皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

なかなか先が見えない状態にある『新型コロナウイルス感染症』ですが、今の段階では人が集まるところには行かないことが自身のためのみならず、全体のためでもあることは言うまでもありません。

それらを考慮し、『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している企業が増えてはいますが、この部署だけは結構ハードルが高いとも言えます。

紙の書類はテレワークを不可能にする

今、中小・零細企業、小規模事業者においても『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している事業者はありますが、その中でもそれを実施するのが困難な部署もあります。

経理部門です。

理由は簡単で、未だに『請求書』などの『紙の書類』を扱うことが多いからです。

しかし、これは解決できない問題でしょうか？

逆に言えば、今がそれらを変える良いチャンスかもしれません。

『請求書』はあればいいわけですから、取引先からPDFなどにして電子的に送信してもらえば済む話です。

もし慣習的な問題を止められないというのであれば今の時期だけでも一時的に変更してしまうことは可能なはずです。

これは従業員の経費精算などにおいても同じです。

『ワークフローがないからできない』などというのは単なる言い訳に過ぎず、それに代わるもので当面対処すれば良いだけの話ではないでしょうか。

通常は各従業員が紙に記入して押印し、上長に承認してもらった後に経理に回されるという流れであるならば、その紙はおそらくExcelなどのフォーマットは存在するはずです。

それを各従業員が電子媒体で所持し、入力したものを上長に電子的に送信する。

そして上長が承認したら経理担当者に電子的に送信する。

このようなことを行い、出勤しなければどうにもならない日数を減らすことは可能です。

つまり、出勤日数が減少した分リスクは軽減できるわけです。

『実施できない理由を探す』より『実施できる方法を探す』ことを考えてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

ここ最近、『RPA』という言葉をよく耳にするようになってきてはいませんか？

では、その『RPA』とはいったいどのようなものなのでしょうか？

間接業務を自動化するRPA

RPAとは『Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）』の略で、広義的には『定義されたルールに従って処理をする』といった感じになります。

例えば、販売管理業務における請求書発行や経理業務における仕訳データの作成などを自動化することができます。

通常、請求書を発行するには『人』が販売管理システム上の請求書作成機能を使い印刷指示などを行いますが、この『人』が行っている一連の流れを代わりに行ってくれるものとなります。

これは経理業務における仕訳データ作成も同じことです。

つまり、パターン化可能なルーチンワークであれば自動化できてしまうということになります。

このようなルーチンワークを自動化することにより、日々残業に追われていたスタッフはその為の残業をしなくて良くなり、企業側として見れば生産性が向上することによって人件費を抑えることができます。

また、定義されたパターンをひたすら行ってくれるものになりますので、人為的なミスも軽減できることになります。

ただし、これも全く『人』がノータッチで良いわけではありません。

自動化したいものを『人』が『定義』してあげる必要はあります。

余談ではありますが、『人』に代わって『RPA』にて行えるものに関しては将来『人』が『職』を失う可能性もあると言えます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

1人で起業したり、従業員を含めても片手以内の零細企業・小規模事業者であればコストを掛けずに使用できる業務系システムがあります。

今日はそれをご紹介します。

無料のクラウド型業務システムとは

コストを掛けずに使用できる業務系システムがありますと申し上げたのは、フリーウェイジャパンという東京の会社がサービスを行っている『フリーウェイシリーズ』というもののことで、販売管理、経理、給与計算、税務など、すべて一定の条件下においては無料で使用できます。

ただし、操作サポートなどがないため、サポートが必要な方にとっては少々厳しい可能性もあります。

では、これらのシステムはどの程度無料で使用できるのでしょうか？

無料で使用できる範囲

無料で使用できる範囲としては以下のような感じになります。

＜フリーウェイ販売管理＞

機能的には売上、請求、入金のシンプルなもので、年間の伝票数が1,000までであれば無料で使用できます。

また、次に紹介する無料の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ経理Lite＞

出納長と仕訳形式でのデータ入力ができ、合計残高試算表、仕訳日記帳、総勘定元帳などから決算書（勘定式のみ）まで、一通りの経理業務が無料で使用できます。

また、前述の販売管理システム、次に紹介する給与計算システムと連動が可能です。

＜フリーウェイ給与計算＞

従業員数5人までであれば無料で使用できます。

機能的には一般的な給与計算ソフトの機能と同じような機能があり、賞与計算、所得税改正や社会保険改定、年末調整まで行え、有料の『フリーウェイマイナンバー』と連動させれば、マイナンバー対応帳票への個人番号などの印字も可能になります。

※　フリーウェイマイナンバーは、管理するマイナンバー数10個ごとで月額800円掛かります。

また、前述の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ税務＞

これは少々難しいかもしれませんが、法人税の申告書作成が無料で行えるものです。

法人税、復興特別法人税、地方税、勘定科目内訳明細書、事業概況説明書、消費税など、別表は限られたものではありますが、必要最低限のものであれば無料で作成可能です。

ただし、電子申告のみの対応ですので、印刷しての申告書対応はしていません。

＜その他＞

その他、『フリーウェイタイムレコーダー』、『フリーウェイ顧客管理』が一定の条件下で無料で使用できます。

※　フリーウェイタイムレコーダーは、別途ICカードリーダー代などが掛かります。

永久に無料の業務システムで良いとは思いませんが、創業1年目・2年目あたりはこういったもので様子見してみるのも良いでしょう。

これを少しでも業務改善する方法はないものだろうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

毎月、固定電話や携帯電話の通信費をはじめ、電気、ガス、水道などの水道光熱費も請求と支払いがすべてバラバラに処理しなければいけないことが多い。

それも経理の仕事であると言ってしまえばそれまでですが、それが少しでも効率化されるように業務改善されたとすれば経理はもっと他のこともできるようになると考えたらいかがでしょうか？

そう考えた時、これらの支払いを1つにまとめてしまえば非常に効率的になります。

経費支払いをクレジットカードにまとめる

今や通信料金の支払いや公共料金の支払いの多くは、当り前のようにクレジットカード払いが可能です（対応していない地域の公共料金もまだ存在します）。

それであれば、これらをクレジットカード払いとして1つにまとめてしまえば請求は1回、支払い処理も1回で済むということになります。

（当然帳簿上はそれぞれの明細を入力する行為は残ります。）

クレジットカードと口座振替

ここで疑問に思った方がおられるのではないでしょうか？

電気代に関しては一部の地域を除き、毎月の支払いを口座振替にしていると50円（税抜）の割引サービスが受けられるため、クレジットカード支払いにしてしまうと割引サービスが得られなくなってしまうのでは？と。

（ガス代、水道代に関しても口座振替の割引サービスを行っているところはありますが、ごく一部だけです。）

それは確かにその通りですが、クレジットカード払いにした場合はポイント還元というものがありますので、その還元されたポイントを使って消耗品などを購入することも可能ですし、大半の事業所であればクレジットカード払いの方が結果的にはお得になるはずです。

いかがでしょうか？

クレジットカード払いにまとめてしまうことでのメリットは結構あると思いますので、一度検討してみても良いのではないでしょうか。

できればこの現金（小口現金）、なくしてしまいたいと思ったりしませんか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

経理業務の中でも現金の取り扱いはミスも多く、手間のかかる業務ですが、その中でも従業員が立て替えている立替経費、現金や小口現金で精算するのが当り前だと思っていませんか？

その当り前を当り前ではなくしてみてください。

立替経費の精算をキャッシュレス化する

コンシューマー向けの路面店などを営んでいる場合は仕方がありませんが、そうでない事業者にとって現金が必要なのは大半が従業員の立替経費の精算です。

これを行うために銀行へ出向いて現金の引き出しを行い、現金を抱えて事務所に戻る。

そして、領収書の金額を金庫から出金して従業員に支払う。

1日の終わりには現金を数え、金種表を記入する。

また、釣り銭の用意もしておかなければいけなかったりします。

これでは非常に効率が悪いですし、ミスも起きやすいわけです。

では、この立替経費の精算を給与と一緒に振込した場合はどうなるでしょうか？

立替経費の精算用に現金を用意しなくても良くなりますし、それだけのために銀行を往復する必要もなくなります。

給与側には計算・集計表・明細書に対して非課税支給項目を1つ追加するだけで済みます。

キャッシュレスのその他のメリット

現金が必要な理由が前述の立替経費の精算のためだけだったと仮定するならば、現金を用意する必要性がなくなるわけですから現金の入出金記録も必要なくなります。

ということは、現金出納帳をなくしてしまうことも可能なわけです。

また、現金がなくなる分ミスも軽減されますし、1日の終わりに金種表を作成する必要性もなくなります。

このキャッシュレスにしてしまうという業務改善を行うことにより、場合によっては年間で1ヶ月分ほどの経理担当者の人件費が削減可能にもなります。

従業員から1ヶ月に1度では厳しいという意見が出る可能性はあるかもしれませんが、一部の経費はビジネスカードなどを併用することによってある程度解消できるはずです。

経理業務改善のために是非一度試してみて下さい。

では、悩んだ時には何で判断すると良いのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

経理業務などに関して、個人的には自社内完結型であるのが望ましいとは思います。

しかし、ケースによってはそれが足かせになってしまう場合もありますので、それぞれの状況にあわせて考える必要性があります。

アウトソーシングのメリット

経理業務などをアウトソーシングするメリットとしては以下のようなことがあります。

１．外部委託する分人件費の削減ができる

２．専門家などに任せることにより専門性の高い業務に悩むことがなくなる

３．業務負担が軽減することにより業務を効率化できる

４．その他etc…

アウトソーシングのデメリット

逆に、経理業務などをアウトソーシングするデメリットとしては以下のようなことがあります。

１．社内に業務知識などが蓄積していかない

２．数字の把握などは相手に依存することになる

３．委託先とのやりとりが発生する

４．その他etc…

自社内完結型がおススメな理由

前述のとおり私は自社内で完結するのが望ましいと思っています。

例えば、請求書の作成を行う場合、それはさすがに社内で作成して顧客に渡すはずですし、仕入先や外注先への支払い、従業員への給与の支払いも社内の人が行います。

また、現金や預金のチェックは当然自社内で行います。

そうすると、その他の経理処理はよほどの規模でなければアウトソーシングするほどのものではないはずです。

結局のところ、総務・経理系の人材をまったくゼロにしてしまうわけにはいかないケースが多いのです。

そして、これらの作業はすべて経理業務までつながっていますので、総合的に考えるとそれらをすべてこなしてくれる人材を確保しておくことがベターな選択だと言えます。

これにより、年間約300万円近くかかっていた費用が、60%以上のコスト削減効果により約100万円強までコスト削減されました。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

中小企業が生き残るための課題として生産性の向上は常に課題とされるところですが、実際には、約70%が紙やExcelに頼ったままであるという調査結果があります。

それは、どこの事業者でも発生する交通費を含めた経費の申請・精算です。

そこで、そんな煩わしい経費申請・精算を効率よくコスト削減に結びつけてくれる方法をご紹介します。

人件費のかかるペーパー処理

先日の記事、電子帳簿保存を一部取り入れるなどにも関連する話しですが、『e-文書法』や『電子帳簿保存法』などの改正によって領収書のスキャン保存が金額を問わず可能となりました。

これらの法改正からもわかる通り、手間がかかって場所もとる従来の紙での処理に対して国も後押ししています。

それならばこの法改正に乗り、業務効率化とコスト削減を行うべきです。

単純に試算しても、従業員10名程度の零細企業であっても年間約20万円程のコスト削減を実現できることになります。

今すぐペーパレス化せよ

冒頭にお書きした100名程の企業が実際に行ったこと、それは経費精算のペーパレス化、つまり経費精算システムの導入です。

この経費精算システムの導入（ペーパレス化）を行うことにより、申請者・承認者・経理担当者のそれぞれにメリットを出すことができます。

例えば、申請者はスマートフォンアプリで写真を撮るだけで自動的に支払先や金額が入力されて経費申請ができたり、交通系ICカードをかざすだけで交通費の申請データを作成できてしまうのです。

これが承認者の承認を経て経理担当者にまわった時には、申請データから仕訳が作成され、それを会計ソフトに連携させ、承認データからFBデータを作成するところまで可能になります。

今後ますますペーパレス化・電子化は進んでいきますし、何より本来の業務に注力できることで生産性向上にもつながります。

一度検討してみると良いでしょう。

ご不明な方はお問い合わせください。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

経費精算を日々行わなければいけないとするならば、それは非常に面倒で非効率な作業です。しかし、経理が独断で他の方法に移行しようとすると悪い印象だけが残ってしまいます。

責任は上長やトップにある

経費精算を効率的な方法に移行しようとすると営業マンなどから批判が殺到するおそれがあるわけですが、それは経理が悪いわけではありません。上長やトップに責任があります。会社として経費精算のルールを『効率優先』ということにすれば何も問題のない話しです。

また、現金や小口現金の過不足などのミスを軽減するにもその方が得策であること、それは果ては会社としてのデメリットを軽減することでもあることを理解できる従業員ならば何も反対はしないでしょう。反対するとするならば、その従業員は自分のことしか考えていないことになります。

立替制と仮払

従業員とは言え、わずかな金額を立て替えるくらいの給料はもらっているはずです。また、出張などにて少々多めの現金が必要な場合、仮払をしてもらい、出張から戻った際に精算してもらうことにすれば良いです。

そして、ある一定以上の中間管理職あたりにはコーポレートカード（クレジットカード）を持たせてあげると経理業務が非常に効率よくなり、現金や小口現金のミスも軽減されます。

経費精算は週末1回にする

経費精算を個人の好きなタイミングで行わせているのであればそれは非常に非効率です。週末に1回だけなど、社内のルールを設けることでそれに対する業務効率は上がり、ミスも軽減されます。

従業員の負担にならないのであれば、月に1回の精算でも問題ないでしょう。

まとめ

このように、一定のルールに基づいて経費精算を行う仕組みにしてしまえば、特別経理が悪者になる必要もありませんし、業務の効率化も図ることができます。

現金過不足などのミスが多い事業者や、業務効率に疑問をお感じの事業者の方、是非取り組まれることをお勧めします。

しかし、今ではレシートの方が良い場合もあったりします。

それは何故でしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

昔は経理に『レシートではダメ！領収書をもらってください！』と言われたり、

税理士・会計士に同じようなことを言われる時代もありました。

それはお会計の際に発行されるレシートでは見抜けないものがあったからです。

しかし、今やレジも非常に良いものになり、ある意味領収書よりも良いケースが

あったりします。

レシートに記載される内容が、以前より細かいものになっていたりするのです。

例えば飲食店などでは、来店者の人数もプリントしてくれる店舗も普通にあります。

となると、その人数を見て経費なのか否かを判断することもできるわけです。

（プライベートの飲食であるかを見抜くことも可能ということです。）

では、従来からある手書きの領収書はどうでしょうか？

日付・金額・但し書きがあるだけで、来店者の人数までは記載がありません。

ということは、従業員がプライベートのものを会社経費としてもわからないことが

あるということです。

これは企業にとっては大きな問題です。

であるならば、来店者人数までプリントされたレシートの方が問題が起きないもの

であるということになります。

そして、税務上、レシートでは証拠証憑として認められないルールはありません。

今一度、社内におけるルールを見直してみるのも良いでしょう。

業務コンサルタントの高橋です。

よく、クレジットカードで消耗品の購入をしたり、車のガソリンを給油したりする

ケースがあるかと思いますが、そんな時、個人のクレジットカードで決済している

ケースがよくあります。

これ、エビデンス（証拠証憑）がきっちりしていれば問題はないですが、決して

良いものでもありません。

やはり、個人のものと事業用のものとはちゃんと分けてわかりやすくしておくべきです。

ビジネス用のクレジットカードもピンからキリまでありますが、年会費が１，３５０円

くらいの一番ベーシックなものでもカード利用枠は３０万くらいはありますので、

それで十分かと思います。

ビジネスカードを使えば明確に個人のものとは区分けされますし、現金決済時のような

領収書もなくなりますので、面倒な精算業務もなくなり、業務がシンプルになります。

そして、支払も銀行口座から引落されるだけになりますので手間がいりません。

他にも、現金を持ち合わせていなかったり、急な出張時の交通費や宿泊費もカードを

持っていれば対応できますので安心です。

まだビジネスカードをお持ちでない方、是非一度検討してみてください。