皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、『新型コロナウイルス感染症』の影響で『テレワーク』となっている方々も多いことかと思いますが、他方ではあることを理由に『テレワーク』が進んでいないと聞きます。

それは何でしょうか？

テレワークが進まない理由

テレワークが進まない理由としてはいくつかあげられますが、一つは印鑑という文化でしょう。

一部のご年配方においては紙に印刷された文書に押印がされ、収入印紙が貼られた契約書でないと安心できないという心理的なものがあるのではないでしょうか。

しかし、これは現代においては無駄なだけです。

電子的に取り交わされた契約書であっても条件が整っていれば法的には有効なわけですから、紙である必要はないわけです。

ましてや全国的に緊急事態となっている最中においてそれにこだわりすぎるのは．．．と感じます。

電子文書であれば印紙税も不要となりますので、契約書を電子文書にすることで経費の節約にもなります。

『テレワーク』が進まないもう一つの理由としてIT系に詳しい人材が社内にいないという声を聞きますが、これはあまり理由にならないように感じます。

どのようにすれば良いかを調べ方すらわからないということであれば外部を頼れば解決します。

（解決が困難な業務もありますが．．．）

今後も似たような状況は出てくると予想されますので、是非この機会に準備してみてほしいものです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

従来、名古屋市との契約書の取り交わしは市役所への来庁や郵送というアナログなものですが、現在、それを『電子契約』とする検討が進められているようです。

行政でも電子契約でペーパレス化

先月末に投稿した『ビジネスで根強く残るFAX文化』や今月初めに投稿した『コスト削減で変化するFAX利用』という記事でも『日本の慣例』的なことに少し触れましたが、それを少し払拭してくれる前向きな話題を目にしました。

名古屋市が『電子契約』の導入の検討を進めているという話題です。

これが実現すれば、国が進めている『働き方改革』の実現にも期待ができそうです。

効果的には、

・紙の契約書に発注者と受注者の双方の記名、押印の必要がなくなる

・契約書が電子ファイル保管となるため書類の保管場所がいらなくなる

・契約書の取り交わしに来庁したり郵送が必要なくなる

・電子文書になるため契約書に収入印紙が不要になる

・インターネット上で契約書の検索や閲覧が可能になる

といったことが期待でき、事務作業の効率化、生産性向上につながりそうです。

実現はまだ先になりそうではありますが、早い段階での実現を期待したいところです。

このように、行政が率先して『捺印文化』から脱却してくれれば民間企業での『固定概念』の払拭にもつながるのではないでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今日は遅くなってしまったので少しだけ。

皆さんの会社では今でもFAXは現役ですか？

ビジネスで根強い日本のFAX文化

減少傾向にあるといってもやはり根強い日本の『FAX文化』、欧米からは異様なものとして見られているようで、骨董品扱いです。

では、何故なくならないのか？

１．一部の高齢経営者によるFAXへの執着

２．印鑑による『捺印文化』

このあたりではないでしょうか。

しかし、どちらも変えられるはずのものですが変えようとしません。

つまり、長年に渡り行われ続けている『慣例』というものに縛られているということです。

欧米においては合理的な考え方を良しとされることが多いと思いますが、やはり日本は『慣例』に従い、『長い物には巻かれろ』という文化の国のように感じます。

紙で行えば『課税文書』となる契約書などのやりとりにおいても電子的に行えば『非課税』になりますので『印紙税の節約』にもなりますが、そこはあえて無駄を優先し続けるのでしょうか。。。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

システム開発業者やウェブ制作業者も、時には著作権トラブルを抱えることがあります。

では、制作物に対する著作権はどのように扱われるのでしょうか？

ITやWEBの制作物における著作権

業務システムなどのソフトウェアや自社のホームページにショッピングサイト、これらの制作物が著作権法上保護されるか？と言うと、基本的には保護されないと思うべきです。

例えば、業務システムにおいて他社（他者）が作ったものに類似しているであったり、ホームページのHTMLやCSSの内容が他社（他者）が作ったものに類似しているということなどは無数にあります。

業務システムで言えば、システム構成やその流れはどこのメーカーでも業務に沿った一般的なものがほとんどで、他に見ない独創的なものではありません。

また、ホームページのHTMLやCSSの記述においても、さまざまなところで見かけることのあるウェブの記述ルールに沿って書かれているもので、これも他に見ない独創的なものとは言えません。

ITやWEBの制作物におけるユーザーとの問題

これらの制作物においてユーザーが勝手に複製などを行い流用した場合、それは契約上、どのような内容で契約を締結していたかの問題になります。

従って、これらの制作物を他で使われないようにするには、制作物に対する複製や流用などを一切認めないことを契約書に盛り込み、それに合意してもらうことが権利を守ることになります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

皆さんも業務上よく目にすることのある印紙は、あらゆるケースで貼付され、業務内容などによってはそれが相当な数に上り、印紙税に対する負担が多い事業者もおられることでしょう。

では、それらを削減する方法はないものでしょうか？

電子契約による印紙税の削減

印紙税は、紙媒体における契約文書に関しては課税文書になりますので印紙を貼付しなければいけませんが、これが電子文書である場合においては課税対象にはなりません。

従って、電子文書によって契約を取り交わすことによって印紙税を削減することが可能になります。

また、紙媒体における契約書の場合、作成された契約書を郵送したりする場合など、他の経費もかかってきますが、インターネットを介して行われる電子契約ではそういったことも発生しません。

さらに紙の保管スペースを気にすることもなく、電子ファイルの保存先のセキュリティが守られていれば紙媒体よりもセキュリティ性を高めることも可能と言えます。

電子証明書とタイムスタンプの必要性

紙媒体における契約書の場合、契約者の署名・押印によって法的効力を持つことになりますが、電子契約においてはそれに代わるものである電子署名とタイムスタンプを付与することによって法的効力を持たせることになります。

従って、認証局により発行された証明書を用いて身分を証明する必要があり、かつ、日時が改ざんされていないことを証明するために第三者機関による日時情報の付与も必要になります。

これらを総合的に考えると、開発業者、不動産業、建設工事業など、契約書を取り交わすことの多い業種に対してお勧めできるものであると言えます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

2005年に改正された電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を一定の要件の下でスキャナを使用して保存することが認められるようになっていたわけですが、要件のハードルが高いことからごく一部の企業でしか採用されませんでした。

しかし2016年、今年の1月1日からはその要件が緩和され、より多くの企業にて文書の電子化が普及していくことが期待されます。

2005年改正時のスキャナ保存

2005年改正時のスキャナ保存においては、以下のような要件が求められていました。

１．契約書・領収書のうち、3万円以上のものは紙による保存が必要

２．スキャンしたデータにタイムスタンプを付する必要

３．一定の解像度によるカラースキャンが必要

４．その他、原稿台と一体となったスキャナ使用の必要性など

2016年改正の要件緩和

前述したとおり、2005年当時の改正では要件のハードルが高かったため、2016年からは以下のように緩和されました。

１．契約書・領収書等の国税関係帳簿書類について金額要件が撤廃され、すべてがスキャナ保存対象

２．国税関係帳簿書類に係る『電子的記録等による保存制度の承認』が不要

３．スキャンしたデータへの電子署名が不要（タイムスタンプは必要）

４．見積書などの一般書類は大きさ情報の保存が不要になり、グレースケールでの読み取りも認める

ただし、スキャナ保存の要件が緩和される一方で、国税の納税義務の適正な履行を確保する観点から、『適正事務処理要件』を満たす必要があるとされています。

追加された適正事務処理要件

『適正事務処理要件』とは、企業における内部統制を担保するための『相互牽制』、『定期的なチェック』、『再発防止策』、この3つ事項が社内規定等において整備され、かつ社内規定に基づいて適切に実施されていることが条件となります。

以上のようにはなりましたが、スキャナは原稿台と一体であるものに限定されていることや、適用開始前3ヶ月までに申請をしなければいけないことなどに変更はありませんのでご注意を。

しかし、その後A社はユーザーであるB社より作業を中止してほしい旨の連絡を受けたのです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

ユーザーと契約書を正式に交わす前に作業に着手してしまうというのはよくある話しではあるのですが、それがとんでもない結末を招くことがあります。

契約書レスで行った作業

契約の締結が遅れても納期は厳守させられるというのはざらにある話しです。

今回の例もそうです。

納期を守るためには1日も早く作業に着手しなければ間に合わない。

となると、契約書は後でもらえるから先に作業に着手するしかない。

となってしまうわけです。

しかし、これにはリスクが伴います。

契約の成立要件としては必ずしも書面の取り交わしが必要なわけではありませんが、金額が大きい個別案件に関しては書面によって契約が成立すると考えるのが一般的です。

この場合、既に作業した分の代金は請求できないのでしょうか？

契約書レス時の救済

過去の判例などを見ると、今回のような事例において損害賠償請求が認められた判例もあります。

しかし、これはあくまでも相手方に過失があった場合であって、それが認められるケースはそれほど多くないと思われます。

従って、契約書レスで作業に着手するというのはリスクが伴うと考えた方が良いでしょう。

契約書レスでできること

もし、どうしても契約書レスで納期を厳守するために作業に着手しなければいけない理由があったとするならば、何でもいいので仮の書面をもらっておくことです。

その内容として、作業着手後の費用が精算される旨の記載をしておくことで少しはリスクヘッジになる可能性があります。

皆さん、十分気をつけましょう！