皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

なかなか先が見えない状態にある『新型コロナウイルス感染症』ですが、今の段階では人が集まるところには行かないことが自身のためのみならず、全体のためでもあることは言うまでもありません。

それらを考慮し、『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している企業が増えてはいますが、この部署だけは結構ハードルが高いとも言えます。

紙の書類はテレワークを不可能にする

今、中小・零細企業、小規模事業者においても『テレワーク（在宅勤務など）』を実施している事業者はありますが、その中でもそれを実施するのが困難な部署もあります。

経理部門です。

理由は簡単で、未だに『請求書』などの『紙の書類』を扱うことが多いからです。

しかし、これは解決できない問題でしょうか？

逆に言えば、今がそれらを変える良いチャンスかもしれません。

『請求書』はあればいいわけですから、取引先からPDFなどにして電子的に送信してもらえば済む話です。

もし慣習的な問題を止められないというのであれば今の時期だけでも一時的に変更してしまうことは可能なはずです。

これは従業員の経費精算などにおいても同じです。

『ワークフローがないからできない』などというのは単なる言い訳に過ぎず、それに代わるもので当面対処すれば良いだけの話ではないでしょうか。

通常は各従業員が紙に記入して押印し、上長に承認してもらった後に経理に回されるという流れであるならば、その紙はおそらくExcelなどのフォーマットは存在するはずです。

それを各従業員が電子媒体で所持し、入力したものを上長に電子的に送信する。

そして上長が承認したら経理担当者に電子的に送信する。

このようなことを行い、出勤しなければどうにもならない日数を減らすことは可能です。

つまり、出勤日数が減少した分リスクは軽減できるわけです。

『実施できない理由を探す』より『実施できる方法を探す』ことを考えてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いた話しはよくある話しで、ビジネス用のカードなどにおいて処理されたものであれば間違うことはないですが、個人で立替を行った場合において問題が発生することになります。

ポイントで購入したものは経費ではありません

クレジットカードなどにおいても、ビジネス用のものと個人用のものをそれぞれ所持している方は良いのですが、すべてを個人用のカードで処理をされていたり、従業員が個人用のカードで立替した時などの場合には問題が生じる場合があります。

例えば、1,000円分の事務用品をビジネスカードで購入した際、ビジネスカードから交換されていたポイントを購入代金の一部として充当した場合、これは商品購入時の値引きに相当します。

従って、500円分のポイントを使い、残りの500円分をカード決済した場合に経費として処理できるのは500円分だけということになります。

これは個人で立替をした場合でも同じで、ポイントを一部に使用したということであれば、それは値引きを受けたということになります。

その場合、経費精算できる金額は商品の代金とイコールにはならず、実際にカード決済、もしくは現金で支払った金額だけが経費の対象ということになります。

この問題、そもそも論を言えば、個人が立替を行う際に個人で貯めたポイントを使用するということ自体が間違いです。

もし立替を行うにしても、全額をカード決済、もしくは現金で支払いをしてもらい、それを経費精算するという方法が正しい処理の仕方ということになります。

ちなみに、経費立替に際して個人のクレジットカードなどで決済をし、それによって還元されたポイントは厳密に言えば会社のものということになります。

しかし、会社に渡すことは現実的に不可能ですから、次回の経費立替の際に使用するという取り決めをしておくか、経費立替は現金のみということにしておかないと、極論はポイント分を会社からもらったということで所得扱いされる可能性を秘めたものになりますので注意が必要です。

ご参考までに。

これにより、年間約300万円近くかかっていた費用が、60%以上のコスト削減効果により約100万円強までコスト削減されました。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

中小企業が生き残るための課題として生産性の向上は常に課題とされるところですが、実際には、約70%が紙やExcelに頼ったままであるという調査結果があります。

それは、どこの事業者でも発生する交通費を含めた経費の申請・精算です。

そこで、そんな煩わしい経費申請・精算を効率よくコスト削減に結びつけてくれる方法をご紹介します。

人件費のかかるペーパー処理

先日の記事、電子帳簿保存を一部取り入れるなどにも関連する話しですが、『e-文書法』や『電子帳簿保存法』などの改正によって領収書のスキャン保存が金額を問わず可能となりました。

これらの法改正からもわかる通り、手間がかかって場所もとる従来の紙での処理に対して国も後押ししています。

それならばこの法改正に乗り、業務効率化とコスト削減を行うべきです。

単純に試算しても、従業員10名程度の零細企業であっても年間約20万円程のコスト削減を実現できることになります。

今すぐペーパレス化せよ

冒頭にお書きした100名程の企業が実際に行ったこと、それは経費精算のペーパレス化、つまり経費精算システムの導入です。

この経費精算システムの導入（ペーパレス化）を行うことにより、申請者・承認者・経理担当者のそれぞれにメリットを出すことができます。

例えば、申請者はスマートフォンアプリで写真を撮るだけで自動的に支払先や金額が入力されて経費申請ができたり、交通系ICカードをかざすだけで交通費の申請データを作成できてしまうのです。

これが承認者の承認を経て経理担当者にまわった時には、申請データから仕訳が作成され、それを会計ソフトに連携させ、承認データからFBデータを作成するところまで可能になります。

今後ますますペーパレス化・電子化は進んでいきますし、何より本来の業務に注力できることで生産性向上にもつながります。

一度検討してみると良いでしょう。

ご不明な方はお問い合わせください。

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

経費精算を日々行わなければいけないとするならば、それは非常に面倒で非効率な作業です。しかし、経理が独断で他の方法に移行しようとすると悪い印象だけが残ってしまいます。

責任は上長やトップにある

経費精算を効率的な方法に移行しようとすると営業マンなどから批判が殺到するおそれがあるわけですが、それは経理が悪いわけではありません。上長やトップに責任があります。会社として経費精算のルールを『効率優先』ということにすれば何も問題のない話しです。

また、現金や小口現金の過不足などのミスを軽減するにもその方が得策であること、それは果ては会社としてのデメリットを軽減することでもあることを理解できる従業員ならば何も反対はしないでしょう。反対するとするならば、その従業員は自分のことしか考えていないことになります。

立替制と仮払

従業員とは言え、わずかな金額を立て替えるくらいの給料はもらっているはずです。また、出張などにて少々多めの現金が必要な場合、仮払をしてもらい、出張から戻った際に精算してもらうことにすれば良いです。

そして、ある一定以上の中間管理職あたりにはコーポレートカード（クレジットカード）を持たせてあげると経理業務が非常に効率よくなり、現金や小口現金のミスも軽減されます。

経費精算は週末1回にする

経費精算を個人の好きなタイミングで行わせているのであればそれは非常に非効率です。週末に1回だけなど、社内のルールを設けることでそれに対する業務効率は上がり、ミスも軽減されます。

従業員の負担にならないのであれば、月に1回の精算でも問題ないでしょう。

まとめ

このように、一定のルールに基づいて経費精算を行う仕組みにしてしまえば、特別経理が悪者になる必要もありませんし、業務の効率化も図ることができます。

現金過不足などのミスが多い事業者や、業務効率に疑問をお感じの事業者の方、是非取り組まれることをお勧めします。