あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。

こんな経験はないでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

突然何の話ですか？と思われるような感じを受けた方もおられるかもしれませんが、これも職場にとっては大事な話しですので安心してください。

今日は、職場においてリラックスした状態で仕事をし、それによる生産性が向上するという環境的なお話しです。

職場で音楽を流して生産性向上を図る

人間、イライラした状態であったり、イライラするような環境下で仕事をしていては非常に業務効率が悪いはずです。

現に、IT関連の企業などでは職場の雰囲気が『えっ？！』と思わされるような感じになっている企業もあります。

ただし、そこまでの職場に改装するには少々コストがかかります。

そこで、職場に音楽を流すことによって業務効率を上げ、生産性向上につなげるという取り組みをしてみてはいかがでしょうか。

BGMに集中しないジャンルの音楽を

職場で音楽を流すと言っても、流行りのポップスであったり、大半の人が聴き入ってしまいそうなジャンルの音楽はNGです。

業務よりもそちらに頭（脳）が向いてしまいます。

お勧めなのはジャズあたりでしょうか。

クラシックだと眠くなってしまうという方もおられるでしょうし、ジャズあたりであれば割と聴き流せる感じを受けます。

要は、聴き入ってしまっては逆効果になってしまうため、聴き入らず、不快感を感じず、多少リラックスできそうなジャンルであれば何でも良いと思います。

音量（ボリューム）に関しても、何となく流れている感じの、邪魔にならない程度にするのが良いです。

これ、社内で一定期間テストをしてみて、その後に社内向けアンケートを取ってみると傾向がわかります。

今はストレス社会と言われる時代です。

少しでもリラックスできる環境を作り、結果的に生産性が上がるのであれば一石二鳥です。

こういった方法での業務改善もありますから、是非チャレンジしてみてください。

しかし、これは他の業態のものなどと比較した場合には実際のところどうなのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

以前、見積書の人件費は高いか安いかという記事でも書かせていただいた通り、IT系にかかるコストは高く捉えられがちです。

では、これは何故そうなってしまうのでしょうか？

人による勝手な判断基準

例えば、家を建てる時に人はどれくらいの計算をしているでしょうか？

建材・建築資材の価格相場がどれくらいのものなのかまですべてを調査した上で高いか安いかを判断しているのでしょうか？

まずそのような人はいません。

A工務店・B工務店・C工務店からそれぞれ見積を取って内容を比較し、自分が想定している基準と照らし合わせて高いか安いかを判断していることでしょう。

では、この時の自分が想定している基準とは何でしょうか？

折り込みチラシ、インターネット、知人・友人からの情報など、ごく普通にある情報を基に自分で基準を設定していることが多いだけで、そこには明確な根拠は存在しないはずです。

価値基準が全く違う

家に限らず、人は物を購入する時にある一定の価値を感じて買い物をしているはずです。

しかし、ITに対してはあまり価値を感じていないというのが正直なところではないでしょうか。

システムを導入すれば便利になり、業務効率もあがる。

しかし、あくまでも道具であってそれがなくても成立する。

極論、何のシステムも導入せず、ホームページももたず、完全にアナログな状態であっても商売は行えるのです。

つまり、IT系のものは直接的なものではなく間接的なものであるから価値基準が下がるのです。

しかし、考えてみて下さい。

自社の顧問税理士などには毎月相応のコストを支払っています。

もっと言えば、弁護士に何らかの相談をするのに費用が高いと文句を言う人はあまり目にしません。

これは何故でしょうか？

自分ではできないことを依頼しているからです。

そう考えればITも同じはずですので、物とは違うところで考えてみると良いかもしれません。

こういったITツールは農業分野にどのような効果をもたらしてくれるのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

3年ほど前、同農業生産法人は『豊作計画』という作業管理システムを導入しました。

この結果、育苗などのコストが30%も削減することができたそうです。

管理面の大きな課題

この農業生産法人は、地権者800人から2,000ヶ所を超える水田耕作を委託されており、大量の作業依頼書と日報の管理が大きな課題とされていました。

その課題を解決するため、システム開発を担当したトヨタ自動車の社員も現場に入り、一緒になって課題の解決に取り組んだとのこと。

スマートデバイスも活用

1日の作業計画はスマートフォンを通じて指示され、従業員はスマートフォンの画面にある水田マップに従って作業をする。

作業終了時には、画面に入力することで日報が自動作成され、その作業記録が共有できる仕組みになっているとのこと。

アナログ要素の『見える化』

デジタルに頼るだけではなく、アナログなホワイトボードも使いながら、週単位、年間スケジュールといった、誰がいつ何をするかがわかるような作業の『見える化』も実施され、大幅に業務効率の改善を図ることができたようです。

IT導入が生んだもの

これらが生み出したものとして、農業粗収益として3億2千万円。従業員1人あたりにして平均500万円以上もの給与を支払うことができる収益を実現。

また、日本農業賞の個別経営の部にて大賞も受賞されました。

ITという道具を上手く活用する

何でもかんでもデジタル化すれば良いというわけではないですが、ITという道具を上手く活用することによって業務効率は改善されます。

業務効率が改善されれば、コスト削減や収益性の改善につながることで、結果的には従業員を含めた会社全体に嬉しい結果が生まれます。

これらを参考に、是非ITの効果的な活用を検討してみてください。

不明な方は、私どものような業務を理解したITコンサルタントなどに相談してみると良いでしょう。

しかし、そのままでは良いものを取り入れ、上手く活用していくことはできません。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

皆さんの職場においても、経営層とスタッフの間においてギャップが生じてしまうことはよくあるのではないでしょうか？

では、何故そうなってしまうのでしょうか？

ギャップが生じる原因

経営層はどのようにしたら今以上に業務効率が上がり、同じ作業を短時間で行えるようにできるのか？などを考えたりしますが、現場のスタッフはお客様対応を優先的に考えています。

つまり、経営層とスタッフでは見ているところが異なるわけです。

そこがギャップが生じているところになります。

しかし、常日頃からお客様に接しているスタッフと、そうではない経営層とではギャップが生じて当然とも言えます。

では、このギャップを解消することはできないのでしょうか？

互いに前向きな案を出し合う

このようなギャップを解消するには、やはり互いに前向きな案を出し合うことが一番良いです。

どのようにしたら新たなものを上手く活用できるのか？

それぞれの視点で前向きな意見を出し合い、それをまとめてベストな方向へ前進していくのが良いのです。

昔ながらのトップダウンでやらせてしまえば良いという考え方で進めてしまうと、結果的には不満を抱えたまま業務を行うことになりますので、せっかく導入したシステムなどが上手く活用されないことも想定できます。