皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今年も『年末調整』の時期になったこともあり、今日は年末調整関連の話題をお伝えします。

年末調整関係書類も電子保存を

中小・零細企業、とりわけ小規模事業者においては意外と知られていないかもしれませんが、年末が近づくと従業員に紙を配布して記載と提出をさせている『給与所得者の扶養控除等申告書』などの年末調整関係書類に関しても電子保存が可能です。

昨年の『平成30年分の年末調整注意事項』でもご紹介した通り、今は国税庁のホームページで入力用ファイルを提供してくれていますから、小規模であればそれを配布して入力してもらったものを提出してもらって保存するというのもありかと思います。

ただしルールがあります。

１．所轄の税務署へ『源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請』を事前に行っておくこと

２．従業員の電子署名（マイナンバーカード）か、事業者が付与したIDとパスワードを使用して提出させること

この2つが必要になります。

１に関しては『みなし承認』となりますから、承認申請書を提出した月の翌月末日までに承認がなければ承認があったものとみなされます。

２に関しては本人であることを特定するためのルールですから、電子署名が難しければ事業者が独自のルールでIDとパスワードを付与すれば問題ありません。

そして、従業員から提出してもらったものをチェックし、後は電磁的に保管されていればOKです。

また、昨今はスマートフォンで簡単に提出できるクラウドサービスも多数出ていますから、それを利用されるのも良いかと思います。