところを指摘している専門家もおり、まだまだ課題のあるものでもあります。