皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、一昨日は『Wi-Fi』経由で『カラー印刷』を行った場合の遅延時間に関して触れましたが、今日はその続報になります。

複合機における出力時間の差の続報

まず、今回の事例にて少々腑に落ちないこともあり、各メーカーに問い合わせを行ってみました。

その結果、以下のような回答が返ってきております。

複合機メーカーX社：プリントサーバーまで正常に印刷指示が届いていること、有線LANの場合においては遅延時間がほぼないことを考えると、経由している『Wi-Fiルーター』における問題と思える。

Wi-FiルーターメーカーB社：１．Snooping機能を外すことで改善される可能性がある。２．2.4GHz帯の場合であれば『1Ch、6Ch、11Ch』を使ってみてほしい。３．ファームウェアを最新にしてみてほしい。４．１～３まで試してみて改善がなかった場合、やはりプリントサーバー側で制御されているのではないかと思える。

Microsoft社：モノクロとカラーで出る印刷時間の差はプリンターの機種によって異なるため何とも言えない。

このような回答でした。

そして、プリントサーバーに何らかの制御がされているにしてもそこは変更しない前提があるため、今回は『Wi-Fiルーター』のファームウェアのアップデートと設定の調整ということに．．．

その結果、Wi-Fi 5GHzでの印刷時間が50%（約90秒で出力）に短縮されました。

また、電波状況などを勘案し、Wi-Fiを使用する部署の端末すべてをWi-Fi 5GHz帯を優先的に接続する方法にも変更しています。

以上、続報をお伝えしました。

ご参考までに。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今日はプリントアウトに関する話題ですが、少々意外な結果となったためお伝えします。

複合機における意外な出力時間の差

まず、ざっくりではありますが環境は以下のような感じです。

１．A部署のネットワークをAとB部署のネットワークBは異なるネットワークである

２．複合機はXerox社製のもので、Aネットワークのプリントサーバーに蓄積されたものが順次処理される

３．A部署の端末はmacOS X、ネットワーク接続は有線LANである

４．B部署の端末はWindows 10、ネットワーク接続はWi-Fi（無線LAN） 2.4GHz 200-450Mbps程度である

５．テスト印刷はプリントサーバーに印刷ジョブが何もない状態で行っている

この環境下においてB部署の端末からカラーでのテスト印刷を行った際には約5分もの時間を要した。

しかし、B部署からのテスト印刷をモノクロで行った場合には約15秒程度で印刷された。

この結果を受け、一時的にB部署の端末をWi-Fiルーターの有線LANポートに接続してカラー印刷をテストしてみた結果、A部署の端末と同程度の時間（数秒程度）で印刷された。

この段階で言えるのは『Wi-Fi』経由で『カラー印刷』を行った場合に遅延時間が長いことです。

そこで次にB部署の端末をWi-Fi 5GHz 1300Mbps程度のネットワーク接続に変更してカラー印刷をテストしてみた結果、2.4GHz帯に比べて約2分遅延時間が短縮された（約3分で出力）。

さて、これらの結果を受けてどのように感じられましたか？

Windowsのテスト印刷はモノクロであってもカラーであってもわずか数MB程度のサイズしかないため、そんなに差が出るものとは思わないのではないでしょうか。

2019/11/28 PS：上記の印刷時間の差が正しいわけではありません。

複合機やプリンターの機種、有線LAN・Wi-Fi（無線LAN）を含めたネットワーク環境や構成など、どのような環境下での印刷かによって違いは出てきます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先週末にお伝えした日本のFAX事情ですが、根強く残っていることが多いとは言っても一定の変化も起きてはいます。

今日は先週末に続いて『FAX利用』に関してお伝えします。

コスト削減でFAXの使い方に多様性

先週末にお伝えした通り欧米からは『骨董品扱い』されている日本の『FAX文化』ですが、昔から何の変化も起きていないわけではありません。

ある一定の変化は起きており、現在の『FAX利用』に関しては概ね以下のように分けられます。

１．複合機を残し、送受信はコンピュータにて行う（ペーパレス化）

２．インターネットFAXへの移行

３．FAX番号を廃止し、電話とFAXを自動切替にて利用

４．FAXの完全廃止

５．従来通り複合機などにて紙ベースでFAXを利用

このような感じです。

１の場合は大手企業では何年も前から行われている方法で、紙で印刷するという無駄をなくしたペーパレス化のケース。

２の場合は複合機がなくてもインターネット回線があれば送受信ができ、スマートフォンなどでも送受信可能な最近多くなってきているケース。

３の場合はFAX送信がほとんどなく、受信は電話と自動切替で十分ということから固定的にかかるFAX回線のコストを削減したケース。

（後述の４のケースにも相当するが、念のために自動切替で残しているとも言える。）

（意外にもデパートの一部では取り入れられているようです。）

４の場合はFAXの送受信の代わりにメールなどの電子ツールに移行させたケース。

５の場合は従来通りのケースです。

不動産・建築、士業、マスコミ系などはやむを得ないかもしれませんが、そうでないのであれば今後は２、３、４がお勧めです。

それには、取引先などを含めて『固定概念』を払拭する必要があるかもしれません。

しかし、これだけインターネットが普及した昨今において、果たしてそれは有効的な手段なのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

FAX機や複合機、これらを使い続けることでどれくらいのコストがかかっているでしょうか？

FAX機であれば修理代、インク代、紙代などのコストがかかり、複合機であれば多くはリース料、トナー代、紙代、保守料など、結構なコストがかかっているはずです。

では、FAXの送受信は他に変えることはできないのでしょうか？

FAXの送受信を見直すという業務改善

まず、送信からですが、送信しようとしているものはFAXじゃないとダメなのでしょうか？

電子メールなど、他のツールを使うことでも問題ないのであればそれに変更する方が良いです。

逆に、どうしても相手先のFAXへ送らなければいけないとしても、印刷せずに相手のFAXへ送信すべきです。

次に受信ですが、無駄に送られてくる営業FAXなどを未だに無条件で印刷しているところもあります。

これは非常に無駄です。

せめて必要なものだけを印刷し、不要なものは機械側で削除してしまうことくらいは行った方が良いでしょう。

これらのFAXの送受信に関わるものを改めて考えた場合、非常に多くの無駄があるとは思いませんか？

そこで、FAXの送受信に対して今一度考え直してみてください。

１．電子メールやクラウドストレージなどを活用することでFAXの使用を減らすか、FAX機の設置を廃止する

２．FAXの送受信にはツールを使用し、紙での印刷は行わない

３．FAX機の設置を廃止し、インターネットFAXサービスを活用する

３のインターネットFAXサービスは以前から存在しますが、コストはあまりかかりません。

基本料金も数百円/月～固定電話の基本料金程度で、送受信にかかるコストは一定量までは無料であったりするところもあります。

スマートフォンなどにも対応しているところもあり、外出先であってもタイムリーにFAXを確認することもできます。

いかがでしょうか？

これらのように、FAXの送受信を見直すだけでいくつかの改善が図れますので、一度社内で検討されてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

今日は、とある企業における業務改善事例をご紹介します。

資料は紙を使わない

この企業では、会議の際などの資料に紙を使いません。

タブレット端末を使いながら大型の液晶ディスプレイに映し出して会議を行います。

映し出されるのはタブレット端末などから手書きで書かれた文字などです。

つまり、電子化を実践しているということです。

これにより得られた効果は、20%程度のコスト削減が図れたことです。

電子化によるその他の効果

これらのように電子化を行うことにより、他にもコスト削減が図れたものがあります。

１．資料をコピーしたりする複合機の台数も減らすことができた

２．コピー用紙の購入費用が削減された

３．シュレッダーの台数が削減できた

中小・零細企業においても同じ

この事例はそこそこ大きな規模の企業ではありますが、これらに関しては中小・零細企業、小規模事業者も同じことが言えます。

例えば、FAXの送受信に紙を使わないだけでもコスト削減につながります。

１．コピー用紙の購入費用が削減できる

２．インク代、もしくはコピーカウンターの数を削減することができる

などの効果があるわけです。

企業規模の違いはあれでも、業務改善できることは必ずあるはずです。

よく、『もうやれるだけのことはやっているのでこれ以上やれることがない。』と言われる方がおられますが、そんなことはありません。

ちょっとしたことが変化をもたらします。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

とあるお客様で、複合機にネットワークボードを追加して印刷するか、他のプリンタから印刷するかを悩まれていました。

しかし、他方のプリンタの紙代は少々高く、複合機側の紙代と比べると1枚当たり3円高になってしまうことからもったいない意識が働いていました。

クライアントが行ったコスト計算

そのお客様は、紙代が＠3円高になることから一度は複合機にネットワークボードを追加して印刷することで進めていたのですが、ふと我に返り発注前に踏みとどまりました。

『実際に紙代は＠3円高になるものの、ネットワークボートを追加する費用と比較してどれくらいの計算になるのか？』を計算し始めたわけです。

複合機に追加するネットワークボード：40,000円

設置費：1,000円

技術作業員出張費：15,000円

複合機にネットワークボードを追加した際にかかる費用は合計で46,000円かかります。

＠3円高の紙を印刷する枚数：月間100枚程度以内

年間で上がる紙代：約3,600円

紙代でネットワークボード追加までにかかる年数：約12年

結果、複合機にネットワークボードを追加することをやめ、他のプリンタから印刷することを選択されました。

紙代がもったいないと思っていたものの、いざ計算してみるとかなりの年数を経過しないと分岐点がこないことに気づいたのです。

さすがに12年も経過すれば他の機器類などもいくつかリニューアルされていることも考えられます。

この選択は賢明な判断であったかと思います。

計算することの重要性

何でもそうですが、一度はそれぞれどれくらいのコストになるのかを計算してみることは非常に大事なことです。

思い込みだけで判断するのではなく、実際に電卓を叩きながら計算してみると思っていたこととは違う答えがでる場合もあります。

選択肢が複数あるのであれば、それぞれのメリット・デメリットを含め必ずコスト計算をされることが賢明です。

おいては行える限界があります。

では、小規模事業者においても最低限行っておかなければいけないセキュリティ対策とは

何でしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

日々繰り返されるサイバー攻撃などの対策として、小規模事業者でも行える最低限の対策は

どの事業者においても必須です。

そして今の時代、光ファイバーを中心としたインターネット回線が繋がっているのは当り前

の時代、便利な分、それに対する対策は不可欠でもあります。

では、どのような対策を最低限施しておくことが必要なのでしょうか？

存在するであろう想定環境

１．インターネット回線

２．パソコン

３．ネットワーク環境

４．複合機

最低限必要な対策

１．セキュリティソフトを必ず各パソコンに常駐させる

　　パーソナルユースのもので構いませんので、これだけは必ず常駐させてください。

　　条件として、パソコン内のファイルの保護、ネットワークの保護、WEBアクセスと

　　電子メールの保護などの機能が付いたものを選択してください。

　　おススメはESET社のSmart Security（Mac版はCyber Security Pro）です。

　　費用的にはPC/MAC/Mobileの合計5台分が3年間数千円で使えます。

２．無線LANは必ずセキュリティ設定を行う

　　フリーでアクセスできてしまう設定は絶対にNGです。

　　SSID、暗号化方式の使用、MACアドレスによるフィルタリングは必ず行ってください。

　　こちらは設定上の問題ですのでコストはかかりません。

　　また、暗号化方式はWPA2を選択すると良いです。

３．複合機へのアクセスを認証制にする

　　まず、複合機の管理者パスワードを導入時のものから変更してください。

　　次に、複合機へのアクセスを制限します。

　　認証ユーザーのみにアクセスを制限したり、特定のIPアドレスのみに

　　アクセスを制限する設定をしてください。

これは最低限行わなければいけないセキュリティ対策ですが、この中で機器以外のコスト

がかかっているのはセキュリティソフトだけです。

それ以外の設定的なものに関してはマニュアルなどに書かれている内容ですので、

自社内で十分できることですから必ず実施してください。

問題が起きる前の準備は非常に重要です。

その紙をなくしたいと思ったことはありませんか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

メールが一般的に普及している昨今では、FAXの利用はある程度減少した部分も

ありますが、まだまだFAXは普通に送受信されています。

しかし、そのFAXの送受信、パソコンで文章を打ち、プリンタで印刷し、そして

FAXを送信するとか、送られてきたFAXが紙で印刷されるとかは、今でも普通に

行われていることが多いです。

それ、非常に面倒で紙の無駄だと思いませんか？

今の時代、リース契約している大型の複合機であっても、SOHO向けの小型複合機

であっても、パソコンからFAXをペーパレスで送り、受信したFAXもペーパレスで

確認することができます。

受信したFAXをどうしても紙で印刷したい場合は当然印刷すれば出力されます。

いかがでしょうか？

このPC-FAX機能を使うことで結構な無駄を省くことができますので、是非一度

お試しください。

どれくらいムダなのか理解していますか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

どこの事務所でも必ず見かける複合機、それって絶対に必要なのでしょうか？

質問してみると、特別必要ではないというより、代替案がないことからそうしている

ところが結構多いです。

今は電子的に書類を見ることも多いですし、仮にA3サイズの図面などをコピー

しなくてはいけなかったとしても、複合機をリース契約するほどではないことが

多いのです。

その代わりとして、複合機を購入してしまう方が安くつきます。

A3が絶対に必要であったとしても、今時の複合機は結構安く入手できますので、

１年以内、いや、数カ月もあれば元手がひきてしまうはずです。

また、複合機をリース契約している以上、５年なり経過しても自社所有物には

なりません。

コストを圧縮したいと思っている割にはあっさりとリース契約をしてしまう方が

多いのですが、自社にとってそれがどれくらい必須のアイテムであるのか？

他の方法でのランニングコストを含めたコストと比較して、どちらが得策なのか？

自身で確かめてから選択をすべきです。